葬儀社で電話代行サービスを利用するメリット

2020.03.13電話代行
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年中無休で営業している葬儀会社。その多くが夜間・深夜の電話は社員で当番を決めて対応にあたっているのではないでしょうか。しかし、深刻な人手不足や夜間待機による社員への負担など人員確保においての問題を抱えているという声も多く耳にします。少子高齢化の現代日本。葬祭業は今後も深刻な人手不足が続くと予想されています。そこでおすすめしたいのが「電話代行サービス」です。

社員への負担を軽減したいという場合はもちろん、夜間の電話対応は当番制にしているがきちんと対応ができていない、どのようなやり取りが行われていたのかの確認ができない等の問題や悩みを抱えているという葬儀社様は、今一度電話代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

葬儀

電話代行サービスでできること

社員に代わり電話対応の代行業務を担うのが電話代行サービスです。

電話がかかってきてから仕事が始まる葬儀社において電話対応というのは非常に重要なことです。アウトソーシングするのが不安だという方もいらっしゃるかもしれませんが、葬儀社に特化した電話代行サービスもあり、下記のような専門的なサービスも利用できます。

・葬儀の受注
・事前相談
・通夜や葬儀に関しての問い合わせ対応
・仏花や仏物の受注・手配

時間単位でのスポット利用や夜間のみの代行を行えることはもちろん、全ての電話の代行をまかせることも可能なので、電話業務に割いていた時間を無くし施行業務に注力できるので社員への負担を軽減し効率的働けるようになります

葬儀社における電話対応の重要性

喪主は、たとえ電話口で気丈に振舞っていてもほんの数十分前は大切な人との別れを経験しているのですから、人生で1番衝撃的な場面にいるということは間違いありません。正確な情報を書き出すということはもちろん、葬儀社における電話対応では喪主の気持ちを落ち着け、気遣い、安心感をもたらすことがとても大切です。

最初の電話対応が良かったから葬儀をお願いしたという方は少なくないのです。搬送を依頼する電話というのは5分程度で済む短いものではありますが、そのたった5分の間で安心感を与え人の心をつかむということが葬儀社にとって非常に重要なことは言うまでもありません。とはいえ、夜間・深夜では眠気によりちゃんとした対応ができない、どのような対応をしたのかの確認ができないなどといったトラブルも少なからず起こるもの。さらに夜間・早朝の電話対応では全ての電話に確実に出られないということもあるでしょう。こうした葬儀社ならではの電話対応での問題や心配事を軽減させられるのが電話代行サービスなのです。

葬儀社で電話代行サービスを利用するメリット

ストレス

社員のストレスを軽減

夜間待機や、夜間・深夜にある間違い電話やいたずら電話の対応をしなくてもよくなるため、社員のストレスや負担を軽減させられます。また労働基準法対策としても一役買ってくれるでしょう。

人件費の削減

葬儀社では昼夜問わずいつであっても電話対応を行うスタッフが必要ですが、電話代行サービスを利用することで電話対応専門のスタッフ配置が可能になり、人件費を大幅に削減させられます。

洗練された電話対応ができる

心遣いやもてなしの心という意味でのホスピタリティが必要な葬儀社において、いつでも洗練された電話対応が行えるというのは非常に大切なことです。電話代行サービスを提供している会社の職員はきちんと教育を受けた電話対応のプロが常駐しているため、安心して電話対応を任せられます。

電話データを残せる

葬儀社にかかる電話は葬儀依頼だけではなく事前相談、さらにはクレームなどのトラブルまで様々ありますが、電話代行サービスを利用すると対応内容をメールなどで転送し報告されるので、電話データを残せます。これによりどういった問い合わせが多く、またどのようなやり取りが行われていたのかが目で見てわかるようになるので、トラブルなどに対しても正確な対応をとることができます

さらに、会社全体としての課題の把握ができ、社員間での情報共有を効率的に行えるため改善に役立てることが可能です。

オペレーター

おわりに

電話がかかってきてから始まる葬儀社の仕事。葬祭業の市場規模が広がり過当競争になりつつある葬儀社において、電話対応というのは非常に重要な意味を持ちます。葬儀社が電話代行サービスに電話対応をアウトソーシングすることで得られるメリットは、大きく十分な費用対効果を得られるでしょう。

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