コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ビジネスフォンはリースがいい?メリットとデメリット

 

ビジネスフォンの機能とリースの特徴とは

一般家庭の電話機と異なり、多彩な機能を内蔵するビジネスフォン。とても魅力的な一面を持っていますが、デメリットがないわけではありません。機材は決して安価ではなく、リース契約もメリットとデメリットの両面があります。快適に利用するためには、導入方法についてきちんと検討しておく必要があるでしょう。そこで今回は、ビジネスフォン導入とリース契約にまつわるメリット・デメリットをご説明します。

ビジネスフォンを導入するオフィス

ビジネスフォンを導入するメリット

ビジネスフォンは、一般的な電話機と違いオフィスでの使い勝手を考えた多くの機能が備わっています。職場に導入すれば、仕事の効率化に貢献できるでしょう。

ビジネスフォンを通常の家庭用電話機と区別する大きな特徴のひとつが、複数回線につながるという機能です。電話番号が同じであっても、契約した回線の数だけ同時に対応できます。お客様や取引先の企業など複数の相手から着信があっても、通話中などで待たせる心配がありません。家庭用電話機の場合、こんな場面に対処するためには電話機ごとに別々の回線契約と電話番号の取得が必要です。その分だけ、必要経費は高くなるでしょう。

内線通話機能も、ビジネスフォンの重要な要素です。オフィスが広くなれば、席の離れた社員同士による直接の会話は難しくなります。用事があるたびに席を立っていたら、作業効率は上がりません。ビジネスフォンは家庭用電話機と違い内線により通話できるため、席を移動する面倒から解放されるわけです。

またビジネスフォンは、保留転送機能も持っています。会社には、いろいろな用件で電話がかかってきます。着信番号が通知され誰からの電話か分かったとしても、担当者が受けられるとは限りません。すぐに受話器を取れる人が対応すれば、その後取り次ぐ必要があります。担当者が別の部署に行っている時は、そこに転送すれば迅速に対応できるわけです。

内線通話機能があるビジネスフォン

いずれも、いろいろな方から絶えず電話がかかってくる会社にとってメリットのある機能といえます。予算をかけず多くのビジネスチャンスを獲得するためにも、導入を検討する価値はあるでしょう。

ビジネスフォン導入にともなうデメリット

ビジネスフォンが各種の機能を発揮するためには、主装置と専用電話機が不可欠です。電話機本体を回線につなぐだけでは使えない点は、ビジネスフォン特有のデメリットに数えられています。

主装置とは、外線と内線あるいは内線間をつなぐとともに各回線の切り替えを行う交換機です。まず、会社の代表番号などが外線として主装置に接続され、そこから各部署の専用電話機へ内線番号が割り振られる仕組みになっています。そのためビジネスフォンでは、「主装置と専用電話機」という組み合わせが必要です。

主装置の設置には、設置工事や維持・管理にからむ問題もともないます。システムの導入時やオフィスの移転時には工事が必要になりますが、それなりに時間がかかり費用も発生します。それに加え、機器の故障を防ぐための定期メンテナンスも不可欠です。

工事が行われる電話回線

また、機能がどれほど充実していても、使いこなせないと意味がありません。大切なお客様から連絡があった時、保留にするつもりが操作を間違えて電話を切ってしまったら会社のイメージが悪くなる恐れがあります。職場では誰が電話対応することになるか分からないので、機械が苦手な方も含めて社内スタッフ全員が一通りの操作方法を覚えておかなければならないでしょう

ビジネスフォンは多くの機能に恵まれていますが、コスト面などの負担も小さいとはいえません。導入する際は、予算や工事日程などを考慮しながら、契約する回線数や専用電話機の台数を決める必要があるでしょう。

リース契約のメリット・デメリットとアフターサービス

ビジネスフォンの導入方法は、販売されている商品を購入するだけでなく、レンタル業者などからリース契約するという選択肢もあります。

リース契約がもたらすメリットのひとつは、初期費用の節約です。ビジネスフォンの機器類一式をそろえるとなると、それなりに費用がかかります。買い取る場合、基本的には一括払いになるため資金繰りが厳しくなるかもしれません。それに対しリース契約であれば月々のリース料金を用意するだけで済むので、導入時の出費が抑えられるわけです。同時に、リース料金は経費として計上できる利点もあります。

ただし、リース料金には本体価格だけでなく保険料や手数料も含まれ、購入金額より割高になるケースが少なくありません。ビジネスフォンのリース契約はファイナンス契約(金融取引)に該当するため、中途解約は不可です。キャッチセールスなどと異なり、クーリングオフは適用されません。諸事情により中途解約を避けられない時は、違約金が発生します。また会社の資産ではないので、契約が終了したら返却しなければなりません。

なお、アフターサービスは業者によって多種多様ですが、一般的に機器類のメーカー保障期間は一年間、配線工事に関わるトラブルは約6カ月といわれています。保障期間が過ぎた場合、修理費用は実費負担です。

ビジネスフォンのリースは、検討課題が少なくないため、契約するかどうかはじっくり考えてから判断することをおすすめします。

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