ビジネスにおける電話代行の意義とは?

2016.09.09電話代行
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電話代行について利用する3つのメリット

「電話代行」と言うサービスがあります。電話代行という名前は一度は聞いた事があっても、実際にはどういうものなのか詳しく知らない方は多いのではないかなと思います。ここではビジネスにおける電話代行の意義について解説していきます。

電話代行について

電話代行とは一体どの様なものなのかというと、会社に掛かってきた電話の応対をサービスを提供する会社が代わりに行うというものです。そのサービスには大きく分けると2タイプあります。1つは、会社の電話応対です。不在中や接客中または営業中に掛かってきた電話に、代わりに出てもらって、伝言などの要件を受けてもらいます。もう1つは、求人や広告や商品の問い合わせなどの対応窓口となってもらうものがあります。

それでは次からは電話代行を利用すると得られるメリット3つに関して、紹介させていただきたいと思います。

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ビジネスで電話代行を利用するメリットその1

では、実際にビジネスで電話代行を利用するメリットとして、まずは顧客からの安心感や信頼感を得る事ができる点です。相手側が電話を掛けたのになかなかつながらないとか、留守番電話になってしまっていたら、不信感や悪い印象を持たれてしまいます。その点、電話代行を利用すれば、連絡が取れないというイライラを減らして、安心と信頼を得ることが可能になるのです。

ビジネスで電話代行を利用するメリットその2

2つ目のメリットとしては、会社で電話応対の人員を雇った場合には、人件費をはじめとした様々なコストが掛かってきてしまいます。その点、電話代行を利用すれば、雇用におけるリスクや人件費を削減する事が可能となります。また電話代行を行う会社は、しっかりとした教育や研修を受けたスタッフが電話の応対をしてくれるので安心です。

ビジネスで電話代行を利用するメリットその3

3つ目のメリットとしては、会社で商談をしている最中であったり、繁忙期などで急ぎの作業中などに電話が入ったとしても、実際にはすぐに電話に出る事が出来ないケースも多くあります。社員が多くいる会社では誰かがすぐに応対できるかもしれませんが、中小企業や個人事業主などは、雇用人員も少ないケースが多いため、難しくなってきます。
その点、電話代行を利用すればそんな悩みも解決する事が可能です。電話代行の会社にて雇われているオペレーターが、忙しい社員にかわって大事な顧客に丁寧に対応してくれるのです。

また、そのやり取りの内容や報告内容をメールや電話などにて報告し、緊急など急ぎの用件に関しては電話にてお伺いさせて頂きます。そして、顧客からの注文内容の場合にはこのように対応するというように、ニーズに合わせた対応を行うことができます。

ビジネスにおいて電話代行を利用するメリット面についていくつかご紹介しました。この様に電話代行とビジネスというのは、顧客との関係を良好に保つ為にも、なくてはならないものだという事がわかっていただけたのではないでしょうか?ぜひ上手に電話代行を取り入れてみて下さい。

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