ビジネスチャットの目的と利点について

ビジネスチャットの主な目的は、メンバー間のスピーディーな情報交換です。利点としてはチャットメンバー間での情報共有が簡単な点です。

チャットの表現、砕けるのはどこまでOK？

更新日：2023.04.19スタッフブログ

業務連絡でも、メールより砕けた表現が可能といわれるチャット。手軽である反面、ビジネスチャットを職場で導入した場合、その特徴をよく理解しておかないと業務に支障をきたす可能性もあります。そこで今回は、業務用に使われるビジネスチャットの特徴や目的をご紹介するとともに、実際の利用場面で気を付けるべきマナーもご説明します。

1 適切なビジネスチャットの表現をご紹介

適切なビジネスチャットの表現をご紹介

お決まりの定型句なしで文をはじめてもOK

チャットは、利用するメンバーのグループ分けが可能です。仕事の用件であっても、特定のメンバー間で情報をやり取りする場合には定型句なしで問題ありません。

なぜビジネスチャットは簡略化が許されるのか？

現在、職場で使われるビジネスチャットはいろいろな種類が知られていますが、いずれもグループチャットを設定できます。会社の部署、進行中のプロジェクトなど、参加するメンバーを限定できるわけです。

基本的には特定のメンバーしか利用しないので、通常の業務用メールほど体裁を気にする必要がありません。そのためビジネスチャットでは、普段なら欠かせない「いつも、お世話になっております」といった定型句を省略しても、マナー違反にならないのです。

ビジネスチャットの目的と利点

そもそもビジネスチャットの主な目的は、メンバー間のスピーディーな情報交換です。文書作成に、あまり時間を費やしていられません。どんな用件か分かれば差し支えないので、結果的に文面は短くなる傾向がみられます。

投稿内容を閲覧する人にとっても、何が書いてあるか簡単に把握できます。冒頭の定型句から目を通し始めて、どこにお目当ての情報があるか探す手間はかかりません。大した面倒もなく、メンバー間での情報共有を図れます。

特定のメンバー同士が手軽に連絡を取れるという特徴から、新しいコミュニケーションツールとして業務用にチャットの導入を進めている企業は少なくありません。

「！」などもあり。ただタイミングや相手は重視しよう

業務用のチャットは、それほど多くの気遣いを求められませんが、それでも一定レベルのマナーを意識する必要があります。

「！」や「？」の適切な使い方は？

「！」や「？」は、ビジネスチャットの禁止表現というわけではありません。しかし、ビジネスの場である以上、安易な利用は避けるべきです。メッセージを投稿する時は、いつでもタイミングや相手を考慮しないといけません。

グループのメンバーが気心の知れた身内だけなら、これらの記号を使っても不快に思われないでしょう。それに対し、社外の人も含まれている場合、会社のイメージを左右する恐れもあるため使わないほうが無難といわれています。

そのほかの基本マナー

チャットといえども業務上のやり取りになるため、敬語を使った表現が基本です。どれほど親しい同僚でも、仕事の話で砕け過ぎると緊張感が損なわれるでしょう。状況にもよりますが、できれば顔文字の使用は控えるとよいかもしれません。

また確実な情報が求められている時に、あいまいな表現は禁物です。取引相手から打ち合わせ場所の周辺に駐車場があるか聞かれた際、「あると思います」と答えたら不評を買うでしょう。この場合は、正確な情報提供が望まれます。

ビジネスチャットも決して基本マナーと無縁ではなく、プライベートと同じ感覚ではトラブルを招くかもしれません。職場で利用する場合には社会人としての節度を忘れず、ビジネスパーソンに相応しい使い方を心がけましょう。

長くなりすぎないことも大切

ビジネスチャットは、定型句を重視しない手軽さが大きな特徴です。ただし、この利点を活かすためにはいくつかポイントがあります。

文章は長くしない

せっかく定型句を省いても、文章が長くなったら読み手の負担は軽くならないので効果は半減してしまいます。無闇に長いと何を伝えたい文章かはっきりせず、相手は大きなストレスを感じるでしょう。チャットの文章は、簡潔にまとめることが大切です。

複数の用件がある時は、ひとつの投稿に詰め込まなくても差し支えありません。1投稿につき1用件を割り振り、別々に送信しても大丈夫です。そこまでの情報量でなければ、箇条書きにするという方法もあります。

情報は取捨選択

文章を読みやすくするためには、情報の取捨選択が不可欠です。文書作成に手間がかからなくても、必要性を考えず何でも投稿していたらほかのメンバーは確認作業に余計な時間を取られます。

同じ部署やプロジェクトに所属していても、メンバー全員があらゆる情報を共有する必要はありません。業務でグループチャットを使用する場合には、この点にも十分に注意しておかないと本来の目的であるスピーディーな情報交換は望めないでしょう。

ビジネスチャットの利点は、使い方を間違えると欠点に変わります。チャットならではの利便性は、いつでも十分に発揮されるとは限らないわけです。会社で導入する際には、どうすれば最大限に有効活用できるか事前に検討しておいてもよいかもしれません。

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