電話代行サービスの導入と業務開始までに必要期間

2015.12.16電話代行
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電話代行をさあ始める、となった時どれぐらいの期間が必要か

電話代行サービスにおけるお問い合わせの中で「いつからサービス開始が可能か?」「準備にどれくらいの期間が必要か?」という、サービス開始までの準備や期間に関する質問を頂くことがよくあります。

本日は「電話代行サービスはどれくらいの期間があれば開始できるのか」という点について説明したいと思います。皆様ご存知の様に、通販受付などの業務範疇が広いものに関しては、それなりの準備期間が必要なので、ここでは、一旦、秘書代行に限らせて頂きます。

どこの電話代行業者でも、マニュアル作成やシステムへの情報登録、オペレーターへの説明など、準備対応することは基本的にかなり似ています。ただ、組織や体制は様々なので、それらに要する期間はそれぞれで異なると言えます。つまり、当社だけでなく別の電話代行業者を利用したとしても、お役に立てる情報をご紹介できると思いますので、ご参照下さい。

必要な期間を考えるビジネスマン

実際にどれくらいの日数が必要なのか?

結論からになりますが、当社ではお申し込み日を除き「2日間」の準備期間が必要となります。

大まかな流れを説明すると、

  • お申し込み日:契約締結、御請求書の発行、業務打ち合わせ、各種必要情報のお知らせ
  • 1日目:業務対応マニュアルの作成・チェック、システムへの情報登録、社内研修
  • 2日目:社内研修、テストメール、回線チェック、ご入金

この様な流れが一般的になります。

とは言え、知っておいて頂きたいことがございます。2日間というのは準備期間であるため、それ以上に期間がしっかり準備できれば、開始時から万全の電話対応ができるようになると言えます。結果、失敗やミスの少ないより良い電話代行が行えると言えます。しかし、お客様が最短での業務開始をご希望の場合、社内調整を行い、お申し込み日の翌日から開始する場合もあります。

しっかりと準備や教育を行うことが何より重要です

ただ、一番大切なのは、「業務開始までに万全の体制を整える」ことです。そのための準備期間な訳ですから、できれば余裕をもってご依頼されることをお勧めします。

反対に、「すぐに明日から開始できますよ」と謳う電話代行業者には注意した方が良いかもしれません。きちんと研修指導をしていれば問題ないのですが、そこを疎かにしてスピードを優先している様であれば、ご利用されるメリットも少ないのでは?と思います。

「秘書代行」は、貴社の事務員さんとして、有能な秘書として電話対応を実践するサービスです。「外出しています」という、一次取り次ぎが中心となるので、すぐに開始ができるというイメージをお持ちの方が多いのではないでしょうか。

電話代行業者によって準備期間は様々ですが、そのスピードよりも「業務開始までに万全の体制を整える」ことを優先して頂きたいと思います。

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