電話代行を導入するべき人のパターンとメリット

2020.02.28電話代行
Pocket

まず、電話代行とは自社の受付に代わって電話対応をしてくれるサービスです。

電話のことで悩まれている企業や個人経営の方へ、今回は電話代行を導入すべき環境にいる人と電話代行を利用するメリットについてご紹介します。導入を検討されている理由はそれぞれにあるかと思います。事務員の退職や、外出・出張が多くて電話対応ができないなど、サービスを導入したいと思ったきっかけを明確にし、下記でご紹介するメリットや環境からご参考にしていただければ幸いです。

オペレーター

 

電話代行を利用するメリット

電話代行導入のメリットは数多くありますが、

今回は大きく下記3つに分けてみました。

1.かかってきた電話にすぐ対応可能。

2.問い合わせた相手からの信頼を得ることができる。

3.目の前の業務に集中できる。

問い合わせに対してすぐさま対応ができると取りこぼすことがなく、ビジネスチャンスが広がります。

訓練されたプロの電話対応なので相手に不信感を抱かせることなく、社内スタッフにつなぐことができます。さらに、電話対応に追われることなく優先すべき業務に集中することができる点は大きなメリットと言えるでしょう。

 

導入するべき人1 レンタルオフィスで働いている方

レンタルオフィスで働いている人

レンタルオフィスなどの電話がしづらい環境やそもそもの電話の台数が少なく、その都度移動が必要な場合は仕事の効率が下がる結果となります。電話の環境を整えることで業務効率が格段に伸びます。

また、ネットショップの立ち上げに関しても同じことが言えます。店舗を構えている自社の受付センターのような対応ができるので、消費者からの印象は良くなります。

少人数でビジネス展開している企業では人員を雇い教育をする時間をつくれないなどの課題があるので、まずは電話代行サービスを利用し会社にとって必要なことを見極める時間をつくるなどの活用をおすすめします。

 

導入するべき人2 B to C 向けの仕事をしている方

一般消費者や個人とのビジネスをされている方には導入がおすすめです。

BtoB向けのサービスよりもBtoC向けのサービスの方が消費者からの問い合わせが多いためです。

かかってきた電話にもすぐに対応できるため、消費者の不安解消やクレームにも的確な対応が可能になります。電話が鳴りっぱなしだけど手が離せない状況や、まだ受付を雇う余裕がない場合や、外出・出張が多く、電話対応ができない環境にある方は、まずは電話環境を整備し、ビジネスの幅を広げていきましょう。

 

導入するべき人3 携帯番号しか持ってない方

レンタルオフィスで働いている人

電話代行サービスには電話番号貸し出しサービスというものがあります。

これは東京なら「03」、大阪なら「06」といったように固定電話番号が持てるということです。固定電話番号を持つことで得られるメリットがあります。

規模が大きい企業には必ず固定番号があり、企業への第一印象として消費者は安心して電話をすることができます。

電話対応で企業へのイメージが決まってしまうほど重要な位置を締めているので、今後のビジネスチャンスを広げていく上で固定番号の取得は重要と考えましょう。

 

おわりに

電話代行サービスを導入すると、以上のようなメリットがあります。もし自社と似ている環境があれば検討してみてはいかがでしょうか。

しかし、適切な契約をしていれば問題のないことではありますが、コスト面が明確でないことや、自社スタッフではないので限られた対応になってしまうなどのデメリットもあります。会社によってサービスは様々なので、メリット、デメリットを考慮し、そのサービスが本当に自社にとって必要なのかを考え、ニーズに適した契約を選択しましょう。

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)

お問い合わせ