コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

仕事がはかどる手帳の使い方をご紹介

 

手帳の活用で成果を上げましょう

ビジネスパーソンにとって、スケジュールなどを書き込む手帳は必須アイテムです。しかし、手帳の機能を十分に発揮できているでしょうか?仕事の効率化や業績向上につなげるためには、その使い方が大切です。そこで今回は、仕事をてきぱきと進めたい時などに役立つ、さまざまな手帳の活用法をご紹介します。

ビジネスパーソンが持つ手帳

月ごとのテーマやその日の反省、改善できたことを書き込む

まず実践したい使い方が、「月ごとのテーマ」「その日の反省」そして「改善できたことを書き込む」という方法です。

毎日、何となく手を動かすより目標を定めておいたほうがスピーディに仕事を進められるでしょう。しかし会社の業務は、一朝一夕で片付けられる作業ばかりではありません。きちんと処理していくためには、ある程度の時間が必要です。短期間で多くを成し遂げようと考えると、それだけ実現は難しくなり挫折する危険性は増えてしまいます。そのため、1日や1週間でなく少し余裕のある1カ月単位でテーマを設定すると目標を達成しやすくなるわけです。

同時に、日々の反省点を把握することも忘れてはいけません。なぜ、予定していたほど作業が進まなかったか原因を探求しておくと、翌日には同じミスを避けようと意識できるためです。より時間のかからない手順を考えながら業務に臨めば、同じ作業を繰り返しても前日より効率的に処理できるでしょう。それに対し、改善点が分からないまま気持ちばかり焦ると、作業が雑になり結果的にやり直すなど余計に時間がかかるかもしれません。

反省する一報で、プラス評価も大切です。明日への励みにするためにも、よくなった部分も自分なりにみつけて成長のしるしとして下さい。改善点は手帳に書き込むだけでも楽しくなると思いますが、どこがよかったか理解すると次の仕事にも活かしやすくなります。改善点を積み重ねていくことで、成長の実感が持てるでしょう。

手帳の活用で上がる成果

個人とチームの月間目標を書き込み、成果に結びつける

一般的に、会社の仕事はチームを組んで進める場合が少なくありません。そのため、月間目標は個人レベルだけでなく、チームとしても決めておくと各スタッフが同じ方向を向いて作業に臨めます。

個人レベルでは、まずチーム内において自分が劣っているスキルなどを明確にします。いくつか欠点があれば、ひとつ一つ確実に解決するための工程表を作りましょう。

最初に月間目標として、どこまでスキルを上達させるかゴール地点を設定します。そこから逆算すれば、1日あたりに習得しておきたいスキルの数が計算できます。無理は禁物ですので、あまり欲張らず1~2個にとどめておくとよいでしょう。何から覚える必要があるか優先順位も考えると、より重要なノウハウから身に付くので成果も出しやすくなるかもしれません。

チームの目標としては、通常、業務全体の進行状況などが挙げられます。こちらも、1カ月の間にどれくらい仕事を終わらせるか確定すれば、1日で済ませたい作業量も明確になります。誰かが手間取った時、周りがフォローしないと目標達成は困難です。各スタッフが、自分は少しでも早く担当した業務を済ませ、遅れている人に手を貸そうと考えるでしょう。個々の作業スピードが上昇するとともに、誰かが取り残される事態も起きにくくなります。この状況が継続されれば業務全体の効率が上がるので、業績の向上も見込めるわけです。

会社の仕事は、ひとりの能力で大きな成果を望めるものではないといわれています。各自がスキルアップしながら協力体制を築くためには、個人とチームの目標はどちらも不可欠な要素です。

複数のペン、付箋を使う

手帳に何を書き込むかだけでなく、使用する筆記道具にも目を向けると作業の効率アップに役立ちます。

おすすめテクニックのひとつが、複数のペンによる色分けです。手帳には仕事以外の用事も書き込むことが多々あるため、黒一色しか使わないと区別が難しくなります。重要事項や急ぎの案件は「赤」で記入すると目に入りやすいので、たくさん用事が押し込まれても見落とす危険を減らせます。趣味や旅行の予定であれば一番お気に入りの色を選ぶと手帳を開く楽しみが増え、仕事の励みになり作業もはかどるでしょう。

多色のペンと付箋

たくさんの色をそろえると手帳の中身もカラフルに彩られますが、持ち運びが大変なら基本の黒ペンと好きな色をセットできる多色ペンを使い分ける方法もあります。

また、付箋を使う方法も有効です。付箋の色別に行うことや日程を書き込めば、情報のグルーピングができてスケジュール管理も容易となるでしょう。手帳に直接書き込むより視認性が高く、用件が終われば簡単に剥がせるなど、使い勝手にもすぐれています。最初は付箋でいっぱいだった手帳も、仕事が済んでスリムになった状態をみれば、達成感や充実感を得られるでしょう。

急用を忘れがちだったり、仕事も捗らず悩んだりする場合は、これらの方法をぜひ取り入れてみて下さい。

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