東京の不動産会社にも便利な電話代行

2020.06.26電話代行
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不動産業者は物件案内にとどまらず、多くの業務を抱えています。顧客を確保するにも、着信の取りこぼし回避は避けたい状況です。同業他社との競争が激しい東京では、とくにビジネスチャンスの喪失は避けたいところ。そこで今回は、顧客確保や信頼性向上に効果的な電話代行が東京の不動産業者にもたらすメリットなどについてご紹介します。

電話代行オペレーター

 

不動産業者はいつでも多忙

不動産御者は入居希望者ならびに入居者からのお問い合わせ、また同業者からの用件にも対応しなければならず、いつも多忙です。

 

入居希望者への物件案内

入居希望者からは、どんな部屋が空いているか、電話でのお問い合わせがよく舞い込みます。ニーズに見合った物件情報を提供するには、希望条件の確認が不可欠です。確認項目は家賃の設定に始まり、間取り、最寄り駅までの移動時間、築年数や室内設備にまで及びます。

電話を通じて有力な候補物件が見つかっても、通常、そこで話はまとまりません。お客様からは、たいてい「実際に部屋を見てみたい」と求められるでしょう。

大家さんの許可を得たら現地訪問になりますが、単に部屋を見てもらうだけでは不十分といえます。お客様の興味を引き出すには、どれほど希望条件を満たしているか以外に可能な限り魅力をアピールすることが大切です。

最終的に契約を結ぶまでには、多くの手間と時間がかかります。

 

入居者からお問い合わせ対応

物件探しに関する着信に加え、不動産会社に数多く寄せられる電話が入居者からのお問い合わせです。

賃貸物件に限らず、建物や室内設備の劣化は避けられません。居室で普段通りに生活していても、入居者は何らかのトラブルに見舞われる可能性があります。快適な生活環境を取り戻すには、問題の解決が急がれます。

とはいえ、すぐに修理業者の派遣とはならないでしょう。トラブルの中身とともに、どんな経緯で問題が起きたか原因についての把握も重要です。今後は新型コロナウイルスの影響で収入の減少した方から、家賃の相談を受けるかもしれません。

いろいろな状況をふまえれば、入居者からのお問い合わせの多くも対応には時間がかかると考えられます。

 

同業者からの用件にも対応

最近は、不動産業界全体で情報の共有化が進んでいます。インターネットを検索すると業者の垣根を超えた豊富な物件情報にアクセス可能であり、自分たちが詳細な情報を有している物件を他の不動産会社がお客様に案内するケースも珍しくありません。

その場合、物件案内した同業者から資料請求を受けることがあります。情報提供を頼まれたら、間取りの図面を含めた関連資料の手配が必要です。

お客様が厳しい条件を提示すると、希望通りの物件紹介は簡単ではありません。つき合いの長い同業者はよい物件をなかなか見つけられないと、何か有益な情報を知らないか聞いてくる可能性もあります。

不動産業者は入居希望者、入居者、さらに同業他社のさまざまな用件に対応しなければならず、いつでも多忙な状況にあるといえます。

 

東京の不動産業者が抱える悩み

不動産業者全体にとって、大きな悩みの種は顧客確保の難しさです。東京では他地域より同業他社が多いため、さらに競争は激しくなっています。

 

顧客確保に専念できない悩み

入居希望者が物件に求めるニーズは、家賃にとどまらず多彩です。できるだけ希望に添った部屋を紹介するなら、少しでも多くの物件を把握しておかなければなりません。時間があれば、担当地域の物件を見て回りたいところでしょう。

また、入居者がトラブルに見舞われるタイミングは予測困難です。突然に問題発生した時でも、いち早く解決するため迅速な対応が望まれます。

こんな状況のもとでは、なかなか顧客確保に専念できません。せっかくお問い合わせの連絡が入っても、外回りに出ていると着信を取りこぼす可能性があります。入居者からのトラブル対応に追われていれば、新規顧客に落ち着いて物件案内できないでしょう。

