折り返し対応だけじゃない!柔軟性の高い電話代行

2021.02.02電話代行
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現在、電話代行の会社は数多く見られます。なかには折り返し対応だけのサービスもありますが、担当者不在の状況ばかりではお客様の信頼を損ねるかもしれません。同じ電話代行なら、サービスの品質は少しでも高いほうが望ましいでしょう。

弊社は、オーダーメイド型のサービスにより柔軟で高品質な電話対応を提供します。以下には業者選びのポイントや弊社のメリットをご紹介しますので、どの電話代行を利用するかお悩みの際には参考にしてみてください。

折り返し対応だけじゃない!柔軟性の高い電話代行

電話代行のサービス内容はさまざま

最近は電話代行の会社が増えています。ただ、料金設定やサービス内容、業務品質は必ずしも一律ではありません。

料金設定

電話代行の利用料金は、会社によってさまざまな違いが見られます。

多くのサービスでよく見られる料金設定は、基本プランや標準コースが設けられているパターンです。利用時間やオプションサービスを追加するかどうかで、利用金額は変わってきます。

なかには、基本となる利用コースを用意せず、独自の料金プランを提供しているところもあります。弊社はこのケースに当たります。予算に合わせた柔軟な料金設定の検討が可能です。

サービス内容

具体的なサービス内容は、会社の規模や利用料金に応じて変わる場合が多く見られます。

電話代行も、他の業種と同じく、大小さまざまな規模の会社が存在しています。大規模な会社の多くはサービスの中身も多種多様ですが、会社が小さいとシンプルなサービスにとどまっている場合が少なくありません。

弊社が提供するサービスは、オーダーメイド型です。クライアントは必要に応じて利用時間や電話の受け方を選べるため、ニーズに見合った電話対応のスタイルをカスタマイズできます。

業務品質

業務品質は会社や職場ごとに多少の差が見られます。どの会社も、常に高いレベルが保証されているとはいえません。

一般的に、電話代行の職場では入社時の新人研修や日頃の人材教育を実施しています。オペレーターは平均レベルの業務スキルを備えているはずです。弊社でも業務品質を重視しており、積極的な人材育成を行っています。

ただ、すべての会社がレベルの高いサービスを提供しているわけではありません。少しでも高品質の電話対応を期待するなら、業者をよく確認して選ぶ必要があると考えられます。

こんなケースには注意が必要

電話代行のサービス内容は会社によって異なります。ただ、格安の利用料金をアピールしている、サービスの選択肢が少ない、業務品質がニーズに合わないなどのケースには注意が必要です。

格安の利用料金をアピール

電話代行の利用料金が格安設定を強くアピールしている場合、結果的に高額請求となるトラブルがあります。

格安の利用料金はとても魅力的です。ただ、このケースでは基本プランに最低限のサービスしか含まれていないことも珍しくありません。

必要なサービスを追加すると利用金額が高くなるトラブルは少なからず見られます。格安をアピールする料金設定には注意が怠れません。

サービスの選択肢が少ない

電話代行のサービスは選択肢が少ない場合もあります。どんなサービスを利用できるかの事前確認は不可欠です。

電話代行は、どこでもサービス内容が充実しているとは限りません。小規模な会社の場合、通常のサービスが用件の確認と折り返し対応にとどまるケースがあります。

経費を使って電話代行を利用しても、必要なサービスを選べないと予算は無駄になるかもしれません。大切な予算を有効活用するには、あらかじめサービス内容をよく確認することが求められます。

業務品質がニーズに合わない

サービスの業務品質に高いレベルを求めている場合、何も確かめないまま利用するとニーズに合わず不満を感じる恐れがあります。

電話代行の多くは平均レベルの品質を備えていますが、期待が大きいとニーズに応えられないかもしれません。業務品質に不満を感じると、そのまま利用し続けるのは難しくなります。

利用する電話代行の会社を変更する場合は、改めて多くのコストがかかります。再び業者を探す手間を省くなら、最初に業務品質をしっかり調べることが大切です。

業者選びで意識したいポイント

電話代行の業者選びでとくに意識したいポイントとしては、利用目的の明確化、サービス内容の充実具合、業務品質の高さが挙げられます。

利用目的の明確化

電話代行の会社は、いろいろ魅力的なサービスを用意しています。利用目的がはっきりしないと、必要かどうかに関係なくサービスを契約し、予算を無駄にする可能性があります。

最初にどんな目的で電話代行を利用するか明確になっていると、契約するサービスを絞り込むのに効果的です。不必要なサービスを申し込まずに済み、予算の有効活用につながります。

サービス内容の充実具合

サービス内容の充実具合は、利用目的に沿ったサービスを見つけるうえで欠かせない要素です。

電話代行のサービス内容が充実していると、それだけ選択の幅は広がります。基本プランが限定的でも、追加できるオプションが豊富ならサービスの利用パターンをいろいろ検討できます。

予算の範囲内で必要なサービスを可能な限り契約すれば、ただ折り返すばかりでなく、細かい配慮でお客様から信頼される電話対応を実現できるでしょう。

業務品質の高さ

電話代行をできるだけ不満なく利用するには、業務品質の確認も怠れないポイントです。

業務品質を事前に確かめる手段としては、オペレーターの対応スキルをチェックする方法などがあります。品質レベルが高いと分かれば、サービスを契約する時にニーズを満たせるか心配せずに済みます。

実際に電話代行を利用してからも不満を感じなければ、契約先の変更を検討する必要はありません。新たに業者を探す手間はなくなり、余計な出費も避けられます。

電話代行サービス(株)のメリット

電話代行サービス(株)を利用する主なメリットは、オーダーメイド型のサービスにより柔軟性の高い電話対応を実現できるところです。

サービスはオーダーメイド型

弊社では、オーダーメイド型のサービスを提供しています。

オーダーメイド型の場合、サービスの利用時間や電話対応の方法をいろいろなパターンで組み合わせられます。基本プランや標準コースに縛られないので、ニーズに合った利用プランを検討するのに有効です。

電話の受け方や着信内容の報告方法も、必要があればカスタマイズできます。クライアントのさまざまな要望に応えられるところは、画一的なサービスには見られないオーダーメイド型ならではの利点です。

電話対応は柔軟性が高い

弊社サービスは、オーダーメイド型の利点を活かし柔軟性の高い電話対応を提供しています。

もともと弊社は、できるだけクライアントの要望に応えたいと考え、オーダーメイド型のサービスを開始しました。常にクライアントの要望をふまえ、臨機応変な電話対応に努めています。

電話の用件はさまざまですが、いつでもオペレーターは柔軟できめ細かな受け答えを怠りません。ただ決められた台詞を事務的に繰り返すだけではないため、お客様からの信頼獲得に大きな効果を発揮しています。

業務品質はハイレベル

弊社は、基本的な経営方針として業務品質の高さを重んじています。

オペレーターは、充実した教育プログラムのもと日頃からスキルの向上に余念がありません。実際の業務では、お客様の心情に寄り添いながら思いやりのある電話対応を目指しています。

ハイレベルな業務品質は、お客様から多くの信頼を得られるとともに貴社のイメージアップも望めます。少しでも高品質の電話対応を実現したいとお考えなら、ぜひ弊社サービスをお役立てください。

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