コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

バーチャルオフィスのメリットとデメリット

 

バーチャルオフィスという名前は聞いたことあるけどよく分からないという方もいるかと思います。オフィスサービスにはレンタルオフィスやシェアオフィスもあります。内容が分からなければ、起業する際にどのオフィスサービスを利用するのがいいのか判断できません。
バーチャルオフィスを使う方が良いのか?
別のオフィスサービスにした方が良いのか?
今回は、バーチャルオフィスとは何か?また、バーチャルオフィスのメリットとデメリットについて紹介します。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは

仕事をするスペースは必要ないが、住所や電話、FAXなど会社としての機能が欲しいという方にうってつけのサービスがバーチャルオフィスです。仮想事務所のことですが、新会社設立やフリーランスの方、副業を始める方にとってはスピーディーに起業ができます。

バーチャルオフィスを利用することによって、賃貸オフィスを借りる費用も大幅に削減できます。ただ、バーチャルオフィスで利用できるサービスは運営会社によって変わってきますので注意が必要です。

バーチャルオフィスのメリット

敷金や礼金、保証金などの費用が必要ない

起業をする際、賃貸オフィスを借りるとなると結構な費用が必要です。契約時の敷金や礼金、保証金はもちろん、毎月の家賃、光熱費、固定電話、FAX回線、ネット回線、OA機器のリース代金、メンテナンス代、消耗品などの雑費、スタッフの人件費等が必要です。

皆様は忘れがちですが賃貸オフィス退去時には原状回復費もかかります。それに、オフィスを借りるとなると毎月かなりの固定費が必要です。その点、バーチャルオフィスにすると、敷金、礼金、家賃、光熱費、回線費用、メンテナンス費用、リース代金、雑費、人件費、原状回復費、これら全てが不要です。少額の入会金と毎月のレンタル費用のみで起業できますので、オフィスを持つコストを大幅に削減できます。

一等地の住所を利用することができる

バーチャルオフィスは都市の中心地に多い傾向がありますので、起業したばかりで金銭的に厳しい時期でも一等地の住所を利用することができます。名刺やホームページに一等地の住所を記載することができるようになりますので、ビジネスでの優位性も確保しやすいです。

自宅以外の住所に登記することができる

自宅とオフィスを兼ねるとコスト削減にもなり非常に良いように思われますが、ネットが一般的になった今の時代は違います。簡単に個人情報が知られてしまうので自宅の住所を名刺やホームページに載せるのは避けるべきです。持ち家の場合なら今後引っ越すことも少ないでしょうから、自宅の住所を公開するのはとても危険です。自宅に営業が訪ねてくることもあります。

自宅住所を公開する危険性

ネット検索で自宅の外観や場所まで特定されてしまいますし、ネットに書き込みをされてしまう危険もあります。賃貸マンションの場合だとオーナーの意向で事業利用できない場合がありますのでこちらも注意が必要です。これがバーチャルオフィスなら自宅の住所が知られてしまう心配もありません。

バーチャルオフィスのデメリット

法人銀行口座の審査が厳しい

バーチャルオフィスを利用した犯罪が多発した影響もあってか、法人銀行口座開設の審査が厳しいです。ただ、バーチャルオフィスを使っているから、法人銀行口座が作れないということではありません

銀行は住所で審査するのではなく、代表者個人が信用できるかを総合的に判断して審査をしますので、代表者個人が銀行から信用されることが一番大切です。しっかりと事業を行っていくという姿勢を見せるためにも、事業内容の整理のためにも、会社のホームページを作成しておくことも大切です。審査時に確認されることも多いようです。

現在はバーチャルオフィスもかなり認知されてきていますので、バーチャルオフィスを利用していることを隠さずに伝えれば良いと思います。バーチャルオフィスを利用しているからといってマイナスになることはないです。

住所が重複してしまう

ネットで検索すれば、同じ住所なのにたくさんの会社が出てきてしまうことがあります。でもこれは、バーチャルオフィスを利用する上で仕方のないことです。これを避けるには、賃貸オフィスを借りるしかありません。

高いコストを支払ってまで賃貸オフィスを借りるメリットがあるなら問題ありませんが、バーチャルオフィスを利用してコストを抑えたいのであれば避けて通れないデメリットになるでしょう。ただ、これをデメリットと捉えるかどうかは人それぞれです。削減したコストの金額をサービスに変えることができるならバーチャルオフィスを利用することはメリットになるでしょう。

住所が重複するから、バーチャルオフィスだから、信用が落ちるわけではありません。賃貸オフィスを借りているから、住所が重複しないから信用が付くわけでもありません。もちろん法律違反をしているわけでもありません。毎月きっちりと支払いをして、堅実な取引を続けていけば全く問題のないことです。

重複した住所

許認可が取れない業種もある

バーチャルオフィスの場合、業種によっては許認可が取れない場合もあります。バーチャルオフィスで起業する前に許認可が取れるかどうか確認しておく必要があります。確認しておかないと、せっかくバーチャルオフィスと契約したのに営業許可が下りず、事業が始められないという事態が発生してしまいます。

再度、事業拠点を探すとなると非常に大変ですので、そうならないようにしましょう。また、ネットショッピングでバーチャルオフィスを利用する場合も、事前に規約等を確認しておく必要があります。バーチャルオフィスの住所では利用禁止になっている場合が多いです。

誤解されやすい点

社会保険や雇用保険の加入もできる

バーチャルオフィスでは社会保険や雇用保険の加入ができないと誤解されている場合がありますが問題なく加入できます。今は法人、個人に関係なく従業員が一名でもいれば、社会保険加入、雇用保険加入が義務付けられています。逆にいえば、会社としてバーチャルオフィスなら社会保険や雇用保険に加入しなくてもいいのであれば、バーチャルオフィスを選ぶ会社が増えるのではないでしょうか?

パソコンひとつで仕事ができる時代になった今、バーチャルオフィスはとても便利ですし認知度も上がってきました。もちろんデメリットもありますが、メリットの方が多いように感じます。仕事用の住所が手軽なコストで利用することができるバーチャルオフィス。働き方改革が推進されている現代では、バーチャルオフィスがマイナスになる時代ではなくなりました。起業の際にはバーチャルオフィスの利用も検討してみましょう。

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