電話代行サービスが提供する求人受付業務の対応

2014.01.25電話代行

電話代行サービス（株）が提供する求人受付業務

私が監督する「電話秘書業務」にて顧客様から、次のような問い合わせがありました。

「現場の作業員募集の求人広告が来週の日曜日に出るんだけど、受付してもらえるかな？」

もちろん、電話代行として、電話の代行をさせて頂く以上、問題なく対応させて頂きますので、お受けすることになりましたが、今回は電話代行サービスの利用シーンの一つでもある求人受付業務を紹介したいと思います。弊社がどのような受付対応を行い、どんな対応を実践しているのか、ご紹介します。

まず、弊社はオーダーメイド型という電話代行を行っております。お客様のニーズに合わせて、様々なご要望に対応できるようになっています。オーダーメイドによる様々な電話応対が可能ですが、求人受付の電話代行には、大きく分けて次の2つの方法が存在します。

電話代行の求人受付業務の2つのパターン

1、簡易受付パターン

簡易的な受付です。基本情報をヒアリングし、人事担当者より折り返し電話の案内をするものです。ヒアリングを行うのは、次のような情報です。

希望職種
勤務地
氏名
年齢
電話番号
希望する面接日時

基本情報さえひかえておけば、あとは都合のいい時間帯に人事担当者から折り返し連絡を行い、面接日時や詳細説明などを行います。もちろん、基本情報以外にも聞いて欲しい事、その他質問項目などをご希望いただければ、応募者に対して質問を行います。

また、折り返し電話とせず、そのまま書類選考に入るという形で、履歴書や職務経歴書を送付するように促す対応も可能です。この際、履歴書到着後からの選考にかかる日数を案内することもできます。

日時設定パターン

こちらは上記とほぼ変わらないのですが、面接日時など細かな部分までを設定するパターンです。事前の打り合わせで面接をする時間を決めておきます。

例えば1時間おき、30分おきと設定しておき、個別の面接なのか、集団面接なら何名まで同時にするのかを事前に貴社で決めます。

あとはそれを考慮し、弊社側で面接日時を定めるところまで代行します。つまり、こちらのパターンを選んで頂いた場合には、顧客様は面倒なスケジュール管理を必要とせず、組まれたスケジュールに合わせる形でご対応頂ければ良いことになります。

以上が求人受付業務の大きな2つのパターンとなりますが、このようなパターン以外にも様々なものが考えられます。弊社の電話代行はオーダーメイドですから、顧客様の要望にお答えする形で実現することが可能です。現状ではこの2つが弊社がよく取り扱う求人受付業務となります。

企業における採用活動は、新しい風を取り入れる新卒採用だけでなく、高い能力を持つ転職希望者の確保や、退職者が出た時の人員補充という点でも必要です。そう考えると、せっかく求人広告を掲載しながらも、問い合わせが多すぎて対応しきれなくなってしまっては、良い人材を逃してしまいます。そうならないためにも、弊社に求人受付業務をお任せください。

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