ここに注意! 電話代行のサービスの選び方

2017.02.15電話代行
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注意したい電話代行サービスのプラン内容

電話窓口のサービスを充実・強化したい時に活用を検討して欲しいのが電話代行のサービス。しかし、利用する前に考えた上で重視してほしいのが、目的やニーズに合ったサービスの選び方。これを間違えると、必要ないサービスをつけて費用負担がかさむ恐れもあります。今回は、電話代行のサービスを選ぶ時の注意点についてご説明します。

問合せに対してOKする上司

コール数によって料金は異なる

一般的に、電話代行の料金プランは、コール回数に応じて設定されます。そのため、適切なプランを選ぶためにも、1日あたりどれくらいの電話がかかってくるのかの見極めが大切。電話代行やコールセンターの世界では、経験則やデータに基づいて予測したコール数を「予測呼」といいます。

予測呼を出すことで、選ぶべきサービスが30コールなのか、50コールなのか、または100コールなのかが見えてきます。しかし、一般的な企業で予測呼を算出するのは難しいと言わざるをえません。

そこで重要なってくるのが、電話代行会社へとサービスを問い合わせた時に行われる質疑になります。質疑の内容を確認し、月間のコール数であったり業務の内容などをもとに、電話代行会社の営業がしっかりと予測呼を設定することもできます。

そのオプションサービスは必要?

必要なサービスのみチョイスできるシステムが理想なのですが、中にはパック料金設定になっていて、その中には必要のないオプションが含まれていることもあります。使わないサービスをいくつも選んで料金を支払うという利用方法は、あまり合理的とはいえません。

無駄のないサービス選びの前提として、提供している電話代行サービスがどのような項目があって、どの部分まで対応してくれるのか、その点もしっかり重視して確認を取ったうえで検討するべきだと言えます。

回線数選びも大切

契約の際、電話回線の回線数を選ぶことになりますが、より多くの電話回数に対応するためには、回線数を多く設定する必要があります。これも予測呼を見誤ると、「この回線数じゃ対応できない」「もっと少ない回線数でよかった」と後から修正を迫られることになります。

回線数で間違わないためにも、コール回数の見極めはしっかり行いたいところです。そういう意味では専門家でもある電話代行会社の営業マンへと問合せるとともに、複数回線が必要かどうかの確認も行ってみて下さい。

ちなみに、電話の集中している時間帯のみ回線数を増設する方法もあります。基本3回線対応のところを、臨時増設で5回線対応にする、という方法です。しかし、すべての電話代行企業がこの様に柔軟に対応できるわけではありませんので、契約の前にこの点をしっかり確認する様にして下さい。

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