コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

仕事に差を生み出すビジネスマナー

 

「報告」「連絡」「相談」の大切さ

共同作業を行う社員

会社の仕事は基本的に共同作業ですから、「ホウレンソウ」は欠かせません。それは、書面に形を変えても同じです。また業務においてトラブルは避けられませんから、謝罪が必要な場面にも遭遇します。しかし単なる言葉の羅列では、正しい内容や気持ちは相手に伝わりません。適切な表現方法や謝り方をマスターして、より高い評価を勝ち取りましょう。

ホウレンソウを徹底マスター

ビジネスマナーにおける「ホウレンソウ」とは、「報告」「連絡」「相談」を指します。緑黄色野菜の栄養価は高いけれども、苦くて子供には人気ありません。しかし緑黄色野菜が食生活に欠かせない様に、ビジネスの「ホウレンソウ」を徹底マスターすることも仕事の上では重要です。

報告は、業務の経過や結果など現状を知らせることです。業務に関わっていない人が介在すると誤った内容が伝わる恐れがあり、当事者間で交わされる必要があります。連絡は、事実の通知や情報の共有が目的です。個人的な意見を含むと、混乱を招く原因になります。相談は、問題が起きた時に必要です。すぐに伝えることと、トラブルの内容を端的に説明することが求められます。

社内文書

社内文書は、いわば書面による「ホウレンソウ」です。こちらも内容は正しく、分かりやすいことが求められます。憶測ではなく事実関係を、端的に表現する意識が大切です。各種の報告や届け出など文書によっては、書式が決まっています。余計な情報を書き込めば受理されないので、書き方もしっかり覚えることが重要です。

また、文書ならではのマナーもあります。まず、時候の挨拶などは省略し、敬語表現も必要な範囲にとどめます。社内の人間は身内になるので、失礼だとは思われません。逆に、気を使い過ぎれば内容が繁雑になり、事実関係の通知という本来の目的を果たせなくなります。なお、文書に限らず、提出期限は守るのがマナーです。

誠意を見せる謝り方

仕事においてトラブルは避けられませんが、謝り方にも注意が必要です。まず問題が起きた原因と、なぜ謝るのか、その理由を理解しましょう。それらが分からなければ、そもそも誠意は生まれません。訳も分からず誠意のない言葉だけ並べても、相手が納得するはずがありません。

正しい挨拶ができるサラリーマン

それらを理解し誠意を持って臨んでも、一方的に話し続けるのは禁物です。言い訳も望ましくありません。誠意ある態度で謝罪の言葉だけ述べたら、その後はきちんと相手の言葉を受け止めましょう。

 - 電話代行の種種雑多

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