作業効率をアップするための方法

2018.09.14スタッフブログ
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作業効率アップに欠かせない整理などについて紹介

会社の仕事は、基本的に締め切り日が定められています。作業遅滞が慢性化すると、事業全体がスムーズに進みません。予定を遅らせないためには、どの業務も作業効率の向上が不可欠です。なかなか手際よく作業を処理できないと嘆く声も少なからず聞こえてきますが、簡単な工夫と心構えひとつで作業効率はアップするともいわれています。そこで今回は、効率的に業務を遂行できる様になる方法や基本姿勢をいくつかご紹介します。

作業効率をアップする人

机をきれいにする

デスク周りがきれいになっていると、いろいろな作業を進めやすくなります。机の上だけでなく引き出しのなかも含めて、片付けは作業効率アップにつながります

不必要な資料を処分せず机の上に放置してしまうと、作業スペースが狭くなり邪魔になるだけです。次々に積み上げていけば、何かの拍子に腕がぶつかり使わない資料の山が崩れるかもしれません。あちこちに散乱すると回収に時間を取られるだけでなく、周りのスタッフにも迷惑をかけてしまうでしょう。

とりあえず引き出しに押し込むという方法も、好ましくありません。デスクから崩れ落ちる心配はありませんが、これでは必要なものと混ざる可能性が高くなるためです。きちんと区別しておかないと、まだ使用中の道具や資料がなかなか見つからなくなります。これらの捜索に手間取れば、作業効率が下がっても不思議ではありません。

使い終わった資料は、必要なものと置き場所を分けておき、一定の期間が過ぎたら処分していくと、デスク周りは整理されたきれいな状態を保てます。広い作業スペースが確保され、作業効率の向上がもたらされるわけです。

机の上に放置された資料

無駄な作業をなくす

無駄な作業が増えれば、それだけ作業効率は落ちます。効率アップを図るなら、しなくてもよい仕事をなくすための手順を考える必要があります。

急ぎの仕事は、優先して処理することが基本です。とくに苦手な作業であれば時間がかかると予想されるので、面倒に思っても後回しにはできません。共同作業の場合、気の向くまま業務に着手したら周りとの足並みが揃わなくなる恐れもあります。仕事をはじめる前には、どんな順番で作業を進めるか決めてから取り組むことが不可欠です。

その際、当日の仕事を業務前にリストアップしておく方法が有効です。ただ仕事の項目を並べるだけでなく、できるだけ具体的な作業内容まで書いておくほうが効果的です。各々の作業に要する時間も踏まえて優先順位を考えると、効率的な作業手順を考えやすくなります。

急ぎの仕事や苦手な作業が済んでしまえば、残りの業務は大きなプレッシャーを感じることなく処理できるでしょう。それだけでも作業スピードは上がると見込まれるため、事前のリスト化を心掛けて下さい。

質問癖をつける

もし仕事で何か分からなくなった場合、ひとりで悩みを抱えてしまうと作業効率は低下する傾向があります。多くの場合、自分で考えてもなかなか答えが見つからない時は、どんなに考えてもその先はありません。作業が進まないまま時間だけが過ぎていくと、周囲にも迷惑が及びます。

質問をする人

一方、不明点が出てきた時にすぐ質問する人は、疑問の解決に時間がかからず作業スピードもそれほど落ちません。作業効率を考えるなら、質問癖をつけることが不可欠です。「自分の担当だから」と気負わず積極的に質問したほうが、よりスピーディーに各々の作業を進められるでしょう。

ただし、質問する相手には注意したいところです。答えが分かりそうな人に聞かないと、質問しても無駄になるかもしれません。また一通りの仕事に詳しい人は、いろいろな業務に関わっているものです。忙しくて手があいていない時に話しかけると、迷惑に思われる恐れがあります。

作業効率を上げる手段として、質問癖をつける心がけはとても大切です。それでも、相談する相手は選ばなければいけません。すぐに適切な回答を得たい時は、誰に質問するかまで配慮する姿勢も欠かせないのです。

仕事に必要な道具・資料はすぐに取り出せる場所に整理保管

仕事に必要な道具・資料の場所がすぐ分からなければ、その捜索に時間と労力が費やされ、ここでも作業効率は下がります。

まず普段から、必要な道具や資料はすぐに取り出せる場所に整理保管しておくと、探す手間を省けます。デスク周りの整理では、必要なものを所定の場所に保管することが必須です。そのうえで、仕事をはじめる前にはこれらを使いやすい場所にそろえておきます。きちんと準備すれば作業中に見つけやすくなり、大してストレスを感じません。

また、業務が進展すると必要になるものも変化します。すでに使用しないものを置いておくと、新たに必要となったものを整理できません。それらが混在してしまったら、仕事前の準備作業も一苦労です。その時々のニーズに応じて、所定の場所に保管するものは入れ替える必要があります。

かつて重要であった道具や資料も、その多くは時間の経過とともに必要性が失われていきます。デスク周りや引き出しのスペースは、決して無限ではありません。いつでも必要なものを整然と管理するためには、使用済みになったら廃棄する心構えも大切です。

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