電話代行を導入することにより業務に専念することが出来る

2016.04.26電話代行
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業務に集中したい時だからこそ電話代行に外注するという手段

「あれもこれもやることがたくさんあるのに、電話が鳴ると手が止まってしまう」
「電話対応の後は集中力が途切れてしまう」

このようなお悩み、よく耳にします。顧客からの電話に対応することは、非常に大切な仕事。おろそかにできないのは言うまでもありません。しかし、そればかりに時間を奪われてはいませんか?

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緊急性と重要性

一般的に、タスクは4種類に分けることができます。

「緊急度」と「重要度」の2つの尺度を軸に

  • 「緊急かつ重要な仕事」
  • 「緊急ではないが、重要である仕事」
  • 「重要ではないが、緊急である仕事」
  • 「緊急でも重要でもない仕事」

の4つに切り分けられます。

「緊急かつ重要な仕事」を最優先に行うのはもちろんです。問題は、「緊急ではないが、重要である仕事」と「重要ではないが、緊急である仕事」です。日頃の行動を振り返ってみると、後者に振り回されることが多いのではないでしょうか。

重要性の高い業務を優先して行うために

仕事の重要度に比例して、時間を多くかけることができるのが理想でしょう。なぜなら、「緊急ではないが、重要である仕事」を放っておくと、「緊急かつ重要な仕事」に様変わりすることがあるのです。

そうなると、最優先事項だらけになり仕事に追われ、残業が当たり前になったり、「忙しい!」が口癖になったりと、悪循環に陥ります。重要性の高い業務を優先して行うためには、緊急度の高い業務に割く時間を減らすことが近道と言えます。

そうなる前に事前に対処をしたいのに、緊急的用件として仕事が入ってくる。それが何かというと、「電話対応」という仕事です。電話は何をやっていようとお構いなしにかかってくるもの。たとえ目の前に最重要の仕事があっても、そうした事情に関係なくかかってきて、社員の仕事を一時的に停止せざるを得ない状況にします。

確かに電話対応というのは緊急度の高い業務に当たりますが、しかし、本当に用件が緊急であるかどうかは、出てみなければわかりません。特に会社の代表番号にかかって来る電話は、種種雑多な内容がかかってきます。

企業へのクレームや商品についての質問や困り事などもあれば、BtoB向けの商材の売り込みや営業電話などもかかってきます。そういう無駄な対応を必要とする時間を削減できたら、余裕を持って仕事に取り組めるはずです。

電話代行の導入は、時間管理に関するお悩みも解決することができるのです。電話代行の導入は、本当にやらなければならない仕事に専念する時間を作ってくれるありがたい味方なのです。もし社員の時間管理についてお悩みでしたら、導入を検討してみて下さい。

タグ : ID3060538 シノビ 解説文
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