電話対応ならお任せ!秘書代行のすすめ

2016.11.24秘書代行
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秘書代行というサービスの提供について

電話の応対・取り次ぎ・報告などの業務を代行してもらえる秘書代行サービス。そんな秘書代行はどんな時に便利なのか?どんなメリットがあるのか?そんな素朴な疑問についてお答えいたします!仕事や業務を陰でサポートする秘書代行サービスはあなたの強い味方です!

どんな人に便利?秘書代行サービスのあれこれ

秘書代行サービスを初めて知ったという方のために、まずは秘書代行サービスがどの様な仕事なのかを簡単にご紹介していきます。

秘書代行では、会社内に社員やスタッフが不在の時や、会議やミーティングなどで電話応対が難しい時の電話の対応の代行業務や取り次ぎなどを主に行っています。また、不在中にお客様から伺った要件の内容や伝言などを携帯・パソコンなどに電話やメールで報告するなどの業務も行います。その他にもセールスの電話などの対応の手間を省いてくれます。

秘書代行サービスは、外回りや打ち合わせなどで会社を留守にしがちな営業マンや会議や商談中の電話応対を避けたい方、忙しい時期だけ電話番のスタッフが必要な会社など、様々なニーズに合ったサービスを提供しています。

電話転送機能とはどう違うの?

会社に不在で電話応対ができない場合には秘書代行の他にも「電話転送機能」という手段を使用するケースがあります。

電話転送機能とは、会社に掛かってきた電話をボイスワープなどを使うことによって携帯電話に転送して対応することのできる機能のことです。

この機能を使えば電話代行を使うことなくお客様や取引先からの電話をリアルタイムで取り次ぐことが可能になります。ただし、携帯電話に転送されるとしても長時間の会議の場合などは電話の応対はできないので結局は留守番電話に切り替わってしまったり、先方に何度も掛け直してもらったという場合も少なくありません。

また、この様に留守番電話に切り替わってしまうと少なからず相手に不安感を与えてしまうこともあります。
秘書代行の場合は例え担当者が対応することが不可能でも、代行会社の専門オペレーターが臨機応変に対応を行うので相手不安感もなく的確かつ迅速に電話対応をすることができます。

二人のOL

秘書代行サービスの気になるお値段は?

秘書代行サービスを雇うかどうか検討するにあたってやはり気になってくるのはお値段やコストです。しかし、実は秘書代行は会社で新しく事務員や電話番を雇うよりも低コストで済みます。

会社で新しく人材を雇うとなると求人広告費や通勤するための交通費など、支給するお給料の他にも意外とお金がかかってしまいます。しかし、秘書代行サービスであればその様な余分な費用は一切かかりません。

さらに、電話の代行を行うスタッフは秘書代行会社で研修を受けた専門のオペレーターなので、一から仕事内容を説明したり研修を行ったりする手間と時間もかかりません。この様な点に関しても秘書代行サービスはコストがかからずお得に会社の負担を減らすことができます。

秘書代行サービスを利用するにあたっての注意点って?

最後に秘書代行を利用するにあたっての注意点をご紹介いたします。

全国にはこの様な秘書代行業務を行っている電話代行会社がいくつもありますが、残念ながらその業者の全てが高品質なサービスを提供している良心的な会社という訳ではありません。パンフレットやホームページ、インターネットでのクチコミ情報なども参考にして自分の会社に合ったサービスを提供している秘書代行を見つけましょう。また、料金やサービスに関しては複数の会社に問い合わせや見積もりを請求して比較してみるのも一つの手です。

秘書代行のサービスを上手に利用すれば作業の効率も上がり、コスト削減やお客様へのイメージアップにもつながります。この記事を参考にぜひ秘書代行サービスの導入を検討してみて下さい。

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