コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

できる秘書は持っている!おすすめアイテムの紹介

 

上司をサポートする秘書が持つアイテムとは?

仕事ができる秘書は、自分たちの業務をしやすくするための必須アイテムを常備しています。そのアイテムは、そのまま上司の仕事をサポートするツールとしても役立てられるのです。今回は、秘書業務を円滑に進めてくれる5つのアイテムをご紹介します。

手鏡

上司のスケジュール管理や電話応対、オフィス作業など、秘書の抱える業務量は多く、毎日忙しい1日を送っています。そのため、業務中にゆっくりと身だしなみを整えている余裕もありません。

すばやく取り出せる手鏡

しかし、秘書の身だしなみが崩れていては、顧客に与える印象も悪くなり、それはそのまま上司・会社の評価となります。つまり、「忙しいからメイクや服装なんか気にしていられない」などとはいっていられないのです。

そこで秘書が携帯しておきたいのが、手鏡です。コンパクトな手鏡であればポケットなどにしまっておくことが可能。始業前、ランチの後、またはお客様をお出迎えする時など、ちょっとした合間に取り出せるので、髪が乱れていないか、口紅は取れていないかという具合に、細かく確認できます。

また、上司がネクタイの位置を気にしている時は、すばやく手鏡を取り出して身だしなみチェックをサポートできます。秘書の手鏡は、上司のピンチを救うアイテムにもなるのです。

小銭

秘書が小銭を常備していると、上司にとても喜ばれます。上司のおつかいで立て替え精算をしたり、食事会や会費制のパーティーでお会計をまとめたりと、秘書が仕事の中でお金と関わる機会は少なくありません。小銭を余分に持っておくことで、会計がスムーズにはかどります

秘書が常備している小銭

特に食事会やパーティーでよく目にするのが、参加者が小銭を持っておらず誰もがお釣りを求めるといった光景です。お釣りが出せなくて会計が滞ると、お店にも迷惑がかかってしまうでしょう。そんな場面でも、小銭を多く持っていればスムーズに会計をまとめることができますし、お釣りを求める参加者からは好印象を与えられます。上司からは、“デキる秘書”として頼もしく思われること間違いありません。

食事会や懇親会などに顔を出す機会も多い秘書ならば、小銭は所持しておくほうが無難。それをきちんとわきまえているのが、プロフェッショナルな秘書なのです。

手帳

近年、スマートフォンアプリなどスケジュール管理ができるツールが増えてきました。デジタルツールのメリットは、持ち運びが楽であったり知らせてくれるアラート機能があったり、さまざまです。しかし、秘書であれば、昔ながらのシステム手帳を使用するほうが、スムーズに業務を進められます。

メモをとるための手帳

なぜなら、打ち合わせや会議中など、シチュエーションに関係なくすぐメモを取ることができるからです。また、忘れてしまいそうなことをメモしたい時にも、このアイテムは武器となります。その情報が欲しくなった時は、パッと開いて確認するだけ。アナログながら大いに活躍してくれる仕事道具です。

たくさんある手帳の中でも、秘書におすすめなのが、バーチカル手帳です。持ち運びも楽なA6サイズで、1週間分が見開きになっているため、とてもみやすいのがメリット。カバーなどは、付箋や名刺などを収納できる多機能手帳がベストです。会合などで複数人から名刺をわたされても、手軽に収容できて、管理にも困りません。

時刻表

時刻表も、近年は乗り換えを調べることができるスマホアプリが出てきて、多くのビジネスパーソンの間で活用されています。しかし、仕事のできる秘書ほど、アプリに加えて紙の時刻表も携帯する傾向があります。なぜなら、紙の時刻表は一覧性にすぐれているからです。

時刻表による時短

スピーディーな仕事が求められる秘書だけに、ひとつ一つの作業にも“時短”が重要となります。スムーズかつ的確に電車の時間情報を提示したい時は、アナログな紙の時刻表が効果を発揮します。

必要な時刻表は、鉄道会社のものだけとは限りません。飛行機やバスの時刻表もあったほうが便利で、急いでいる時ほどそのアイテムが重宝されます。さらに、車での移動を考えてタクシーカードもあると便利。タクシーは、つかまる様で意外とつかまらない乗り物です。いくら待ってもタクシーが通らない時、タクシーカードがあると上司から大いに喜ばれるでしょう。

胃腸薬

組織のトップは激務が常で、何かと体調を壊しやすいもの。ビジネス絡みで取引先と食事する機会も多い企業の社長にとって、胃腸薬は必須ともいえるアイテム。つまり、社長を補佐する秘書にとっても胃腸薬は常備品なのです。

常備された胃腸薬

胃腸薬にもさまざまなタイプがあり、どれが体質に合うかを見極めることも大切。上司の体質に合うものを厳選するのも、秘書の仕事です。また、人によっては粉薬が苦手な方もいます。その辺りの好みの部分にも配慮が必要でしょう。できる秘書は、「私たちの仕事は、上司が常に万全のコンディションで仕事ができる様にすること」という意識があるからこそ、きめ細やかなサポートが可能なのです。

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