「営業に力を入れたい!」こんな時こそ電話代行

2020.10.21電話代行
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起業したばかりの会社やベンチャー企業、外回りの多い法律事務所などは、できるだけ営業に力を入れたいところです。より多くの顧客を獲得するには、電話対応もおろそかにできません。ただ人手が少なく新たに事務員を雇う余裕もないと、営業と電話対応をどちらも充実させることは難しいでしょう。そんな場合には、電話代行が役立ちます。そこで今回は、会社が営業に集中したい時に電話代行を活用するメリットなどをご紹介します。

「営業に力を入れたい!」こんな時こそ電話代行

電話対応はおろそかにできない

電話は、多くの企業にとって顧客との重要な接点です。営業に力を入れたくても、できるだけ顧客を獲得して収益を増やすには電話対応が怠れません。

電話は顧客との重要な接点

電話は、従来顧客との重要な接点になってきました。いまはニーズが多様化し、電話対応の重要性が高まっているといわれています。

かつて電話は数少ない貴重な連絡手段でした。ほとんどの企業では職場とお客様をつなぐ大切な役割を果たしてきました。いまも電話は、多くの企業の受付窓口に位置づけられています。

近年は国内のネット環境が整えられさまざまな通信ツールが開発されましたが、そんな状況でも数多くのお客様に選ばれているメインの連絡手段は電話です。企業間の取引でも、オフィスに固定電話があるかどうかが信頼感を左右することがあります。

さらに昨今はいろいろな分野でデジタル化が進み、生の声で対応する電話受付の価値が見直されています。改めて電話は企業に欠かせないアイテムとして評価されているのです。

顧客獲得には電話対応が怠れない

幅広い年齢層でお客様の多くが日常的な連絡手段に電話を選んでいるため、顧客の獲得でも電話による対応は怠れません。

2018年に実施されたアンケート調査によれば、日常的に馴染みがありコミュニケーションに使いやすい連絡手段の全体トップは電話(34.9%)でした。年代別の結果を見ると、40代(38%)、50代(35.7%)、60代(52.2%)は3割を超えて首位か2位を獲得しています。20代(20%)と30代(28%)も3割には届きませんでしたが、いずれも2位になりました。

これらの結果をふまえた場合、普段、3人~5人に1人は仕事やプライベートでよく電話を使っていると考えられます。ビジネスシーンでも顧客から電話連絡が入る可能性は高く、電話対応はおろそかにできません。

営業活動との両立は困難

多くの企業では電話対応の必要性を十分に認識しながら、営業活動との両立の難しさに頭を悩ませています。

電話で顧客対応する場合、たいていの会社はオフィスで着信を受けるスタイルです。できるだけ取りこぼさず顧客の獲得につなげるとなれば、業務時間中に外出するのは難しくなります。

一方、営業活動は足で稼ぐスタイルが昔ながらの手法です。営業に力を入れたいと考えるなら、基本的に外回りは欠かせません。広い地域で営業活動を展開すれば、それだけ多くの時間がかかりオフィスでの電話対応と両立することはさらに難しくなります。

営業に集中するには電話代行が便利

会社の従業員が営業活動に集中するには、電話対応に伴う数多くの業務を一任できる電話代行の活用が便利です。

人員の手配を任せられる

電話代行を申し込むと、電話要員の手配は依頼先の業者に任せられます。

オフィスで人手が足りず十分に電話対応できない時、よく検討される選択肢は新しい事務員の採用です。ただ採用が決まるまでには多くの経費がかかるため、コスト的に厳しい職場では募集を先送りするケースがよく見られます。

電話代行を活用した場合、人員の手配は業者側の担当です。業者は、申し込まれたサービスの内容に応じて必要な人数をそろえます。通常、業務を担当するオペレーターのシフト調整も業者が引き受けます。

会社側は、人材募集に手間をかける必要がありません。従業員には時間や労力面で余裕が生まれるため、それだけ営業活動に意識を向けやすくなります。

一通りの電話対応を任せられる

電話代行はお客様からのお問い合わせだけでなく業務関係以外の電話を含めて一通り対応するため、従業員は営業活動に専念できます。

会社のオフィスにかかってくる電話は、お客様からのお問い合わせをはじめとして関係各所からの連絡、他企業による営業電話、間違い電話やいたずら電話までさまざまです。業務に関係ない電話は作業の妨げに感じられ、たいてい従業員にとってストレスになります。

いずれの電話も、いつ着信が入るか分かりません。仕事の期日が近づき時間に余裕がないなか間違い電話の対応に追われると、大きな時間のロスです。さらに着信がなくても電話が気になれば、なかなか作業に集中できないまま時間は過ぎていきます。

電話代行は、どんな内容の電話でも着信があれば一通り対応するサービスです。すべての電話対応を一任すると、従業員のストレスは軽減されます。仕事が急がれる時にも電話対応で作業の手を止めずに済めば、集中力は切れにくくなります。

最近の電話代行は、オペレーターの指導体制も充実させているところが主流です。会社が採用者の人材育成に時間を取られない意味でも、有効活用すれば便利といえます。

電話代行がもたらすメリット

電話代行がもたらす主なメリットを挙げるなら、オフィス不在時の着信を気にせず外出できるところです。コストの軽減にもつながり、会社の信頼感向上も見込めます

着信を気にせず外出できる

電話代行を活用すると着信を気にせず外出できるため、営業に力を入れたい会社にとっては大きなメリットです。

電話代行は一通りの着信を受けるサービスであり、会社のオフィスが留守になっていてもとくに問題ありません。オフィスの電話の前で誰かが待機する必要はなく、すべての従業員は必要に応じて席を外せます。

ほとんどのサービスでは、会社が要望すると担当オペレーターから着信内容の報告を受けられます。すぐに連絡してほしい案件を伝えておけば、外出中に着信がなかったか気にする必要もありません。

従業員は自分の業務に集中できるため、外回りの際には担当地域の営業活動に力を入れられます。

コストの軽減につながる

電話代行は電話での顧客対応を中心としてオペレーターの手配から教育指導まで引き受けることが多く、会社のコスト軽減にも効果的です。

会社が間違い電話やいたずら電話の対応に多くの時間を取られ職場全体の作業効率が落ちれば、収益の減少を招く可能性があります。人員募集や人材育成にも人件費を含めて多少の経費がかかるため、自分たちで担当するとコスト面の負担は増えます。

これらの業務を電話代行に一任すれば、それぞれの作業に伴う費用は発生しません。必要となる経費は、基本的にサービスの利用料金です。たいてい料金設定は複数のパターンが用意されているため、予算に合わせて選べばコストの軽減につながります。

会社の信頼感向上を見込める

電話代行の業務レベルが高い場合には、会社の信頼感向上を見込めます。

電話で顧客対応する際、会社の好感度を上げるうえで重要な要素は電話のつながりやすさと応対スキルの高さです。お客様からお問い合わせがあった時、すぐに電話がつながり応対が丁寧・親切であれば好印象をもってもらえます。

電話代行の職場では、入社時の新人研修を実施するケースが一般的です。多くのオペレーターは、日々、スキルアップに努めています。サービスの品質レベルが高いと電話は即座につながり、オペレーターはどんな質問にも思いやりをもって分かりやすく回答します。

ハイレベルな電話対応で会社の信頼感が向上すれば、顧客獲得とともに収益も増加すると期待できます。

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