コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

業務改善に役立つビジネスフォンの機能を紹介

 

ビジネスフォンの活用で業務を改善!

「個人の携帯電話を業務に利用したい」「お金をあまりかけずにセキュリティを強化したい」「電話対応の内容を後で確認したい」など、業務に関する改善を考えているのなら、多様な機能があるビジネスフォンがうってつけです。今回は、業務改善に役立つビジネスフォンの機能をご紹介します。

ボイスメール

ビジネスフォンのボイスメール機能とは、どこにいても音声メッセージなどが確認できるサービスです。

自分宛てに送られたメッセージや電話内容を、ビジネスフォンに登録した携帯電話やスマートフォンなどからチェックできます。録音した会話内容をそのまま確認できるため、伝言ミスも起きにくく、至らない取り次ぎで意思の疎通ができないなどのトラブル回避にもつながるでしょう。

  • クレーム内容は一言一句、間違えない様に上司に伝えたい
  • 社員の電話対応を確認したい
  • 業務中に取り次ぎをする非効率性を改善したい

これらの目的に合わせて利用できるサービスです。

ビジネスフォン活用を検討するオフィス

センサー連動

センサー連動とは、センサー・ネットワークカメラとビジネスフォンが連動し、不在時のオフィスや立ち入り禁止区域を監視してくれるサービスです。不審者を発見したらビジネスフォンが警告音を鳴らし、なおかつその場にいなくてもネットワークカメラで現場映像の確認ができます。

ビジネスフォンを導入するだけでセキュリティ対策が強化できるため、設備投資を抑えられ、コストカットにもつながります。「防犯カメラまでは必要ないが、ある程度のセキュリティ対策は必要」そんなニーズに応えてくれる機能です。

拠点間IP内線化と各通信端末の内線化

全国各地に支店をもつ大きな会社の場合、電話取次ぎの手間がかかったり、通信費が高額になりがちです。そんな時、業務効率改善と通信費の節約効果が期待できるのが、「拠点間IP内線化」です。複数のオフィスの間で、内線による通話が可能になるためです。各端末は、ネット回線によって内線網に組み込まれるので、ネットの接続環境が整っていれば、導入手続きなどに大きな手間がかからず、本社や支店の距離が離れていても、全国に広がる拠点同士を内線でつなげられます。

IP内線化の際には、ネット上のプログラムが電話の交換機能を果たします。従来は、この役割を「PBX」という機材が担っていました。しかしIPを利用する場合、インターネットにアクセスするだけでプログラム導入の手続きを行えます。PBXの機材本体がなくても、通信網の構築が可能になるわけです。

ネット接続という条件さえクリアすれば、社内の固定電話だけでなく、スマートフォンなども内線端末として活用できます
ビジネスフォンのモバイル内線化機能があれば、いつどこにいても電話がつながるため、取り次ぎの手間がかからず、迅速な社内コミュニケーションにつながって業務の効率化も期待できます。

通信キャリアのFMC機能を使えば、スマートフォンと会社の固定電話間の通話は無料です。モバイル内線化機能は業務効率改善だけでなく、通信費の節約にも役立つでしょう。

また、パソコンにもIPによるネットワークシステムに対応した電話ソフトをインストールしておけば、パソコンも内線化が可能です。

「外回りの営業が多く高額な通信費を節約したい」「会社と外出先の電話のやり取りが多い」
こんな課題の解決につながるサービスです。

ただし、ネットに接続しないと機能を発揮できないので、移動中などはアクセス可能な場所かどうか、注意しなければいけません。

通信費の節約に成功したスマートフォン

初期費用・時間そして通信費の節減に効果的

各地の通信端末がIPにより内線化されると、「PBX」という高額機械をレンタルもしくは購入しなくて済みます。機材を維持・管理するためのメンテナンスも不必要になり、設備の導入にともなうもろもろの経費を節減できます。

導入手続きやさまざまな環境設定はネット上で進められるので、機材の設置など大がかりな工事を省けるうえ、利用開始までの時間短縮も難しくありません。

何より、遠隔地も内線網に含められるメリットがあります。インターネットは国外でも利用できるので、海外支社を内線化しておけば、国際電話も避けられます。これまで外線に切り替えていた地域に対して内線を使えるので、通信コストは軽減できるでしょう。

従来に比べると通信網を構築する手続きは簡単になり、お互いネット経由の内線により通話できるため通信費の削減を見込めます。今後、全国規模の営業展開や海外進出を予定している事業者にとっても、このシステムを活用する価値は大いにあるといえるでしょう。

ビジネスフォンには、業務改善に役立つ便利な機能がたくさんあります。上手に活用して業務の効率化につなげて下さい。

 - 電話代行の種種雑多

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.