コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

電話でアルバイトに応募する時のマナーについて

 

初めての電話でもこれで大丈夫!

これからアルバイトを始めよう。そうお考えの方は多いでしょう。でも、求人の受け付けが電話のみといった場合、電話に慣れていない方は不安に感じると思います。今回は、電話で求人に応募する際の、マナーやポイントについて解説します。

アルバイトの電話受付を行う女性

電話をかける前の準備

まずは、募集している条件を改めてチェックし、すぐに返答できるように準備しましょう。特に飲食店や小売店では、シフト制を採用しているところが多く、働きたい時間帯や曜日、日数などを必ず確認されます。自分の予定と照らし合わせて、明確にしておきます。面接日時についても同様です。通える範囲の場所が複数ある場合、どこで働くかも決めておき、電話中に悩むことのないようにします。

メモの準備も必要です。せっかく決めたことや聞いたことを忘れてしまっては、全く意味がありません。メモ帳などは実際に働き始めてから購入しても遅くはありませんが、メモをとる機会は多くなると思いますので、その練習だと思って用意をしてください。

そして、求人の内容について、わからないことがあればまとめて箇条書きにしておき、たずねるようにしましょう。交通費は出るのか勤務時の服装(特に髪の色)はどういった決まりがあるか、といった点は重要です。

相手の方は、忙しい業務の中で対応をしてくれているかもしれません。どのような内容でも、手短に話せるようにしましょう。

電話をかける時間・場所

電話をかける時間帯について、配慮する必要があります。例えば飲食店なら、夜の18時以降や休日の正午などは、比較的混雑していることが予想できます。
実際に働いている人が電話の対応をしている場合、そのような中で電話をかけるのは、配慮が足りないといえます。また、深夜早朝なども適していません。担当者がいないばかりか、留守番電話や時間外アナウンスが流れたり、コール音が鳴ったまま、誰も電話に出ないかもしれません。
開店あるいは始業直後の電話も避けるべきです。開店後すぐに入ろうと待っていたお客様の接客をしていたり、比較的色々な問い合わせがある会社の場合は、電話が混雑するためです。

電話をかける場所についても気をつけなければいけません。スマートフォンから電話をかける方も多いと思いますが、騒がしい場所だと、こちらの声が相手に聞こえづらくなってしまいます。何度も聞き返すと時間の無駄になってしまいますので、静かな場所に移動しましょう。静かな部屋であっても、テレビや音楽などを流した状態は好ましくありません。

電話中は静かにする人

丁寧な電話の対応をしましょう

電話では表情や仕草が見えないため、声の調子言葉遣いに気をつける必要があります。できるだけ元気に話せるよう、事前に少し声を出しておきます。電話がつながったら、まずは「お忙しいところ恐れ入ります」と言い、アルバイトを応募した旨を伝え、名前を名乗ります。

相手が「面接当日はよろしくお願いします」と言えば「こちらこそよろしくお願いします」といった具合に、丁寧に返すのがマナーです。

電話を切る時には「それでは、失礼します」と言って切ります。固定電話などからかけた場合は、いきなり受話器を置くのではなく、ボタンを押して通話が切れたことを確認してから受話器を置きます。電話を切るタイミングは、相手が切るまで待つ、かけたほうが先に切るなど、様々な意見やマナーがありますが、会話が終われば、タイミングを見計らって自分から電話を切ってもかまいません。

電話の相手は面接官とは限らない

面接あるいは採用を担当している方が電話に出るとは限りませんし、代表電話の場合は、様々な人からの電話がかかってきます。もしかすると、自分が働いている場所で求人を出している、ということを知らない方がいるかもしれません。まずは「アルバイトの応募をさせていただきました」としっかり伝えることが必要です。その後「採用担当の方はいらっしゃいますか?」と言い、電話をつないでもらいます。
スムーズにつないでもらえると良いですが、担当者が不在の場合は、折り返しとなる場合も多く、向こうから電話がかかってくるかもしれません。その場合のために、余裕をもって電話を受けることができる時間を考えておきましょう。

遠慮なくもう一度聞く

相手の声がどうしても聞き取ることができなかった場合、遠慮なく「すみませんが、お電話が遠かったので、もう一度お願いできますか?」と言うようにしましょう。採用担当者の場合、電話をする機会が多いはずなので、聞き返されることは頻繁にあるはずです。電話に慣れたビジネスマン同士の電話でも、聞こえなかった場合は、同じようにもう一度聞きます。丁寧な口調であれば、全く気負う必要はありません。

また、話に集中してメモを取るのを忘れてしまい、思い出せない内容があったとします。その場合でも、遠慮せずにタイミングを見計らって「申し訳ありませんが、先ほどの○○の件をもう一度お願いできますか?」と、もう一度たずねます。その場で確認せず、後からもう一度電話をかけて確認したり、わからないことをわからないままにするのが一番良くありません。

相手に合わせることが重要

世間では「こうするのがマナーだ」と言われていても、実際に応募した場所では、全く違うということがよくあります。世の中には様々なマナーや決まりごとなどが存在しますが、ひょっとしたら、その人にとっては的外れかもしれません。「世間一般では」という考えよりも、会話をしている相手に合わせるようにしてください。

中には、とてもフランクでやさしく接してくれる方もいますが、それでも目上の人である、という認識や、敬語を使うことも忘れてはなりません。

 - お役立ち実践電話応対マナー

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