東京の個人事業主におすすめ!電話代行

2020.04.17電話代行
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個人事業は、資金面に不安を抱えるケースがよく見られます。一般企業より経営が不安定との印象があり、人材確保や信頼獲得も難しくなると指摘されています。東京都は同業者との競争が激しく、これらの問題に関する悩みは小さくありません。出費を抑えつつ人手不足を解消し、会社の信頼性も向上するなら電話代行がおすすめです。そこで今回は東京都の個人事業主の悩みをふまえたうえで、電話代行のメリットをご紹介します。

東京

 

東京都の個人事業主の悩み

東京都の個人事業主が抱える主な悩みは、資金繰り、人材確保、会社の信頼性に関わる問題です。

 

資金繰りが厳しい

個人的に事業を始める場合、あらかじめ初期費用や運営資金を準備しておく必要があります。ほとんどの場合、過去の実績はないため金融機関から融資を受けるのは容易ではありません。個人事業は資金繰りが厳しいと訴える声は、多くの方から聞かれます。

東京都で営業する際には、とくに家賃は大きな負担です。都心部のビジネス街にオフィスをかまえると、テナント料は安くありません。大手企業ほど知名度が高くないことも多く、それだけ経営が軌道に乗るまで時間がかかり収入が安定しにくい傾向も見られます。

 

人材確保が難しい

個人事業は小規模なものが主流であり、多くの職場では人手不足も悩みの種です。資金面が厳しければ、すぐ誰かを雇うのは難しくなります。

予算が用意できても、それだけで問題を解決できるとは限りません。東京都では、たくさんの企業が人材募集しているためです。個人事業は一般企業より安定感に欠けるイメージがあり、同じ採用条件でも優れた人材は確保しにくいといわれています。

 

信頼を得にくい

個人事業は、経営が不安定というイメージから一般企業より信頼を得にくい傾向ももっています。個人事業という理由で、他社から取引に応じてもらえないケースも皆無ではありません。

東京都はたいていのジャンルで同業他社が多いため、お客様や取引先を新規開拓する場合に個人事業は不利になる可能性があります。少しでも信頼性を高めるには、会社の窓口になる電話の受付体制を整えておくことが望ましいでしょう。

 

 

電話代行のメリット1 コスト面の負担軽減

電話代行は、コスト面の負担軽減に効果的です。人手不足で十分に電話対応できていない場合、リーズナブルな料金設定により問題を解決に導きます。

 

新規募集はお金がかかる

新規に人員を募集するとなれば、お金がかかります。費用項目は、募集広告の作成費ばかりでは済みません。応募者への対応や面接時にも、人件費が発生します。採用者が決まるまでに必要となる経費だけを考えても、出費金額は小さくありません。

さらに負担を重くするのは、採用後の人件費です。電話対応してもらうために事務員1人を雇用した場合でも、電話がかかってきた時のみ勤務したと見なすわけにはいきません。着信がなくても通常は終日勤務になり、相応の給与を支払う必要があります。

着信がないからとデスクに座ってもらっているだけでは、人件費が無駄になってしまうでしょう。費用を有効利用するなら、電話がない間は他の作業を頼むことになります。何を頼むか悩むとなれば、人手が増えても楽になるとばかりはいえません。

 

電話代行なら必要な時のみ利用できる

電話代行の多くは、サービスの利用時間を選べるシステムです。必要な時のみ電話対応を頼めば、出費を抑えられます。

個人事業の職場は、大規模な企業と異なり終日にわたり電話がかかってくることはないでしょう。着信が集中する時間帯は、業務開始直後やお昼休みの後、あるいは業務終了間際に限られるケースが多いと考えられます。電話代行であれば、たいてい着信数が増える時間帯を中心に数時間だけの利用も可能です。

弊社の場合、基本プランや標準コースを用意していません。利用時間をオーダーメイドできる、柔軟性の豊かなスタイルです。余計な時間帯にサービスを申し込む必要がなく、リーズナブルな料金で利用できます。

 

 

電話代行のメリット2 人材教育は不要

電話代行を活用すると人材教育の手間を省けるため、それだけ本来の業務に専念しやすくなります。

 

採用後の人材教育は手間がかかる

職場で新たに事務員を雇った場合、すぐ業務を任せられる保証はありません。採用後に人材教育が必要になれば、手間がかかります。

人員募集した際には、ベテランばかりでなく未経験者が応募してくる可能性もあります。電話対応の業務経験が浅ければ、言葉遣いやビジネスマナーを十分に習得できていないかもしれません。そんな場合、会社側は電話対応の基本を教える必要があるでしょう。

業種によっては、専門性を求められるケースも見られます。会話のなかで専門用語が出てくるたびに事務員が戸惑っていたら、電話対応をスムーズに進められません。迅速に回答してもらうため、専門知識に関する指導も行う必要があります。

事務員を採用しても電話対応に慣れていなければ、人材教育に時間を取られることがあるのです。

 

電話代行なら人材教育は不要

電話代行なら、通常、採用時の研修を通じて一通りの基本事項を指導するため改めての人材教育は不要です。

一般的に代行業者では、採用された人員が未経験かベテランかに関係なく採用時の研修を実施しています。業務前には、実際に案内する商品やサービスについて事前研修で指導するところも少なくありません。

専門性の高い業種になると、電話代行のオペレーターが業界特有の用語を理解できるか不安視する声がよく聞かれます。弊社は専門的なジャンルの教育にも力を入れているので、オペレーターが業界用語に戸惑う恐れはなく安心です。

弊社のサービスであれば、専門性を問われる用件でも担当オペレーターが迅速かつ適切に電話対応いたします。

 

 

電話代行のメリット3 信頼獲得に貢献

電話代行のオペレーターは常に親切・丁寧な対応を心がけており、貴社の信頼獲得に貢献できると見込めます。

 

仕事が忙しいと電話対応が粗雑になりがち

仕事が忙しく時間に追われていると、精神的にも余裕がなくなり電話対応が雑になりがちです。

大切なお客様や取引先からの電話であっても、急ぎの作業を中断されると口調が荒くなるかもしれません。頭では丁寧に対応しなければと分かっていても、納品日が迫っていると相手の話をゆっくり聞くのは難しくなるでしょう。

粗雑な電話対応は、理由を問わず信頼性の低下につながります。個人事業が一般企業より信頼を得にくい点を考えれば、できるだけ丁寧な電話対応が望ましいと考えられます。

 

電話代行は親切・丁寧が基本

電話代行は親切・丁寧が基本であり、常にオペレーターはお客様から不快に思われない言葉遣いや口調を心がけています。

職場には商品のお問い合わせを筆頭にさまざまな電話が寄せられますが、どんな用件でも対応方法は変わりません。クレーム、営業電話、間違い電話、いたずら電話も、普段と同じく落ち着いて処理します。

クレームでいきなり怒鳴られても冷静に訴えを聞くので、結果的に顧客満足度の向上につながるケースも少なからず見られます。

 

思いやりを忘れず会話

弊社の場合、言葉遣いや基本マナーとともに思いやりの心も重視しているところが大きな特長です。

いずれのサービスでも、オペレーターは電話をかけてきたお客様の心情に寄り添いながら会話を進めます。お客様とコミュニケーションを深めつつ適切に受け答えるので、マニュアルを丁寧に読むだけの事務的な対応と思われる恐れはありません。

 

お客様の話にしっかり耳を傾ける姿勢は多くの方に喜ばれており、貴社の信頼性およびイメージ向上にも大いに貢献できると考えられます。

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