コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

もしもし検定に出題されるビジネスマナーをご紹介~訪問編~

 

もしもし検定とは、正式名称が『電話応対技能検定』と言われる検定試験のひとつで、公益財団法人日本電信電話ユーザー協会が実施しています。企業などにおいて、即戦力となれるような電話応対の技能やマナーを身に着けられる内容となっています。電話が苦手という方は増えていますが、ビジネスではまだ電話が現役で使われているため、苦手では済まされないことがあります。敬語の使い方も含め、電話応対能力を磨くのにうってつけな検定と言えるでしょう。

何より、電話応対に関する内容以外にも、電話応対に関係する法令や、一般的なビジネスマナーに関する内容にも踏み込んで出題されているので、日常的に電話応対をしない方や、これから社会人になろうとしている学生の方でも参考になる内容です。

今回は、もしもし検定で出題されたビジネスマナーに関する内容について、Aさんが他社を訪問するというシチュエーションを想定し、過去問を順序立ててご紹介します

他社を訪問する場合のアポイント

他社へ訪問する際には、アポイント無しでは失礼にあたることがあるため、アポイントをとらなければなりません。Aさんは、まずはアポイントを取ろうとしています。

アポイントをとる人

設問

他社を訪問する場合、電話でアポイントを取って出かけますが、アポイントの取り方として不適切なものを、次の中から1つ選びなさい。

  1. 1週間以上前を目安に取る
  2. まずは、自分の都合のよい日を幾日か伝える
  3. どのくらいの時間を頂戴したいかを伝える
  4. 前日に、確認の電話を入れる

正解

2(まずは、自分の都合のよい日を幾日か伝える)

解説

基本的に相手のスケジュールを考慮しなければなりません。「1週間以上前に連絡を取る」「どのくらい時間をいただくのかを確認」「前日に確認の電話を入れる」という選択肢は、どれも相手を思いやってのことであり、行動として正しいものです。

しかし、2番に関しては、自分の都合を相手に伝えてしまっている点が誤りです。本来は、まず相手にとって都合の良い時間をたずねなければなりません。

雨天時のマナー

無事にアポイントが取れ、訪問日がやってきました。Aさんは上司と一緒に訪問先の会社に向かいましたが、あいにくの雨が降っており、少し濡れてしまいました。雨天時にもマナーがあります。

雨天に遭遇したビジネスパーソン

設問

雨降りの日に取引先を訪問しました。不適切なものを、次から1つ選びなさい。

  1. 濡れたコートは玄関に入る前に滴を払って、そのまま訪問した。
  2. 濡れた靴は玄関に入る前に滴を払って、そのまま訪問した。
  3. 濡れた傘は滴を払い開かないように留めて、そのまま訪問した。
  4. 濡れたバッグは滴を払って、そのまま訪問した。

正解

1(濡れたコートは玄関に入る前に滴を払って、そのまま訪問した。)

解説

濡れた持ち物の滴を払うところまでは正解ですが、コートを着たまま建物内へ入るのは良くありません。靴などは脱げない場合もありますから、あらかじめタオルなどを準備し、水滴を拭えるようにしておきましょう。

初めて会社を訪問した時の行動

Aさんと上司は、濡れた持ち物などをしっかりと拭い、訪問先の会社に入る準備ができました。いよいよ会社の中に入り、受付に行きます。

設問

初めて会社を訪問した時の行動で間違っているものを、次の中から1つ選びなさい。

  1. 身だしなみを整え、5分くらい前に受付に立った
  2. 受付で、いきなり面会担当者の部署名、氏名と、約束があることを伝えた
  3. 応接室で椅子をすすめられなかったので、立ったまま担当者を待った
  4. 担当者が入室したので、すぐに名刺交換をした

正解

2(受付で、いきなり面会担当者の部署名、氏名と、約束があることを伝えた)

解説

こちらで誤っている内容は簡単なものです。2の「いきなり伝える」のではなく、まず最初に自分が所属する会社名と部署名、そして名前を名乗ることがマナーです。2以外の選択肢は全て正しいもであり、特に、1の「5分くらい前」は重要なポイントです。遅れるのは論外ですが、時間を大切にするビジネスにとって、早すぎても待ち時間が無駄となるからです。

社外から訪れた方への適切な対応

ここで、視点を変えてみます。Aさんが訪問した会社に勤めている会社のとある社員は、Aさんと上司が廊下を歩いているのを見て、社外の人間が訪問してきたことに気づきます。ここで、社員としてどのような行動が望ましいかが問われます。

会社の廊下

設問

廊下で人とあったら挨拶するのが常識です。特に社外の人から見ると、「社員の行動=会社のイメージ」です。廊下のルールで不適切なものを、次の中から1つ選びなさい。

  1. 社員は、常に廊下の端を歩くようにする。
  2. 1人で歩いているとき、前方から人が来たら道を譲る。
  3. 上司と連れ立って歩く時は、並んで歩く。前から来る人に道を譲る必要はない。
  4. お客様をお連れして歩く時は、前から上司が来ても道を譲らなくてもよい。

正解

3(上司と連れ立って歩く時は、並んで歩く。前から来る人に道を譲る必要はない。)

解説

こちらの選択肢で不適切なのは、「上司と並んで歩く」という部分です。一緒に歩く時は上司の少し後方が良いとされています。また、上司は避ける必要はなくても、自分は横に避け、すれ違う相手が通りやすいように配慮しましょう。

こちらもどうぞ『もしもし検定過去問:第十四問「来客対応のマナーについて」

社員の適切な行動によって、Aさんと上司も気分よく廊下を歩いていることでしょう。これ以外にも、エレベーターの乗り方や案内のする時、受付での声のかけ方など、勉強さえすれば即座に役立つ内容が出題されています。次回は『もしもし検定で出題されるビジネスマナーについて~商談編~』です。応接室の前からドアを開けて入り、商談をする際のマナーについて問われている過去問をご紹介します。

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