コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

間違えやすい言葉の表現を解説!

 

正しい文章表現をご紹介

メールや電話でのやりとり、プレゼン資料の作成、営業先での会話など、ビジネスマンは日々さまざまな文章を考え、書き、会話することが多いと思います。不特定多数の人に見てもらうものや、上司や取引先など、完璧ではなくても最低限正しい言葉を使うべき相手がいます。今回は、ビジネスシーンでは避けたい間違えやすい単語や文章表現、それらの正しい表現などをご紹介します。

ビジネスのための正しい文章

敬語について

正しい敬語を使いこなすのは、ビジネスマンでなくても大切なことです。丁寧語尊敬語謙譲語などがありますが、どれも相手に合わせて使う必要があります。
丁寧語は語尾に「です」や「ます」をつける表現です。「こちら」と言うよりは「こちらです」のほうが丁寧に聞こえます。
尊敬語は、相手を敬う言い方です。「ご覧になる」「お受け取りになる」などがあります。文章の例を挙げるなら「お受け取りになったメールはご覧いただけましたでしょうか?」となります。
謙譲語は、へりくだった表現です。「拝見する」「いただく」などがあります。文章の例は、「先日いただいたメールを拝見しました」となります。

まだ文章に慣れない場合、丁寧な表現を心がけるあまり、二重敬語になってしまうこともあるので、気をつけなければなりません。
使ってしまいがちな言葉として「お召し上がりになる」「お帰りになられる」などがあります。正しくは、「召し上がる」と「お帰りになる」ですが、今では多用されている言葉も多いため、正しい日本語と感じる人もいて、判断が難しいところではあります。

ら抜き言葉

「食べれる」や「帰れる」など、「ら」を抜いた表現はどこでも耳にすると思います。日常的に使う方もいらっしゃるでしょうが、ビジネスの場では不適切と言えるでしょう。「食べられる」というように、らを抜かないようにするか、もしくは「食べることができる」など、表現を変える方法が存在します。

○○でよろしかったでしょうか?

何かを確認する際に使用される言葉で、バイト敬語とも言われています。
正しくは「○○でよろしいですか?
文章で書いている時は修正することができますが、会話ではつい使ってしまう言葉かもしれません。間違いだとは知らずにアルバイトで使っていて、どうしてもクセが抜けない、という方もいると思います。
余談ですが「○○円からお預かりします」も正しい表現ではなく「○○円お預かりします」と表現するようにしましょう。

貴社と御社

どちらも相手の会社を指す言葉ですが「貴社」は文章で表現する際に用いられるもので、「御社」は会話の中で用いられる言葉です。メールや書類などでは「貴社」と書くのが正しいですが、会話する際は「御社(おんしゃ)」と言うのが正しい表現となります。本来は話し言葉でも貴社であったものが、「きしゃ」と発音する単語が多く、漢字の確認ができないため、「御社(おんしゃ)」を使うようになったというのが定説のようです。

敬語を正しく使う若者

固有名詞は正しい表現で

社名や相手の名前など、固有名詞には独特の表現が含まれる場合があります。他にはない読み方をするもの、常用ではない漢字を用いる場合などです。

社名

例えば、カメラやプリンターで有名な「キヤノン」は、「ヤ」が大文字になっています。フジフイルムに至っても、「イ」は大文字なのが正しい表現です。細かい部分ではありますが、取引先の会社名は、全て正確に覚えておきましょう。アルファベット表記の会社では、つづりを確認するのはもちろんですが、大文字と小文字の違い、読み方にも注意が必要です。

人名

人の名前を間違えるのは特に失礼ですので、絶対に間違えてはいけません
例えば、名前の欄に「東」とだけ書かれていたとします。単純な漢字ではありますが、ふりがながないと「ひがし」さんなのか「あずま」さんなのか、あるいは別の読み方をするのかは、その人にしかわかりません。同じく「あべ」とだけ書かれていた場合、漢字の表記は「安部」「安倍」「阿部」など、いくつも思いつきます。もしかしたら、このひらがなによる表記が正しいという可能性も否定できません。
正確な表現がわからない時は、素直にたずねなければなりません。

商品名

商品名においても、間違えやすいものがあります。例えば「iPhone」は、「P」だけが大文字ということはとても有名です。少しの違いであっても、自社の製品で間違った表現をされては、相手方はあまり良い気にはなりません。1文字だけ違うといった、似たような商品名が複数存在することもありますので、商品名といえど気軽に考えないようにします。

地名

住所などの記載を間違えてしまうと、大事な書類や荷物が誤って別の場所に送られてしまったり、到着まで日数がかかってしまうことがあります。特に京都などが顕著ですが、地名が多い上に長くてややこしく、漢字の読み方が全くわからない場合も多々あります。郵便番号番地も含めて、慎重に確認しましょう。

言葉の意味や使われ方は常に変化し、昔とは全く違う意味を持つようになった言葉や、正反対の意味になった言葉もあります。今は間違っていると認識されていても、数十年後には、正しい言葉であると認識が変わっているかもしれません。
しかし、間違っていると認識されている表現を多用してしまっては、この人に仕事を任せて大丈夫だろうか?と疑問に思われてしまいます。固有名詞に関しては変わることはありませんが、時代や相手に合わせて、正しいと感じられる日本語を使うようにしましょう。

 - お役立ち実践電話応対マナー

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