電話代行の落とし穴！料金だけのアピールは要注意

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数多くある電話代行業者から料金だけを重視して決めてしまうのは危険です。価格競争に入っている電話代行業界ではサービスを細分化した料金体系で提示している企業やサービス品質を無視した低価格プランなどがあります。料金だけで選んでしまうと会社の損失に繋がりかねません。今回は電話代行サービスを利用するにあたって、要注意な点をまとめてみました。ご検討されている業者の特徴やコスト面と照らし合わせてご覧下さい。

極端な低価格にはわけがある！

費用を抑えて高いサービスを提供したいと思われている企業は多くあります。コスト削減は企業にとって当然の優先事項であることは間違いありません。価格競争に入っている電話代行業界では低価格を謳った業者が多数存在します。

しかし、低価格にはわけがあります。代行会社も低価格で運営するためにコスト削減をするのです。基本料金に含まれるのは最低限のサービスであり、機械的な対応がされる場合などがあります。自社がどのような電話対応を希望するのか、いつどのように伝言報告をしてほしいのかなど詳細なオプションを設定し、契約前に代行業者との綿密な打ち合わせが必要です。

コール無制限って本当？

コール数によって料金が加算されるケースがあります。基本料金で契約したにも関わらず、コールオーバー5倍の請求になっていたなどの事例もあります。コール無制限などで他社との差別化をしている業者は多くありますが、多くの電話に対し電話対応スタッフが少人数であれば、電話対応が追いつかない場合もあります。

そうなると1コールあたりのパフォーマンスの低下に繋がります。自社へのコール数の把握とニーズにあったプランを選ばれることをおすすめします。

「基本対応」の内容はそれぞれ

基本対応は業者によって変わります。

ただ電話に出て会社名、名前、電話番号のみを伝言する業者もあれば詳しい内容をお伺いし、クレーム対応などの臨機応変な対応ができる業者もあります。

基本的には対応するサービスの多さによって料金の変動があるので、業務の把握が必要な場合などには料金の加算があります。

どこまでが基本対応なのか、基本対応を超えた対応があった場合にどの程度の料金加算があるのかを含め、プランを決める必要があります。

無駄なオプションが付いたプランを選ぶ必要はなく、激安プランで契約したはいいが、結果的に請求額が高くついたということがないようにしたいものです。

お得感の高いサービスには質に問題があることもある

「英語対応OK」や「24時間365日対応」など、企業によってはメリットがある謳い文句も自社には必要のないサービスである場合があります。年中無休で働くスタッフの質と数は十分に確保できているのかなど不安になる点もあるかと思います。さらに、業者への人件費などのコスト負担が発生しているため、サービスが高額になっていることがあります。

自社がどのようなサービスを提供しているのか、又は提供したいのかを明確にしてサービスを利用する必要があります。

おわりに

電話代行サービスを利用するにあたり、自社にとっての優先事項は何なのかを明確にすることが大切です。コストパフォーマンスなのか、サービスの質が高い電話受付が欲しいのかなど、自社ニーズに合った選択が必要となります。サービス内容は業者によってそれぞれ異なり、得意不得意としている業務もそれぞれにあります。検討される際は取引実績も参考にしてみてはいかがでしょうか。

電話業務は企業の窓口でもあり、そのイメージを左右します。安心して会社の窓口を任せられる代行サービスを選びたいものです。

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