不動産事業をサポートする電話代行を選ぶには?

2020.12.22電話代行

電話代行には、不動産業界の電話対応に特化した専門サービスがあります。事務所で活用すれば、外出することが多くても着信の取りこぼしを減らせるでしょう。基本的には専門知識のあるオペレーターが対応業務を担当するので、仕事への信頼を損ねる心配はありません。今回は一般的な電話代行との違いや不動産専門の電話代行がもつメリットをご紹介します。事務所でサービスを導入する際の参考にしてください。

不動産事業をサポートする電話代行を選ぶには?

不動産専門の電話代行とは?一般的なサービスとの違い

不動産専門の電話代行とは、不動産関連の電話対応を専門的に扱うサービスです。

単なる電話対応にとどまらない

不動産分野に専門とする電話代行の場合、業務内容は単なる電話対応にとどまりません。

不動産関連の事務所には、賃貸物件を探しているお客様だけでなく業界特有の関係者からも多くの連絡が入ります。よく電話をかけてくる関係先を挙げると、不動産物件の仲介業者や管理会社です。

いずれの場合も電話対応では、基本的に専門業務のサポートが求められます。必要があれば詳しい不動産情報を提供し、時には社員の代わりに業務の一部を進めることもあります。

たいていの職場では、かなりクオリティの高いサービスを提供しています。ただ事務所の電話番として、自分が聞いた内容を取り次ぐだけでは済まされません。

一般的なサービスとの違い

一般的な電話代行のサービスとの違いは、電話の相手が仲介業者か通常のお客様かに関係なく電話対応で必要となる専門性の高さです。

仲介業者から電話があった時は、該当物件について現在のコンディション、売買価格、空室状況から賃料まで各種情報を適切に案内する必要があります。

電話の用件によっては、一通りの情報案内にとどまらずメールやFAXによる資料や書類の送信や内見方法の説明も必要です。内見方法を説明する際には、オートロックの番号を知らせることもあります。

通常のお客様からの電話でも、状況は大きく変わりません。賃貸物件への新規入居や不動産の投機・売買を希望される方への情報提供から、入居者様のお問い合わせ対応まで多岐にわたります。

不動産専門の電話代行を利用すると多くのメリットを見込めるため、不動産業者にとって頼れる存在といわれています。

不動産専門の電話代行を提供する会社を選ぶと安心

不動産専門の電話代行を利用した場合、電話対応に慣れているうえ不動産業界に詳しい営業担当がいるなどのメリットがあり安心です。

電話対応に慣れている

不動産関係を専門とする電話代行は、たいてい業界特有の電話対応に慣れています。

専門的なサービスを提供している業者の多くは、業界ならではの電話対応について経験が豊富です。日頃の業務を通じてさまざまなノウハウを蓄積し、専門性の欠かせない用件を適切に処理します。

不動産業界に詳しい営業担当者がいる

多くの業者では、営業担当者も不動産業界に詳しいというケースが見られます。

不動産業界の事情に営業担当者が通じている場合、業界関係者が電話代行に何を求めているかいろいろ心得ています。それぞれの職場の現状をふまえ、どのサービスがよいか適切にアドバイスできます。

オペレーターが専門知識を学んでいる

オペレーターは、不動産関係の電話対応で必要な専門知識を学んでいることが一般的です。

業界関係者やお客様から電話があった時、通話中に専門用語が出てくるケースは多く見られます。それでも基本的な知識をもっているので、専門用語の理解にあまり戸惑いません。

緊急時にもスムーズに対応

専門性を備えた電話代行は、不動産関係の緊急連絡が入った時に一般的な電話代行より対応がスムーズです。

不動産事務所には、賃貸物件で突然のトラブルに見舞われた入居者から時間や曜日を問わず緊急連絡が入ります。その際、この分野を専門とする電話代行ならいつでも手際よく処理を進められます。

ビジネスチャンスを逃がさない

不動産専門の電話代行は業界特有の用件もスムーズに処理し、着信が殺到してもビジネスチャンスを逃がしません。

ある程度の業界知識をもつオペレーターは専門的な用件でも余計な時間をかけず対応できるので、より多くの電話を受けられます。着信の取りこぼしは減り、ビジネスチャンスの獲得につながります。

実際のオペレーション例をご紹介

以下にご紹介する事例は、不動産専門の電話代行によるオペレーションの様子です。

仲介業者様からのお問い合わせ

仲介業者様「□□不動産の○○です。△△マンションを内見したいのですが」

オペレーター「□□不動産○○様、いつもお世話になっております。△△マンションの内見についてですね。何日をご希望でしょうか?」

仲介業者様「来週末に予定しています」

オペレーター「午後であれば、差し支えありません」

仲介業者様「分かりました。物件の資料は、FAXで送ってもらえますか?」

オペレーター「承知しました。関係資料は、急ぎ送信いたします」

仲介業者様「ありがとうございます」

オペレーター「それでは、気をつけて行ってらっしゃいませ。失礼いたします」

入居者様からの緊急連絡

入居者様「夜遅くにすみません。トイレが流れなくて」

オペレーター「ご不便をおかけして申し訳ありません。差し支えなければ、すぐ修理業者を手配いたします」

入居者様「明日にでも来てほしいのですが?」

オペレーター「承知しました。では、お名前と部屋番号をお願いいたします」

入居者様「○○です。△△マンションの303号室に入居しています。費用はいくらですか?」

オペレーター「△△マンション303号室の○○様ですね。トラブルが通常の利用範囲内であれば、料金は頂戴しておりません」

入居者様「分かりました。では、修理をお願いします」

オペレーター「承知しました。しばらくご不便をおかけしますが、ご辛抱いただければと思います。では、失礼いたします」

不動産専門の電話代行は、とくに用件や時間帯を問わず着信があれば迅速かつ的確に対応できます。

『不動産専門 電話代行』について

電話代行サービス(株)の『不動産専門 電話代行』は、専門的な用件に慣れたオペレーターによる電話対応や応答率の高さが大きな特長です。

専門的な用件に慣れたオペレーターが電話対応

『不動産専門 電話代行』を利用した場合、専門的な用件に慣れたオペレーターが電話対応します。

このサービスの担当オペレーターは、専門知識の習得に積極的です。日頃から社員研修や個別指導を通じて必要な知識をできるだけ身につけたうえで、実際の業務に臨みます。

たいていの専門用語なら理解に大きく手間取る心配はなく、スムーズに会話を進められます。用件の正しい理解を心がけており、お客様や業界関係者からの信頼獲得に効果的です。

また、どんな用件でも、相手の心情に寄り添う姿勢は忘れません。専門性だけでなく思いやりのある対応を実現する時にも、弊社のサービスがおすすめといえます。

平均98%以上を維持する応答率の高さ

弊社が提供するサービスは、『不動産専門 電話代行』に限らず応答率が平均98%以上です。

不動産業は現場の仕事が多く、普段から電話を受けにくい傾向にあります。土日は来店者が増えるため、事務所にいても電話対応は難しくなります。事務員を雇うにも、経費を考えると簡単ではありません。

そんな場合、弊社の『不動産専門 電話代行』を活用すると応答率の向上を見込めます。電話がつながりやすくなれば、より多くのビジネスチャンスの獲得を望めます。

必要な時間帯だけの利用なら、余計な費用はかかりません。コストを抑えつつ安心して外出できる電話の受付体制を整えるなら、このサービスの利用をぜひご検討ください。

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