はじめて利用する事業者様必見!電話代行入門

2017.08.17電話代行
Pocket

はじめての方向けの電話代行入門

業務効率と生産性の向上、人員コストの節減、お客さまの印象度のアップ、新規事業の展開など、さまざまな利用目的で選ばれている弊社の電話代行。まだご利用のご経験がない事業者様は、「実際どんなサービスをやってるの?」「利用するメリットは何?」と分からないことも多いと思います。
そこで今回は、はじめて利用される事業者様でも飲み込みやすい様に、電話代行の基礎的な情報をご紹介します。ぜひ、電話代行というサービスに理解を深めていただければ幸いです。

電話代行の仕組み

電話代行の仕組みをご存じでしょうか?「電話代行を利用する場合、所有している番号を変更する必要があるんじゃないの?」とお思いかもしれませんが、その必要はありません。貴社が使用されている電話番号はそのままで、サービスは受けられます。この場合、電話転送機能(NTTでいうところの「ボイスワープ」)を利用することになります。

電話転送機能(ボイスワープ)を利用したサービスとは、現在ご利用中の電話番号を弊社に転送し、オペレーターが貴社のスタッフとして対応するサービス。電話番号はそのままで、電話対応業務のみ弊社が代行するという仕組みです。

これとは別に、弊社の電話番号をレンタルする仕組みのサービスもあります。ボイスワープによる転送は必要なく、お貸し出しの電話番号にかかってくるお客さま(取引先)からのお電話を、弊社オペレーターが貴社スタッフとして対応いたします。主に電話番号を所有していない新規事業者様や、自宅開業のSOHO事業者様に有効活用されています。

これが電話代行の基本的なサービスの仕組みです。ボイスワープを利用するか、弊社の電話番号をレンタルするかは、貴社の利用目的や業務スタイルに合わせてご利用下さい。選択に迷われる場合は、遠慮なくご相談下さい。

主なサービスの種類

弊社の電話代行には、秘書代行など基本的なサービスから、専門分野や用途別に特化したものまでさまざまです。具体的なサービスの種類を簡潔にご紹介します。

基本的なサービス

秘書代行やコールセンター代行、通販受付代行など、弊社オペレーターが貴社のスタッフに代わって電話応対するサービスです。大量コールや大きなレスポンスが想定される業務のケースでは、コールセンター代行や通販受付代行が最適です。

業種別サービス

特定の業種に特化した電話受付サービスです。不動産賃貸業者や不動産管理会社の受付業務を担う『不動産専門 電話代行』、弁護士や司法書士など士業職が対象の『士業専門 電話代行』、水道修理事業者をサポートする『水道修理専門 電話代行』、ECサイト運営の信頼獲得をアシストする『ネットショップ専門 電話代行』があります。

用途別のサービス

業種ではなく、電話受付内容の一部を別窓口として切り分け、弊社が代行するサービスです。採用業務をサポートする『求人受付専門 電話代行』、クレームの一次対応を弊社が担う『クレーム対応専門 電話代行』、英語堪能なスタッフがオペレーティングする『バイリンガル 電話代行』、多くの民泊事業者にご好評の『民泊受付専門 電話代行』があります。

アウトバウンドや住所貸し出しなどのサービスも

弊社のサービスは、電話受付対応だけにとどまりません。住所貸し出しと私書箱的機能を併せ持つバーチャルオフィス、顧客満足度調査に役立てられるテレマーケティングなどもございます。営業エリア拡大などで別地域の電話番号を活用したい場合は、『全国電話番号 貸出サービス』が便利です。

お申し込みから導入までの流れ

お申し込みからサービスご利用までも迅速に対応いたします。お問い合わせから、実際にサービスをご利用になられるまでの一連の流れは、ご利用になるサービスによって若干異なります。大まかな流れを簡潔に記すと、以下の様になります。

  • お問い合わせ
  • サービス内容・ご利用料金の確認
  • サービス開始日の確認
  • 契約書の締結
  • 打ち合わせ
  • サービス料金のお振り込み
  • 転送先電話番号などのご案内とメール受信テスト
  • 社内データ作成
  • オペレーター教育
  • サービスの開始

基本的に、この流れでご案内させていただきます。コールセンター代行、通販受付代行などの場合、商品やサービスに関する専門知識が必要となるため、比較的多めの時間を割いてのお打ち合わせとなります

サービス開始後に、「オペレーター対応方法を変更したい」「追加でこういう案内もして欲しい」などの変更点やご要望もあるかと思います。その時はお気軽に担当までご相談下さい。可能な限り対応させていただきます。

電話代行について説明する男性

電話代行で、何が変わる?

電話応対マナーをしっかり身につけたオペレーターが電話を取り次ぐ電話代行によって、さまざまな業務課題の解決につながります。

  • 懇切丁寧なオペレーティングで企業イメージがアップする
  • 電話対応のアウトソーシングで業務効率と生産性が向上する
  • 業務負担が軽減しスタッフの肉体的負担や心労も解消される
  • お客様対応が円滑となりお客さまのストレスフリーにつながる

ちなみに、弊社の電話代行はオーダーメイド型のサービスですので、サービス利用の曜日や時間帯、期間も自由に選べます。コスト節減につながる無駄のないサービスをご提案いたしますので、はじめての方でも安心してご相談ください。

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

お問い合わせ