電話代行の利用サービスを決めるコツ!

2020.02.28電話代行
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電話代行にはたくさんのサービス、用途があります。自社のニーズに合ったプランを決めることが重要になります。まず、会社にかかってくる電話の数を把握することです。1日に何コールあるか、土日の対応は必要なのかで料金は変動します。今回は電話代行の利用サービスを決めるコツとして3つの確認事項に分けてチェックしていきます。導入を検討されている方のご参考になれればと思います。

オペレーター

 

目的にあったサービス内容か確認

電話代行の導入を検討した理由はどういったことでしょうか。

(1)外出・出張が多い
(2)受付を雇用する余裕がない
(3)電話が多く業務に集中できない
(4)ネットショップを立ち上げたが受注が追いつかない
(5)休日や夜間の問い合わせも取りこぼしたくない

理由はそれぞれ考えられますが、電話は業績を上げるためには決して怠ってはいけない業務のひとつであり、会社の窓口としてイメージを左右してしまう重要な役目を担っています。

例としてプランを見ていきましょう。

 

上記(1)(2)(3)に該当すれば、秘書代行サービスの利用がおすすめ。オーダーメイド秘書として自社の受付がいるかのように電話対応をしてくれます。

(4)に該当すれば、ネットショップ専門サービスの利用がおすすめ。自社の業務・商品・サービスのことをきちんと把握し受注や返品にも対応してくれます。

 

(5)に該当すれば、夜間休日サービスがおすすめ。

自社での勤務コストの削減や夜間休日の受付体制の強化をし、ビジネスチャンスを広げることができます。以上のように、それぞれの目的にあったプランを利用することができ、そのサービス内容が必要かどうかの確認は重要となります。

 

料金プランを確認

料金プランの確認

サービスを利用するにあたって、まず気になるところが料金ではないでしょうか。基本料金に含まれるプランがどういった内容なのか、その内容は自社のニーズに合っているのかを確認しましょう。プランの基本料金内に含まれていない必要なサービスが複数ある場合などはオプションとして料金加算がある場合があります。必ずチェックの上、ご契約下さい。

また、社内で電話対応を行うとすればどれくらいのコストがかかるのかなどあらかじめ計算し、予算に見合ったプランに決定することをおすすめします。

 

サービスの質を確認

数多くある業者の中から、信頼できる業者を選びたいものです。そこで、どうすればサービスの質を確認できるのかをご紹介します。まず、気になる業者から資料を取り寄せ比較すると、各業者の特徴がおわかりになるかと思います。その後、業者へ不明点などの問い合わせをします。ここでオペレーターの質を知ることができます。

真摯な対応であれば良い業者といっていいでしょう。クライアントへの電話も安心して任せることのできる質かどうかをあなた自身で確認しましょう。また、取引企業の実績やどういったかたちでオペレーターの研修がなされているのかでサービスの質を図ることができます。

様々な角度から、自社にあった業者を選ぶことが重要となります。

 

電話代行なら電話代行サービス株式会社!

オペレーター

やはりおすすめするのは電話代行サービス株式会社です。なんといってもオペレーターの品質と対応力が素晴らしいです。充実した研修プログラムを経てオペレーターとなっているので、豊富な技術や知識を駆使し、ワンランク上の電話対応が可能となっています。また、サービスやプランも豊富にあり、自社にあった最適なオペレーションシステムの実現が可能です。

 

おわりに

一般的な代行サービスでは会社名・名前・電話番号を聞き、折り返しの報告をするだけの受付が目立ちますが、電話代行サービス株式会社では自社の要望に応えた受付や商品、サービスの説明まで可能です。契約実績は業界トップクラスの約6,500社以上!見積もり無料!

電話代行の導入を検討されている方、一度見積もりを取ってみてはいかがでしょうか。

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