コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

レンタルオフィスのメリットとデメリット

 

起業をする際の一番のポイントが事務所をどうするかでしょう。賃貸オフィスを借りるとなると、それなりの費用がかかります。何もしなくてもかかってしまう毎月の固定費はできるだけ抑えたいものです。今回は起業時に費用を安く抑えてスタートができるレンタルオフィスについて紹介します。

レンタルオフィスの利用者

レンタルオフィスとは

賃貸オフィスと同じように事務所を借りるのですが、レンタルオフィスの場合は机や椅子などの家具やネット回線が最初から完備されています。さらにスペースも小さく借りることができますので、事務所を賃貸オフィスで借りるよりも低予算で借りることができるのがレンタルオフィスです。それに賃貸オフィスで小さな事務所を探してもなかなか見つかりません。

同じようなオフィスサービスでシェアオフィスというのもあります。こちらの場合は仕事をするスペースがあるのは同じですが、そのスペースを複数の人でシェアすることになります。

他にもバーチャルオフィスというオフィスサービスがありますが、バーチャルオフィスの場合は仮想事務所ですので、会社としての機能はあるものの仕事をするスペースがありません。

自宅をオフィスにするという選択肢もありますが、インターネットによる情報へのアクセスが一般的になった今の時代ではオススメできません。事務所コストの削減にはなりますが、個人情報が簡単に知られてしまいます。自宅の住所を名刺やホームページに載せるのは避けるべきです。

レンタルオフィスのメリット

立地条件が良い

一等地にオフィスを構えたいと思ってみても、起業したてのときに借りるのは大変です。その点、レンタルオフィスは一等地の便利な場所にあることが多いです。駅から近く、アクセスが良い場所にあることが多いです。レンタルオフィスなら一等地に格安でオフィスを借りることができます。名刺やホームページに一等地の住所を記載することができるようになりますので、ビジネスでの優位性も確保しやすいです。

立地条件の良いオフィス

初期費用の軽減

起業をする際、賃貸オフィスを借りるとなると結構な費用が必要です。契約時の敷金や礼金、保証金はもちろん、毎月の家賃、光熱費、固定電話、FAX回線、ネット回線、OA機器のリース代金、メンテナンス代、消耗品などの雑費、スタッフの人件費等が必要です。皆様が忘れがちですが賃貸オフィス退去時には原状回復費もかかります。

それに加え、オフィスを借りるとなると毎月かなりの固定費が必要です。また、賃貸オフィスの場合は契約から開業までに内装業者、ネット回線業者等との打ち合わせに時間を取られますし、すぐに仕事を始めることが難しいです。レンタルオフィスにすると、敷金、礼金、家賃の大幅な削減ができます。

レンタルオフィスによって多少の違いはありますが、光熱費、回線費用、メンテナンス費用、リース代金、雑費、人件費、原状回復費、これら全てが不要になる場合が多いです。基本的にレンタルオフィスには机や椅子などの家具、ネット回線が完備されていますので、入居してすぐに仕事ができます。オフィスを持つコストと時間を大幅に削減できます。

オフィススペースの拡大が可能

レンタルオフィスのスペースは、一人用から他人数用まで数多く用意されている場合が多いです。会社の事業が忙しくなればスペースも必要になってくるかもしれません。そんな場合でも、必要なオフィスの広さが合えば同じフロア内で大きくすることも可能です。大きなフロアに引っ越ししたのに住所等は変わらないで済むのですから、かなりのメリットです。

会議室が利用できる

会議室は何かと必要です。ほとんどのレンタルオフィスでは会議室のレンタルも行っています。レンタル料金に含まれている場合、オプション扱いになる場合などレンタルオフィスによっても変わってきます。会議室には必要な設備もそろっていることが多く、オプションであっても使うことのメリットが多いかと思います。会議室の設備や費用については、レンタルオフィスを契約する際に確認しておくべきです。

オプションが豊富にある

机や電話、ネット回線はもちろん仕事に必要な設備ですが、仕事をする上では他にもあったら便利なものや、無いと困る設備もあります。例えばコピー機の使用や電話の転送、郵便や宅配便の手配などです。でも、ほとんど使わないから必要ないという方もいるでしょう。

レンタルオフィスでは最低限必要な設備以外はオプションサービスになっていることが多いです。必要なサービスを必要な分だけ使えるなら、こんなに便利なことはありません。オプションについてもレンタルオフィスによって変わってきますので、契約する際には確認が必要です。

他業種の人と交流することもできる

レンタルオフィスでは、たくさんの人と出会うことができます。共用のカフェやスペースもありますので、他業種の人と情報交換することが可能です。定期的に交流会を開いているレンタルオフィスもあります。頑張っている人を見て刺激を受けることもあれば、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性もゼロではないでしょう。

レンタルオフィスのデメリット

プライバシー問題

基本的にレンタルオフィスでは隣の人の話や電話が聞こえてきます。もちろんこちらの内容も聞こえているでしょう。これは同じフロアでたくさんの人が仕事をするスペースでは仕方のないことです。どうしても気になる場合は、少し費用が高くなりますが完全個室型のレンタルオフィスを借りるしかありません。また、個人情報の管理には特に気を付ける必要があるでしょう。

自分の好きなように変更できない

レンタルオフィスでは改装することができません。最初に設備として付いている机や椅子も基本的には変更することができません。スペースも限られていますので、多くの在庫や資料を置く必要があるビジネスには向いていません。

オプションサービス

レンタルオフィスでは必要最低限な設備以外はオプションになっていることが多いため、別途料金が発生します。最初からセットになっていれば問題ありませんが、このオプションを付けすぎると、場所によっては賃貸オフィスを借りる方が安い場合もあるでしょう。オプションサービスは必要なサービスを見極めて使うべきです。オプションサービスもレンタルオフィスによって様々です。頻繁に使うサービスは無料で使えるレンタルオフィスを探してみることも大切です。

今回はレンタルオフィスについて紹介しました。メリットがたくさんありますが、業種によってはレンタルオフィスが合わない場合もあるでしょう。起業する事業によって最適なオフィスサービスを選ぶことが大切です。初期費用や固定費が抑えられるレンタルオフィスは使い方次第でとても便利です。起業の際にはレンタルオフィスの利用も検討してみるべきです。

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