コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

句読点のルールを身につけてビジネス文書に役立てる!

 

文章の内容を正しく伝えるために句読点を使うこと

句読点を上手に使うと、文章も読みやすくなります。ルールや使い方を身につければ、ビジネス文書の作成にも役立ちます。しかし、今さら句読点の知識を聞くのは気が引ける、という人も少なくないでしょう。そこで今回は、句読点のルールと注意点、そしてリズムを良くする使い方についてご説明します。

句読点のルール、注意したい使い方など

句点(くてん)はマル「。」、読点(とうてん)はテン「、」です。句点は文章の終わりに打つのがルールであり、文末にカッコ()を用いた場合、通常はカッコの後に打ちます。また文章のタイトルや見出し、あるいは疑問符「?」および感嘆符「!」の後には句点はつけず省略します。

読点は、一般的に文章を区切るために使用します。読点の有無や位置により意味が変化する場合は、正しく使わないと内容を誤解されます。名詞など、語句が並列関係にあれば、それぞれの語句の切れ目に使うのが基本。また、主語が長くなった時や、あるいは主述の関係が複数ある場合には、読点により区切った方が読みやすくなります。

しかし実際のところ、厳密な規定はありません。文章の内容を正しく伝えることが目的であり、読点は読みやすくするための記号です。ルールとして示された使い方に固執するあまり、読点だらけの文章になったら逆効果です。

句読点を適切に使用したビジネス文書

リズムを良くするための使い方

文章を読む時は、文字を目で追います。そのため漢字がすき間なく連続すると、目の負担になることも。平仮名あるいはカタカナがたくさん並ぶと、意味のまとまりが分からず悩むことになります。一定のペースで読み進めなくなり、読むリズムは悪くなります。その際、読点を使うと空白が生まれるので、文章全体が見やすくなり、言葉の切れ目もすぐに発見できます。目に負担をかけることなく、スムーズに意味を理解しながら読み進められます。

実際に音読するのも良い方法です。文章が長すぎれば途中で息切れし、リズムが中断してしまいます。
一方、句読点が多すぎれば必要以上に息つぎを強いられ、そのたびにリズムが途切れます。それを目安にして句読点の位置を調整すれば、読むペースが乱れない文章に改良できます。ビジネス文書を作成した際は、まず音読してリズムを確かめることをおすすめします。

 - 電話代行の種種雑多

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