コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

これで内定辞退も問題なし!断り方のポイント

 

内定を辞退するときのマナーをご紹介

就職活動でつらく感じる日々が続いても、内定をもらえれば苦労は報われます。ただし、入社できるのはひとつの会社のみ。内定を辞退しなければならない状況もあるでしょう。どうやって断るか悩む人も少なくないはず。そこで今回は、せっかく頂いた内定を円滑に辞退するための、適切な断り方をご説明します。

内定辞退を考える人

辞退の意志は、電話で伝えること

内定辞退の連絡方法は手紙やメールなどの方法も考えられますが、基本的には電話が最適です。

主な理由のひとつが、電話連絡の確実性。電話では担当者に直接伝えることになるため、メールの様に「読んでもらえたか分からない」という事態を招きません。正しく内定辞退の意思を聞いてもらえたと、確信が持てます。

また、感情を込めやすいという利点もあります。「内定を頂戴して大変感謝しておりますが、期待に応えられません」という複雑な気持ちを、文字だけで表現するとなれば、ある程度の技巧が必要です。それが会話なら、語調や声の抑揚を使うことで誠意を示しやすくなります。もし相手側が不快に思った時には即時対応も可能であり、後々にトラブルを招く心配もありません。

内定を受けるか態度がはっきりしないと会社側に迷惑をかけるため、意思表示は確実性が求められます。また、入社しなくても不必要に波風を立てると今後のビジネス活動に影響する恐れも。そのため、できるだけ穏便に済ませたほうが賢明です。マナーの観点からも、内定辞退の連絡は電話が適切といえるでしょう。

電話する前に、文章を練ろう

内定を辞退する時は、できるだけ早い連絡が望まれます。会社側は、新たに入社する人数が分からないと、受け入れる準備を予定通りにはじめられないためです。

しかし、何と説明するか決めておかないと、きちんと意思が伝わらないかもしれません。曖昧な態度からの誤解は好ましくなく、スムーズに話を進めるためには前もって話す内容を考えておく必要があります。せっかく頂戴した内定を断るわけであり、失礼のない文章を心がけて下さい。

基本的なポイントは、以下のとおりです。

  1. 最初に、自分の名前や所属大学を表明
  2. 内定辞退の意思を伝える相手は、採用担当者
  3. いきなり本題に入らず、話している時間があるか必ず確認
  4. 「内定への感謝」「辞退の意思」「謝罪の気持ち」を率直に伝達
  5. なぜ辞退するか聞かれた場合、理由を説明
  6. 一通り話が済んだら、最後も謝罪の言葉を忘れない

会話中に担当者が引き止めてくる可能性もありますが、態度を保留するとトラブルにつながります。内定を辞退すると決めたら、気持ちを固めて連絡しましょう。

理由は、無理をしていう必要ないが、聞かれたら答えよう

内定を辞退する理由は、自分から説明しなくても問題ありません。しかし担当者に確認されたら、きちんと回答します。

適切な回答方法には、いくつかパターンがあります。

職種や業種を理由にする場合

複数の会社から内定をもらっても、職種や業種まで同じとは限りません。そんな時は、別の会社から希望順位の高い職種などで内定があったと告げれば、説得力が増します。相手の感情を害することなく、納得してもらえるでしょう。

適性を理由にする場合

辞退する会社が、第一希望の就職先の大切な取引相手の可能性もあり、その場合は特に注意が必要です。「あまり希望しない職種」とストレートに説明するのはよくありません。「自分の能力を試してみたいと思える会社に出会った」など、適性を理由に断る方法がよいでしょう。

理由説明では、間違っても内定を出してくれた会社のプライドを傷つけてはいけません。たとえ本心であっても正直に告白する必要はないので、オブラートに包んで角が立たない断り方を心がけましょう。

改めて手紙でおわびを

ビジネスシーンでは、直接謝罪し落ち着いた後「改めて手紙でわびる」という手順がもっとも誠実な謝罪方法といわれています。電話で明確に意思表示すれば内定辞退は確定しますが、それだけでは物足りないと感じたら手紙も送りましょう。

内定辞退の手紙を書く人

手紙を書く際にもマナーがあり、特に以下の項目は気をつけたいポイントです。

  • 文章は必ず手書き(一般的に手書きの文字は、印字より誠意を感じてもらえます)
  • 文章の方向は縦書き(通常、横書きは親しい人に対する書き方です)
  • 修正液は使わない(気持ちを込めて、ゆっくり丁寧に書きましょう)
  • 使用する便箋は白地(あくまでビジネスの一環と考え、柄物などは避けます)

場合によっては、手紙でのおわびが必要になることもあります。これまで出身校から多くの卒業生を採用してもらっている会社であれば、内定辞退により関係が悪化するリスクも皆無ではありません。後輩のためにも、最大限の誠意を示しておいたほうが無難です。

内定辞退は心苦しいものですが、あまり連絡を先送りするわけにはいきません。手紙も用意する際には、きちんと準備を整えて慌てることなく作業に取り組んで下さい。

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