ほとんどの不動産業者は多岐にわたる業務を抱え、顧客確保に専念できないとの声がよく聞かれます。

 

東京は同業他社との競争が激しい

東京は、全国的に見てもビジネスチャンスに恵まれた地域です。ビジネス街の周辺から通勤圏内である郊外まで、多くの方が居住物件を探しています。潜在的な顧客の人数は、他地域よりも豊富といえるでしょう。

ただ同時に、数多くの同業他社も都内に事務所をかまえています。2016年のデータによれば、全国でおよそ12万業者が展開するうち都内の業者数は約2割を占める24,000社ほどです。

ビジネスチャンスが豊富に用意されているとはいえ、同業他社も多いとなれば顧客獲得をめぐる競合は避けられません。

激しい獲得競争を生き残るとなれば、顧客との重要な接点である電話窓口はしっかり受付体制を整えておきたいところでしょう。

 

事務員の採用も楽ではない

事務所の従業員が多忙のため電話での顧客応対まで手が回らない場合、事務員を雇用する選択肢があります。ただ誰かを新しく採用するのは、決して楽ではありません。

まず避けて通れない課題は、予算を準備できるかどうかです。事務員は一般的に終日勤務であり、電話対応がなくても人件費は発生します。人手を募る場合には募集広告の作成や面接も必要であり、コストや時間に余裕がないと事務員の補充は厳しいかもしれません。

不動産業で働く場合、業界特有の専門用語の理解も必須です。この点は、事務員も例外ではありません。電話で業界用語を使われた時、意味が分からず戸惑っていると事務所の信頼低下につながります。

たとえ事務員を雇えたとしても人材育成が必要になる場合があり、新規採用はいろいろと手間がかかります。

 

電話代行を活用するメリット

不動産業者が電話代行を活用する主なメリットは、「本業に専念しやすい」「取りこぼしを減らせる」「採用時の負担も軽減」の3つです。

 

本業に専念しやすい

不動産業者が電話代行を導入した場合、電話対応を依頼先に任せられるため従業員は本業に専念しやすくなります。

サービスの内容は、代行業者によって多種多様です。良心的な業者を見つければ、単にお客様や同業者の用件を従業員に取り次ぐだけでなく物件情報の提供や間取り図面の送付まで頼めるでしょう。

弊社の場合、担当オペレーターは空室状況や物件設備について案内します。仲介業者様から希望があれば内見方法を説明し、資料請求された際には事前に貴社からお預かりした詳細図面などの物件資料をFAXやメールで送信いたします。

常に丁寧・親切な応対を心がけているので、事務所の信頼を損ねる心配はありません。

 

取りこぼしを減らせる

着信の取りこぼしを減らせる点も、電話代行ならではの大きなメリットです。電話がつながりやすくなれば、事務所のイメージ向上につながります。

電話代行のメイン業務は、職場にかかってきた電話への対応です。オペレーターは、着信があるまで基本的に電話機の前で待機します。そのため、電話機のベルがなれば即座に受話器を手に取れます。

弊社のサービスはいずれも高い応答率を誇り、平均で98%以上です。ほぼ着信を取りこぼさないため、同業他社がひしめく東京の過酷な競争環境のなかでも貴重なビジネスチャンスを逃しません。

 

募集・採用時の負担も軽減

電話代行の多くは依頼先が人員を手配するシステムであり、募集時のコストや時間的な負担を軽減できます。研修制度が充実していれば、採用後の人材育成も不要です。

弊社のオペレーターは、日頃から社内研修などを通じて不動産業界の専門用語の習得に尽力しています。業界知識に精通した担当者が対応するため、電話で業界用語が飛び交ってもスムーズに会話を進められます。

 

高い専門性が欠かせない不動産業界。安心して電話対応を任せられる委託先をお探しであれば、ぜひ弊社サービスをご検討下さい。

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