コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

秘書代行もコールセンターも電話代行サービスにお任せ

 

電話代行もコールセンターサービスの状況

会社運営の経費を削減したい、人手不足だけれども新しく事務員を雇う時間がない。
そんな悩みを抱えている方におすすめなのが電話代行です。

電話代行サービスの電話代行業務は、秘書代行をはじめとしコールセンター代行、通販受付代行など様々なサービスを提供しています。お客様一人ひとりに合わせたオーダーメイド型のサービスの提供と無駄のない料金システムで貴社の仕事をサポートします。
電話代行業務の他にも電話代行サービスにはお客様の様々な要望に合わせたサービスをご用意しています。こちらの記事では、そんな電話代行サービスの詳しいサービス内容についてをご紹介いたします。
会社の運営でお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

電話代行とは?

まずはじめに電話代行サービスが行っている電話代行業務についてご説明いたします。
電話代行とは、お客様からかかってきた電話を企業の代わりに電話対応を行うサービスのことで、秘書代行・秘書電話代行とも呼ばれています。
電話代行サービスでは、貴社の事務所にかかってきたお電話を当社に転送し、当社の専門オペレーターが貴社の事務員と遜色のない対応を行います。また、電話代行サービスの24時間365日いつでも利用可能なので、営業時時間外や休日の急な電話でも対応することができます。
電話代行は留守番電話とは異なって機械が自動で音声を流すだけというのではなく、実際に専門のオペレーターが電話の対応を行うので電話をかけたお客様側も安心できるという特徴もあります。
この様な電話代行業務は打ち合わせや営業で事務所に不在がちな方や、セールス電話などの対応を省いて仕事の効率を上げたい方、繁忙期などで一時的に電話対応要員を増やしたいという方など様々なケースで役に立ちます。

電話代行のメリット

次に電話代行を利用するメリットについて詳しくご説明いたします。
まず挙げられるメリットとしては、電話代行業務を委託して仕事の作業効率が上がるという点です。

電話代行を利用した場合、会議中や書類の作成中などの電話対応で作業が中断するということがなく仕事に集中することができます。また、出張や休暇など電話に出られない状況であっても当社のオペレーターが丁寧な対応を行うので、急ぎの用件や新規の顧客からの契約など重要な電話を取りこぼす心配もありません。
さらに、電話代行の利用は、会社で電話代行と同様の事務員を雇うのに比べて費用も安くコスト削減にもつながります。事務員を雇う場合には、求人の広告や研修費、月々の人件費など様々な費用と時間がかかってしまいますが、電話代行であればその必要がないので少ない費用で業務を任せることができます。
また、当社で教育された電話対応に特化した専門のオペレーターが対応を行うので、新人教育を行うこともなく貴社の即戦力としてお役に立つことができます。この様に電話代行の利用には様々なメリットが存在しています。

電話代行サービスの業務内容

続いて電話代行サービス株式会社で行っている電話代行業務についてご紹介いたします。
電話代行サービス株式会社では、24時間365日いつでも日本全国どこでも対応することが可能な電話代行業務を提供しています。お客様の希望時間帯や曜日に合わせていつでも電話代行をすることができるので深夜や早朝、土日祝日といった会社の業務時間外も電話対応が可能なので、緊急コールセンターの代行や医療機器や葬祭関連の業者様の代行も24時間体制で行うことができます。
その他にも貴社の事務員と遜色のないきめ細やかな電話対応と業務報告を行う「秘書代行」や、適切な電話対応でお客様からの苦情の肥大化・複雑化を防ぎ問題解決と信頼の向上につなげる「クレーム対応専門の電話代行」、ネット通販の受注業務商品説明などを行う「通販受付代行」など様々な電話代行業務を行っています。
また、電話代行業務の他にも、起業のために住所貸し出し及び郵便物の受け取りの代行・電話番号貸し出しなどを行う「バーチャルオフィス」、広告宣伝やPR活動の向上などを目的とした「テレマーケティング」、30分程度内の返信を原則とした「メール返信代行」など電話代行サービスではお客様のニーズと要望に合わせた様々なサービスの提供しています。

電話代行サービスの特徴

電話代行サービス株式会社では、電話代行業界初となったオーダーメイド型システムの電話代行の導入を行っています。
オーダーメイド型システムとは、会社の経営方針や要望、サービスの利用頻度など事前に細かく打ち合わせをして最適な業務プランをお客様ひとり一人に合わせてカスタマイズしていくシステムのことです。
当社ではそれぞれお客様に営業担当者と業務責任者が就いているので、お客様の要望を取り入れサービスの導入までしっかりとサポートしてよりニーズに合った業務の提供を目指しています。
そのため電話代行サービスが提供するサービスには決まったコースや料金設定は一切なく、お客様に合わせて作成された内容のプランを提供していくので、高品質のサービスとオペレートを維持しながら無駄を省き低価格な料金設定を提案すること可能になります。
また、高品質なオペレートを提供するために独自のカリキュラムの研修と教育で対応力の高いオペレーターを育てています。また、入社前に研修を行うだけではなくオペレーションの品質維持・改善・向上を目的としたプログラムを6ヶ月に1度在籍する全オペレーターに行っています。電話代行サービスでは最善を尽くして品質・料金どちらの点においてもお客様に満足いただける様なサービスの提供を行います。

電話代行サービスの仕組み

最後に電話代行サービスで行っている電話代行業務がどの様な形で行われているか紹介いたします。当社で行っている電話代行業務は主に「電話転送機能(ボイスワープ等)を利用する」パターンと、「当社が所有している電話番号を利用する」パターンの二つが存在します。
まず一つ目の「電話転送機能(ボイスワープ等)を利用する」場合では、貴社が現在使用している電話番号をそのまま電話代行に利用します。このパターンが一番多く利用されています。現在貴社が使用している番号を当社に転送し、オペレーターが電話対応を行なうという形式になっています。番号を変える必要がないので、利用しやすいというのが魅力です。
2つ目の「当社が所有している電話番号を利用する」場合は、転送機能は使用しません。番号を貴社に貸し出し、そこへ掛かってくる電話を、当社のオペレーターが対応します。
新事業の立ち上げや、切り分けで新たに番号が必要な場合によく利用されているパターンです。個人での利用や、独立開業等で番号を作りたいという方にも人気のパターンとなっています。

電話代行サービスが行っているサービス内容や、電話代行の仕組みについて紹介しました。法人契約で利用されているケースが多く、ちょっとした時の電話番や、外出時の電話応対係として当社が活躍できるタイミングは非常に多くなっています。電話代行サービスならではの技術や品質で、貴社顧客に対し丁寧に対応することができるようになっています。オペレーターの技術や品質を高め、当社のサービスが貴社のビジネスのお手伝いになるようにサポートして参ります。

 - 電話代行の種種雑多

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.