新年会の予約受付

2013.01.07スタッフブログ
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電話予約業務の外注も電話代行で対応させて頂きます

新年に入りまして何かとコールセンターが忙しくなっています。その主な要因となっているのが「新年会」の予約受付です。

この時期は新年会を行う団体さんが多いこともあり、居酒屋チェーン店などで、受付対応を行うための電話受付を弊社のような電話代行業者へと外注する。ということがあります。

予約が行われる新年会

まあ、実際には年が明ける前。去年の年末から契約を頂き、そのまま新年会向けの予約の受付まで対応してもらう。ということが多いです。

対応方法としては、チラシやWEBなどを閲覧して興味を持っていただいたお客様に対して予約を受け付ける対応となります。幹事様のお名前やご連絡先、重要な予約日時、人数、コースなどを聞き取ります。
他にも様々な確認事項などにも対応させて頂きます。コースは変更できません、予約キャンセル時の料金説明など、ご指示いただく内容通りにご案内します。

あとは報告書としてメールでご連絡したり、WEB上のツールなどを使って、契約業者へと情報を報告します。

新年会以外にも受付する電話代行の予約受付対応

今回、新年会の予約について紹介をさせて頂きましたが、実はそれ以外にも予約の受付をさせて頂くことがございます。それが「エステ」「美容院」「歯科クリニック」「整骨院」など、実店舗を持っており、施術やサービスを受けるのに時間が必要という業務に対して予約受付を日常的に、電話代行として外注頂くことがございます。

実店舗の場合、人員に余剰が少なく、電話対応している時間の余裕がないという状況で利用して頂くのが電話代行による外注の予約受付となります。

対応方法としては上記で挙げたように、お客様の情報を聞き、来店できる日時などをうかがい、それらを報告としてクライアント様へと提供させて頂きます。電話対応を外注するだけでも仕事効率があがり、目の前の仕事に専念できるので、より良いお客様対応を実現でき、お客様からも喜ばれることと思います。

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