秘書代行をお探しの方へ。そのメリットをご紹介

2016.12.11秘書代行
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秘書代行の歴史と、利用され続ける理由

秘書代行とは企業が繁忙期等で電話対応できない折に、社員に代わって電話対応をするサービスです。昭和40年代、西暦で言うところの1960年代から始まった、古くから続く代行サービスです。このサービスは根強く利用されておりますが、どの様な利点があるのでしょうか?これからメリットをご紹介いたします。

秘書代行は変動する需要に対応できる!

まず1番に挙げられるメリットとしては「移り変わる需要に対応できる」ということがあるでしょう。現在日本には様々な業種の企業が存在していますが、繁忙期もあれば閑古鳥が鳴くような閑散期もあります。そこそこの繁忙具合が常態化している企業であれば、取引先やお客様からの電話が常に鳴り止みませんので、電話対応に特化した人員を雇えば良いことでしょう。

しかし繁忙・閑散を繰り返す企業であればそうもいきません。考えもなしにその様な人員を配置しようものならば、閑散期に手持ち無沙汰になり、無駄な人件費が嵩んでしまいます。その様な場合に役立つのが秘書代行というわけです。

繁忙期にのみ依頼して電話対応を一任することができます。費用の相場としては1ヵ月でおよそ1万円前後。繁忙期にたったそれだけの費用で電話対応を賄うことができるのですから、とてもリーズナブルです。電話対応のみの人員を配置した時に比べれば破格の安さでしょう。

人員の配置には月々の給料(数十万円)に加えて、教育のための費用もかかります。一身上の都合で退職することもあるので、安定して働いてもらえるかもわかりません。そこまでの費用を投じ、不安定なところを覚悟したうえで配置しても、先述の様に閑散期になれば、無駄と感じてしまうことでしょう。

こうしたことをふまえると、秘書代行を依頼するのは、コスト、安定性において賢い選択と言えるでしょう。

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秘書代行は無駄な時間を削減できる!

例えば小さなオフィスで社員全員で企画会議をしているとします。
そこに電話がかかってきて、その会議を進行するリーダーが出たと仮定して下さい。そうなるとリーダーは会議の進行役ですから、その人がいなくなるとどういう手順で進めて何について話すかなど、指示を出す人がいなくなってしまいます。自ずと会議は中断せざるを得ません。その場にいる全員が電話対応の間何もできなくなるのです。

その場の全員の時間が無駄になってしまうのですが、給料はその時間分も支払われます。たとえ10分、15分の電話だったとしても、全員分の給料ですから、かなりの損失になります。何か別の仕事をこなすにしても、あまり効率的ではないでしょう。

その時でも秘書代行に依頼すれば安価で応対してくれます。毎度の中断が無くなるので作業効率が落ちる心配がありません。時間を資本とするビジネスパーソンにとっては有意義なサービスです。

秘書代行者の熟練のスキル!

秘書代行を担当する会社は、もちろん本業が電話対応です。そのため社員の電話対応のスキルは生半なものではありません。尊敬語・丁寧語・謙譲語の使い分けからコミュニケーションの取り方、とある状況でどう対応するかまでを徹底的に指導されています。

加えて一日中電話応対に従事しているので、その経験も桁違いに蓄積されます。企業が独自に作り上げた電話対応マニュアルや、臨時で雇った人材程度では太刀打ちできません。熟練した電話対応のスキルでもって応対してもらえるので、安心して委託できます。

以上の様に秘書代行は、安くて便利で企業の発展の一助になる、とてもありがたいサービスです。効率的な経営をお考えであれば、電話対応を委託するのもひとつの手ではないでしょうか。これまで電話対応にかかっていた金銭的費用、機会費用と秘書代行を依頼する月々1万円前後の費用を比較勘案すれば、新しい発見があるかもしれません。

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