コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

面接を申し込む時の電話のかけ方

 

面接の前からイメージアップを!

転職活動中は、求人サイトなどを見て応募の電話をかける機会も少なくないでしょう。普段から仕事での電話応対には慣れていると思っても、油断は禁物です。いざとなると緊張するものですから、きちんと準備を整えておく必要があります。採用担当の方の印象を良くするためには電話のかけ方も大事ですから、この記事を参考にご確認下さい。

面接の電話をかける女性

担当者を呼び出す際の注意点

転職を希望する企業へ電話した場合、まず採用担当の方につないでもらう時点から注意が必要です。

電話を受けた相手の方へ配慮

電話を受けた方は勤務中であり、作業の手を止めて応対してくれていると考えられます、そのため、まず「お忙しいところ、恐れ入ります」など配慮の言葉を忘れてはいけません。

自己紹介と経緯の説明

次に自分の名前をフルネームで名乗り、面接希望の旨を伝えます。その際、どこで求人情報を入手したか経緯の説明も欠かせません。たとえば、「貴社のホームページを見て、求人していると知りました」という具合です。

担当者への取り次ぎを依頼

一通りの用件説明が済んだら、担当者の方への取り次ぎを依頼します。具体的な部署が分からなければ、「採用担当の方をお願いします」などで十分です。

いきなり担当者につないで欲しいと申し出れば、心証が悪くなる可能性は高いでしょう。これらの手順を省略しないためにも、落ち着いた環境で電話することが大切です。

担当者不在の場合はこちらから改めて電話

担当者不在の場合、相手の方はビジネスマナーとして「戻ったら電話させます」と言ってくれるかもしれません。しかし、その言葉に甘えずこちらから改めて電話するのが基本です。担当者の方が戻る時間も、必ず確認しておきましょう。

担当者の方に電話がつながったら、話している時間があるか最初に確認します。問題がないと許可を得られたら、本題に入りましょう。すでに担当者の方が用件を聞いている可能性はありますが、電話した経緯から一通り説明し直した方が無難です。

また、用件を長々と話していると相手の方に迷惑をかけます。担当者の方は他にも業務を抱えていると考えられますから、用件は必要最小限の内容だけを簡潔に伝えましょう。

予定日は応募先に合わせよう

面接してもらえる運びになったら、日程は応募先の都合を優先します。すでに先約があったとしても、こちらの予定を調整した方が賢明でしょう。面接を最優先にしている姿勢を示すことで、転職の意志が強いと印象づけられるからです。

しかし、どうしても都合が悪くなったら必ず一報を入れ、日程の変更をお願いしましょう。もし最終的に採用を辞退することになっても、その旨を伝えないと失礼です。いずれの場合も、先方は自分のために時間を割いてくれていますから、電話を切る時はお礼の気持ちを伝えるのが最低限のマナーです。

 - お役立ち実践電話応対マナー

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