夜間休日 電話代行の特徴・メリット・利用パターン・費用

2019.10.04電話代行
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会社に電話があったらすべて受け付けたいと思っても、なかなか対応しきれないのが業務時間外の着信。人件費を考えると、簡単には社員に残業や休日出勤を頼めないでしょう。夜間休日 電話代行は、そんな悩みを解決に導けるサービスです。無理のない予算で、電話の取りこぼしを防げます。今回は、夜間休日 電話代行の特徴やメリットをご紹介しますので、サービスの利用を検討される際の参考にして下さい。

電話機

夜間休日 電話代行はこんな企業におすすめ

夜間休日 電話代行は、業務時間外でも緊急案件が多く時間帯を問わずしっかり電話対応したい場合におすすめです。

応答率は非常に高い

夜間休日 電話代行は、応答率が非常に高いという特徴をもっています。具体的には、常に98%以上の数字を維持しています。24時間365日体制で業務に臨むため、いつ電話があっても基本的に取りこぼす心配はありません。

夜間や休日の電話は、多くの場合に緊急の案件です。通常、よほど重要な問題が起きていなければ業務時間が過ぎた会社に電話はかかってこないでしょう。平日の夜遅くや休日に電話がある場合、電話した方は急を要する事態に見舞われていると考えられます。

業種によっては緊急対応を求められるケースが少なくない会社もありますが、夜間休日 電話代行を活用すればいつでも速やかな電話受付が可能です。電話の相手を長々と待たせなくて済み、会社の好感度を上げるのに役立ちます。

ヒアリングは細かく丁寧

夜間休日 電話代行は、きめ細かくヒアリングするところも大きな特徴のひとつです。担当オペレーターは、どんな案件でも丁寧に対応します。一通り用件を聞いたら、「折り返します」とだけ伝えて終わるといった業務スタイルにはなりません。

緊急電話の場合、一般的にできるだけはやい問題解決が望まれています。深夜にトラブルが発生しわざわざ電話してきた方の多くは、ただ話を聞いてもらって安心できるわけではありません。何かしら解決策の提案を、期待しています。

そんなニーズにも応えられるサービスが、夜間休日 電話代行です。電話の内容に耳を傾けるだけでなく問題解決につながる対応も心がけているので、会社の信頼性向上に貢献できます。

夜間休日 電話代行の利用メリットとは?

電話対応のため業務時間外に人員を配置する場合、避けて通れないのが人件費の問題。夜間休日 電話代行は、費用を抑えながら必要な人数を手配できるメリットがあります。

コスト削減が可能

夜間休日 電話代行は、必要最低限の出費で過不足ない人員を用意できます。人手不足になる心配はなく、応答率の低下を招きません。余剰人員も発生しないので、大切な予算の無駄使いも防げます。

格安料金で問題となるのが、応答率の悪さ。料金の安さに合わせてスタッフの配置人数も少ないと、それだけ着信を取りこぼす可能性は高くなります。とはいえ大人数をそろえても、人手が余るのでは意味がありません。

夜間休日 電話代行であれば、実際の着信状況を考慮しながら何人のオペレーターを用意するか検討します。電話の着信データをふまえて人数調整を進めていくため、余計なコストは発生せず高い応答率の維持も望めるのです。

電話対応の品質は高い

夜間休日 電話対応は、サービスの品質の高さもメリットとして挙げられます。あらかじめクライアント企業から電話対応に関する希望を詳しく確認したうえで対応シートを作成するので、ニーズに沿った柔軟な対応は難しくありません。

これまでの業務実績も、品質保持に生かされています。さまざまな業種から数多くの依頼を受けてきたので、経験豊富なオペレーターが少なくありません。ある程度の専門性が必要となる問い合わせでも、各業界の専門知識や業界用語に通じたオペレーターが戸惑うことなく対応します。

電話代行を申し込む場合、一般的に予算は限られています。コストパフォーマンスを考えるなら、低予算で高品質の業務内容を期待できる夜間休日 電話代行を利用する価値は高いといえます。

夜間休日 電話代行が選ばれる理由

夜間休日 電話代行が選ばれる理由は、主にリーズナブルな料金設定、過去の実績、基本料金の仕組み、業務体制、サポート体制の5点です。

リーズナブルな料金設定

夜間休日 電話代行は、着信データの分析にもとづき無駄なく人員を配置します。同時に各種の業務手続きを簡略化し、作業時間も短縮しています。これら取り組みが人件費の削減につながり、月額30,000円からのリーズナブルな料金でサービスを提供できるのです。

過去の実績

夜間休日 電話代行には26年にわたる業務実績があります。その間にこのサービスがサポートしてきたクライアント企業数は6,500社に及び、業種・業態は多種多様です。オペレーターには豊かな経験があり、そのスキルは実務に反映されています。

基本料金の仕組み

基本料金には、入電内容をクライアント企業に報告する費用が含まれます。別途の初期費用・連絡費用は発生しません。事前に報告不要と確認したセールス電話、間違い電話、いたずら電話はコール数にカウントされず、余計な着信にも料金を払わなくて済みます。

業務体制

業務体制には、チーム制が導入されています。通常、1チームは8~12人です。チームリーダーは責任をもって通話内容をチェックし、必要があれば研修や査定を行います。オペレーター同士もお互いにフォローし、常に品質向上のための努力を怠りません。

サポート体制

何か業務に不都合が生じた際には、営業担当者がしっかりサポートします。最初に契約してから一定時間が経過すれば、ニーズが変わることも珍しくありません。営業担当者はオペレーターと兼任ではなく、いつ相談を受けても迅速に対応できます。

夜間休日 電話代行の費用

夜間休日 電話代行の料金設定は、月額30,000円からです。利用する時間帯と月間のコール数に応じて、料金は変わります。

曜日と時間帯の組み合わせパターン

曜日と時間帯の組み合わせ方は、基本的に次の5タイプです。

1.平日+土日祝・・・21時~翌朝9時
2.平日+土日祝・・・18時~翌朝9時
3.平日・・・21時~翌朝9時、土日祝・・・24時間対応
4.平日・・・18時~翌朝9時、土日祝・・・24時間対応
5.平日+土日祝・・・24時間対応

ご要望があれば、ほかの時間帯でも対応可能です。

コール数の設定

コール数は、いずれの時間帯も「月間30コールまで」「月間50コールまで」「月間100コールまで」のうちから選べます。平日と土日祝ともに24時間対応のみ、「月間10コールまで」も加わります。月間コール数を超えた際の追加料金は、1コールにつき400円から必要です。

費用の1例

平日・土日祝の21時~翌9時を申し込まれた場合、費用は以下のとおりです。

月間30コールまで・・・30,000円
月間50コールまで・・・36,000円
月間100コールまで・・・48,000円

ほかのパターンでは、4,000~16,000円が加算されます、詳細については、ホームページなどをご確認下さい。

オプションサービス

サービス内容によっては、別途にオプション料金が必要です。オプションサービスには、電話番号・FAX番号貸出やフルーダイヤル貸出、1日の受信記録をまとめてメールやFAXでお伝えする受信報告レポートなどが含まれます。

夜間休日 電話代行は、業務時間外の着信も逃しません。会社の電話受付体制を強化してビジネスチャンスを広げたい時、有効活用したいサービスといえます。

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