コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ビジネスメールの基本

 

コミュニケーションをとる手段として手軽で簡単なメールはとても便利です。メールが無かった時代が考えられないくらいです。ビジネスシーンでもお礼状や送付文で対応していたものです。

ただ、今はメールという便利な手段ができましたので、これを活用しない手はないでしょう。もちろん、ビジネスシーンで使うビジネスメールには、手紙やFAXとは違った独特なマナーやルールがあります。今回はビジネスメールの基本的なマナーや書き方を紹介します。

メールを送受信するPC

ビジネスでメールを使うことのメリットとデメリット

メリット

  • タイムラグがなくダイレクトに届く
  • 相手の時間を使わずに済みますし、自分のタイミングで送れる
  • 添付ファイルを送ることができる
  • 後から見直すことができる
  • 残るので言った、言わない等のトラブル防止になる

デメリット

  • 相手がいつメールを確認してくれるか分からない
  • メールが届いていないときがある
  • 文章では伝わりにくいときがある
  • 通信環境がないと送れない

メールはとても便利ですが万能ではありません。電話で直接伝えないと伝わらないこともあります。メールは相手の時間を取りませんが、電話は相手の時間を取ってしまいます。電話もメールもとても便利な手段です。ビジネスシーンでは、どちらの方法が適切なのか判断して最適な方を利用するべきです。

ビジネスメールの書き方

宛先(To)にアドレスを入力

もちろんですが、正確に入力しましょう。1文字でも間違えていると誤送信されてしまいます。誤送信は個人情報の漏洩につながることもあり、ビジネスメールではやってはいけないことです。他の機能としてCCやBCCがありますので紹介します。

CC(カーボンコピー)

情報共有をするため、もしくは念のため、本来の送信先ではないが送っておきたいときに使います。メールアドレスも全て公開で全員が見られる状態になりますので注意が必要です。

BCC(ブラインドカーボンコピー)

こちらの場合は宛先やCCの人に知られずに送ることができます。誰に送ったか知られたくない場合はこちらを使いましょう。

件名

実はとても重要なのが件名です。短く端的にメールの内容が分かりやすいように作成しましょう。1日に100件近いメールを処理している人もいますので、しっかり読んでもらえるような、分かりやすい件名を作成しましょう。

本文の書き方

宛名

本文の1行目に書きます。まず、会社名と部署名を書いてから相手の氏名を書きます。複数人いる場合は役職順に並べて書きましょう。注意点は

  • 会社名を略さないこと。
  • 名前はフルネームが望ましい。
  • 様を忘れないこと。
  • 御中と様は併用しないこと。

挨拶

一般的には
「お世話になっております。○○株式会社の△△です」

丁寧な挨拶は
「いつも大変お世話になっております。○○株式会社の△△でございます」

初めての方には
「初めてメールさせていただきます。○○株式会社の△△と申します」

社内では
「お疲れ様です。△△です」

上記のような挨拶を入れるようにしましょう。

名乗り

自分の名前を書きます。会社に所属しているなら社名と部署も書きましょう。後で紹介しますが、署名があるから名乗りは不要ということではなく、署名はあってもなくても名乗りは必要です。メールをスムーズに読んでもらうためにも大切なことで、あなたが送信した相手はPCでメールを読んでいるとは限りません。スマホで見ている場合もあります。その場合は表示がPCのようにならないかもしれません。そうなると、誰から送信されてきたのかを確認するために最後までスクロールしなければなりません。そうならないように名乗りは必要です。電話でも名乗るのですから、メールでも名乗りましょう。

用件

何の用件なのか、簡潔、明瞭に書きましょう。だらだら長い文章は読んでいてつらいものがあります。それがビジネスメールならなおさらです。簡潔、明瞭にするのが苦手だという方は、結論から先に書くようにすればいいです。箇条書きに出来るものは箇条書きにして、まわりくどい表現や曖昧な文章は避けましょう。あとは、適度な改行が必要です。

ビジネスメールの文章は、スクロールせずに読めるのがベストです。もし、長文をメールする場合は冒頭に
「長文になり大変恐縮ですが、ご確認をお願いいたします」
などの断りを入れましょう。

最後に結ぶ

代表的なものは
「よろしくお願いいたします」や「今後ともよろしくお願いいたします」

確認や検討を依頼する場合は
「ご確認よろしくお願いいたします」や「ご検討の程、よろしくお願いいたします」

返信を要求する場合は
「ご連絡いただけますと幸いです」や「ご連絡いただきますようお願い申し上げます」

署名

メールを受信した相手にとって重要な情報になりますので必ず添えましょう。会社名、部署名、氏名、郵便番号、住所、電話、FAX、URL、携帯電話を情報として書きましょう。尚、署名は一般的に罫線で飾りますが派手になりすぎないように気を付けましょう。営業時間や定休日、セミナー案内や新商品のお知らせを入れることもできます。

ビジネスメールの注意点

基本的にはひとつのメールにひとつの用件

短い文で伝えられる用件であれば、ふたつ入っても問題ありませんが、ビジネスメールでは基本的に用件はひとつにするべきです。なぜなら、用件が分かりにくくなるからです。
また、メールに何個も用件があると忘れてしまうことがあるからです。ビジネスシーンでは支障が出ることがありますので注意が必要です。

また、他にも用件を送っている場合などには文末に「別件で○○についてもメールさせていただきました」と付け加えておくとスマートです。

返信は全員へ

基本的には全員に返信しましょう。返信の際、CCに入っている人で、明らかに不要な情報だと思う場合には外しておくのも配慮かと思います。返信が何度も続くと、「Re:」が沢山ついてきて読みづらくなることがありますので、ある程度長くなれば消してから返信するようにしましょう。

転送のルール

なぜ転送したのかを書いて転送するようにしましょう。ただし、内容は書きかえないで転送するのがマナーです。

機種依存文字や絵文字

ビジネスメールでは機種依存文字や絵文字は使わないようにしましょう。囲み数字やカッコつきの囲み文字、半角カナは文字化けの可能性がありますので使用しないこと。絵文字もビジネスメールでは使ってはいけません。

誤字、脱字、誤変換に注意

送信ボタンを押す前に必ず読み直しましょう。送信してしまってからでは遅いです。ビジネスメールでの誤字、脱字、誤変換は非常に危険です。誤変換でどんでもない文章になっていることもありますので、必ず最終チェックをしてから送信しましょう。

テキスト形式で送る

メールにはテキスト形式とHTML形式があります。HTML形式は正しく表示できない端末があるばかりか、相手がウィルス感染の危険性を疑ってしまうことがあるので、テキスト形式で送るようにしましょう。

今回はビジネスメールの基本について紹介しました。ビジネスメールはとても便利です。業務効率の向上にもつながりますし、記録としても残りますので後日再確認することもできます。ビジネスメールのマナーとルールを守れば、仕事を円滑に進めることができます。うまく活用しましょう。

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