コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ビジネスで活かしたい電話機能やアイテムの紹介

 

ビジネスでの電話をもっと便利に!

ちょっとした機能やアイテムを利用して、業務の効率化を図りたいと考えているビジネスパーソンは多いでしょう。その中でも、スマートフォンを使ったアプリは、代表的なアイテムではないでしょうか?今回は、ビジネスシーンで使える便利な機能やアイテムを5つご紹介しますので、機会がありましたら、ぜひお試し下さい。

スマートフォンの内線化機能

スマートフォン・携帯電話・PHS端末をコードレス電話の様に使えるのが、内線化機能です。外出中や離席中を問わず相手に直接取り次ぎができるため、社内での電話連絡がスムーズに進みます。まるで社内の内線電話機の様に活用できますから、電話をかける方にとっても、折り返しの回数が減るという嬉しいサービスです。

この機能はアプリ型となっており、保留・転送・代理応答などの機能がスマートフォン1台に集約できるのが特徴です。複数の端末を持ち歩くのが負担に感じている場合は、BYOD(Bring your own device)を使えば、個人保有の携帯機器での「One Device化」にも対応可能です。専用回線の利用によって、内線番号だけで通話ができるため、通話料の削減に加え、業務の効率化ができる便利な機能です。

スマホでの電話をメモ

電話中のメモに使える「スベらないメモ」

オフィスで電話を受ける時は片手に受話器、もう一方の手でメモを取る方も多いでしょう。電話を受けながらメモをする時は、押さえる手がふさがっているため、メモ用紙がスベってしまうことがあります。そんな時に便利なのが、滑り止め機能が付いた「スベらないメモ」です。

このメモには、裏台紙部分に特殊な滑り止め加工が施されています。机の上に置いてメモを書いても、ピタッと安定感があるのが特徴です。筆圧が強い方でも机に適度に粘着してくれるため、使いやすさを感じるでしょう。さらに、紙の上に置いても剥がれなくなる心配はありませんので、快適に電話中にメモを取ることができます。スベらないメモには、伝言メモタイプやメモ帳タイプなどの種類があるため、用途に応じて使い分けられるところも魅力です。

アナログデータがファイルに!「デジタルノート」

会議や打ち合わせの席では、多くの場合、紙のノートが使用されます。ノートを最後まで使えば、当然ながら新しいノートが必要となります。何冊にも渡るノート情報は、後から見返した時に、案件がとびとびになっているという経験をお持ちの方も多いでしょう。

そんな時に便利なのが、「デジタルノート」です。デジタルノートは、記載した内容をボタンひとつでクラウド上の一元管理ができ、情報の整理や検索にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。

チームのメンバーにアイデアを共有することも容易で、コミュニケーション・ツールとしても有効活用ができます。会議の議事録を自動でテキスト化できるサービスも有料で提供されており、ビジネスシーンによってさまざまな使い分けが可能です。もちろん、手書きのデータをアウトプットし、そのまま打ち合わせの資料に使うこともできます。1台持っているだけで、多くの業務効率化が期待きるアイテムといえるでしょう。

携帯型キーボードで文字入力をする女性

移動先でも文書作成が可能な「携帯型キーボード」

忙しいビジネスマンは、移動時間やちょっとした空き時間も無駄にしたくないもの。スマートフォンやモバイル端末を使って文書を作成できれば、時間を有効活用できるでしょう。通勤時間や出張先までの移動時間に文書を作成したいという方におすすめのアイテムが、薄くて軽量な携帯型キーボードです。

こちらの小さなキーボードは、Bluetoothの接続が可能なさまざまデバイスへの文字入力に使えます。折り畳みが可能な上に、耐久性・耐水性にも優れています。ビジネスバックに入れておけば、いつでもオフィスソフトの様に文書作成が可能です。

スマートフォンやタブレットではもどかしく感じる指先での入力も、携帯型キーボードがあれば、快適かつ効率的な作業が実現できます。外出中に顧客からの急な要望に対応しなければならないシーンでも、このキーボードがあれば相手を待たせる心配はありません。

手書きの文字をデータ化できるアプリ

新聞や雑誌を読んでいると、「この情報を他の人と共有したい!」と考える方も少なくないでしょう。そんな時に便利なのが、データ化ができるカラーペンです。

このペンは、任意の場所を線で囲み、専用のカメラアプリで撮影します。すると、必要な部分がまるでスクラップの様な形式でデータを保存されるというものです。専用アプリは、Android版とWindows版が用意されています。大量のデータをデータ化して保管できるため、効率化だけでなく、省スペース化にも活かせるアイテムです。

手書きの文字をデータ化できるのはペンだけではありません。高性能なOCR(文字認識)機能があるアプリも登場しています。スマートフォンにアプリをインストールするだけで、文字スキャンができるのです。

用途が進んだアプリでは、文字をカメラで撮影して翻訳してくれる機能もあります。いざという時の海外出張の際に、あると便利なアプリケーションのひとつです。さらに、名刺や書籍をデータ化できるアプリもあり、スマートフォンひとつあれば、さまざまな業務の効率化が図れます。ただし、大切な情報をデータ化する際は、セキュリティ対策も忘れずに行って下さい。

上記以外にも、「ビジネスに生かせる便利なスマホアプリをご紹介」では、すきま時間を有効に利用できるアプリを紹介しています。こちらも合わせて、ぜひお役立てください。

 - お役立ち実践電話応対マナー

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