電話秘書が行うバーチャルオフィスで独立開業!

2016.11.24スタッフブログ
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バーチャルオフィスは独立開業にはもってこい

最近では、実際に事務所を構えなくても、ビジネスを行うためのサービスを受けることができます。それがバーチャルオフィスです。

事務所開設には、住所や建物、電話番号に必要なら会議室など、有形無形問わず多くのものが必要になってきます。ですが、それらが果たしている機能を代替することができるのがバーチャルオフィスと呼んでいます。レンタルオフィスのサービス形態の一種としてのバーチャルオフィスもありますが、今回は電話代行サービスが行っている前者の話になります。

必要なものを組み合わせて、現実のオフィスに迫る環境を作る

バーチャルオフィスとは、事務所が保つ機能を細分化し、それを賄うサービスを個別に作り、組み合わせたものです。

例えば、机と椅子は執務を行うための機能で、会議室は内部コミュニケーションの機能を持ちます。電話番号は社会的連絡先の機能であると同時に、受付などと共に顧客対応機能の一部です。

こういった機能の中で、個人レベルでは簡単に用意できないものを貸し出すサービスが、電話代行サービスの行うバーチャルオフィスとなります。電話番号やFAX番号の貸し出しサービス、住所を貸し出すことで、郵便物の受け取り・保管とその連絡を行うサービスなど、組み合わせ次第で実際のオフィスと遜色ない業務環境を整えることが可能です。

誰もスタッフのいないオフィスの風景

事務所機能を安く、そして早く設置できる

バーチャルオフィスの大きなメリットは、事務所機能を「安く」そして「素早く」揃えられることです。希望の条件に合った事務所というのは、探してもなかなか見つかりません。また、見つかっても初期費用としてはいささか高くついたりと、なかなか思い通りにはなりません。電話代行サービスのバーチャルオフィスでは、低価格なので小資本でもビジネスを開始できます。サービスそのものもすぐ利用可能になるものが大半ですので、ビジネスチャンスを逃がしません。貸し出された住所や電話番号は各種印刷物はもちろん、名刺にも記載可能という場合が多く、渡した相手に安心感を与えてくれます。

電話秘書が行うバーチャルオフィスの強み

バーチャルオフィスのサービスを提供している会社は、今もどんどん増えています。ベンチャー企業や個人経営での利用が盛んで、大きな企業からも、恒常的にではなく一時的な運用でも可能という利便性が、様々な場面で重宝されているからです。そんな中で、電話秘書サービスを行う会社に共通するメリットが、研修を受けたスタッフによる対応、という強みです。

電話秘書は電話代行とも呼ばれるサービスで、昭和の時代から長く社会に浸透してきた業種です。電話番号貸し出しと同時に電話応対のサービスも受けることができ、専門の教育を受けたオペレーターがかかってくる電話に対応します。電話番や事務員を雇うよりも高い品質の応対が期待できる上に、人件費も節減できます。

また私設私書箱を持っている会社が多く、郵便物の預かりサービスを行っていることも多いようです。以前は物理的なスペースの貸し出しは行わない会社が多かったようですが、近年では会議室などのスペースを提供する会社も増えてきています。

ネットワークが発達した現在、対向島型の伝統的なオフィスは、必ずしも必要というわけではなくなりました。社員同士のコミュニケーションも、テレビ電話やインターネット電話の普及により、同じスペースに集まらなければ仕事にならないという状況は、格段に減ってきています。顧客対応機能を電話秘書の提供するサービスで賄い、内部コミュニケーション機能や執務機能はネットワークを活用する。こうすることで、格段に少ない資本で、素早く、現実と遜色のないビジネススタートを切ることが可能になっています。

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