信頼できる秘書代行業者の選び方

2017.02.09秘書代行
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信頼できる秘書代行業者を見つける方法

秘書代行は電話という大事なお客様との接点を外注するサービスになります。だからこそ、信頼できる業者選びが重要と言われているので、慎重に行う必要があります。今回はこれから秘書代行を導入される方に向けて信頼できる業者選びをご紹介いたします。

信頼できる秘書代行業者との契約

秘書代行の信頼とは何か?

秘書代行を利用する際に重要な信頼とはどんなことなのでしょうか?秘書代行における信頼には大きく分けて2種類があり「機会損失することなく確実に電話に出る」「電話対応がスムーズかつ丁寧である」と言うことだといえます。ご存知の通り、電話というツールは顔が見えないだけで、声を交わすため小さな対応でも信頼を得ることができます。前者の確実に電話に出るという点は絶対に重要なことだと言うことはお分かりいただけると思います。

秘書代行のサービスは外注になるため、品質が悪い秘書代行業者も存在します。料金を徴収するだけで、実際には電話に出ていなかったとしても依頼者は気づきません。また、電話にしっかり出たとしても、丁寧な敬語が使えず業界の知識も知らなかったとしたら、信頼できない会社であると思われ、それ以上取引が続かないこともあります。他にもさまざまな状況が考えられますが、この2点は最低限抑えていることが重要です。

信頼できる秘書代行の選び方

信頼できる秘書代行を選ぶために重視したい点は「実際に電話をしてみて信頼できるか」「実績があるか」という2点です。

最近ではオンラインからの申し込みや問い合わせを行うため、電話をせずに接点を保つ場合も多いと思います。どうしても信頼できる業者を選びたいと思えば、秘書代行の場合は電話にて問い合わせを行うこともひとつの方法です。そこで応対してくれる人のマナーなどをチェックできるためです。

もちろん、問い合わせの電話対応をオペレーターが必ずしも行っているとは言えませんが、会社全体としての雰囲気はわかると思いますし、電話対応が不十分な人間が出れば信頼できそうにもありません。

他にも、実績で選ぶこともひとつの方法です。秘書代行の会社は新しい会社から老舗まで様々な企業があります。そのため、実績の有無に関しても事前に確認するほうが良いでしょう。確認する実績としてはどんな業界が多いか、どんな使い方が多いかなどを中心に確認すると良いでしょう。実績が多ければ、それだけノウハウを蓄積している可能性があるからです。

プライバシーマークなどの有無も重要

秘書代行は当然サービスを利用したお客様の使い心地になって選ぶことも重要ですが、ビジネスとして利用するのであれば個人情報管理についても入念に確認しておく必要があります。

有名なところだとプライバシーマーク「Pマーク」というような個人情報取り扱いに関するマークがありますが、契約前にPマークの取得の有無や問い合わせのあった情報の管理、取り扱いフローに関しても確実にチェックすることも忘れず行いましょう。

今回は信頼のおける秘書代行の選び方についてご紹介いたしました。秘書代行は業務効率が上がる反面、大切なお客様からの信頼に関わる重要なポジションです。しっかりと事前調査を行って失敗のない業者選びをしましょう。

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