24時間対応の受付窓口開設にあたっての問題とは?

2016.07.30スタッフブログ
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24時間対応の受付窓口には夜間休日電話代行が最適です!

夜間や休日だからといって、トラブルや緊急事態は待ってはくれません。すぐにでも対応して欲しいという顧客ニーズに応えるためには、まず、24時間対応可能な受付窓口が必要となります。ただ、24時間対応可能な受付窓口を自社で新たに開設しようとすると、人件費や設備投資などが必要なため、簡単に開設できないのが現実です。そんな時は、当社の「夜間休日電話代行」が貴社の力になります。

24時間対応の受付窓口

24時間対応の受付窓口の開設には様々な問題が!

上にも書きましたが、24時間対応の受付窓口を自社で開設するにあたり、一番の問題は「コスト面」ではないでしょうか。特に比重が大きいのは「人件費」で、深夜早朝でも常時、対応できるスタッフをおいておかなければならないので、結構なコスト増になると思います。割増時給や、深夜早朝手当などもコスト増の要因です。また、電気代などの光熱費も余分にかかってくるでしょう。

しかし、問題は「コスト面」だけではありません。私たちがご契約時に訪問し、お話をお伺いする中でよく聞くのが、

  • 「社員やスタッフに、あまり肉体的負担をかけたくない」
  • 「事務所を24時間動かすのは、セキュリティ面で不安だ」

といった事業者様のお声です。
確かに、深夜早朝のスッタフを専任で雇用すれば問題はありませんが、日中勤務のスタッフを当番制などで深夜早朝に勤務させると、肉体的な負担となり日中の勤務に影響が出るかもしれません。また、「今日は当番かぁ~」など、気持ちや姿勢の部分でも少なからず影響が出るでしょう。また、当番者が1人で事務所に詰める場合、防犯面で心配があるのも当然といえます。それらに加えて、当番シフトをどの様に組むのか、仮眠の有無など勤怠ルールや管理はどうするのかなど、検討しなければならない点も多々あります。

この様に、24時間対応の受付窓口の開設には、様々な問題があるのです。

様々な問題を解決する夜間休日電話代行

24時間365日休まず対応できる受付窓口を独自に構築するのには、様々な問題があることはご理解頂けたかと思います。その問題を解決するのが当社の夜間休日電話代行なのです。一般的に、深夜や早朝の時間帯に電話が入ることは多くありません。深夜のテレビショッピングなどの通信販売関係の受付を除くと、修理メンテナンス関係や医療関係の受付などに限られてくるのではないでしょうか。確かに、それらの電話は内容的にとても重要ですが、件数が多くない(少ない)ことを考えた場合、受付窓口のためだけに人員をあてがうと非常に効率が悪くなってしまいます。そういった観点からも、24時間対応の受付窓口には夜間休日電話代行の利用が適しているといえます。

ピンチはチャンスという言葉がありますが、たとえトラブルが起きたとしても的確な対応ができれば、顧客の信頼を獲得して企業イメージを高めることが可能です。信頼できるアウトソーシングであれば、無駄なコストや手間をかける必要もありません。24時間体制で顧客ニーズに応えようと検討中の事業者様、ぜひ一度、ご相談下さい。

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