コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

秘書代行のサービスプランを選ぶ際のチェックポイントをご紹介します!

 

たくさんの代行業者、たくさんのサービスプランの中から、どうやって自社に最適な業者・プランを選んでいいのか、分からなくなることもあるでしょう。こちらは、どのように選べばいいのか、秘書代行のチェックポイントをご紹介します。

1日の電話は10本?30本?利用目的をはっきりさせる!

当然ですが、まずは1日の電話本数を把握し、秘書代行の利用目的を明確にしておく必要があります。電話の頻度によって大まかなサービスの内容を決めることができるからです。10本程度の電話ならば、秘書代行よりも携帯電話などに転送するサービスでも適応できるでしょう。

しかし、30本以上電話がかかってくるとなると、転送サービスのみでは処理しきれないと思われます。電話を切った途端に電話がなってくるような状況では、外出している他の用事が行えるとは思えません。そのような時は、会社名で対応してくれる秘書代行サービスが適していると言えます。

また注文の電話が多いようであれば、お客様からの注文処理もしてくれる受注処理を行うオプションを選択することで、業務の簡素化と効率化が可能です。対応する電話のコール数によって値段が変わってくることも多いので、実際にどのくらい電話がかかってくるのかをはっきりと認識しておく必要があるでしょう。

「コスト削減」も大きなチェックポイントの1つ!

電話対応は社内でもできる業務です。それをあえて外注するのですから、コストパフォーマンスは重視すべきポイントだと言えます。もし、利用しようとしているサービスを社内で間に合わせるとしたら、どの程度のコストがかかるのか、月々のコストを計算し、その金額と、実際に契約しようとするプランの費用を比べてみるのも重要だと言えます。

比べた結果、自社で受けるのと外注するのとのコストの違いがあまりなかった場合、代行サービスを利用する最大のメリットの1つであるコスト削減効果は、ほとんど見られないということになります。プラン内容の再検討を考えたほうがいいかもしれません。

基本料金の中でできることが多いほうが、コストパフォーマンスを考える上では理想的でしょう。そして、「自社にとって必要なサービスがちゃんと含まれているか」も大切なチェックポイントです。

コストだけでなく「品質」もチェック

あまり価格を重視してしまうと、「基本料金は格安なのに利用したいサービスが別料金だった」「従量制であったため予想以上に高額になってしまった」ということが起こります。そのため、料金体系は事前にしっかり把握しておく必要があります。

自社にとって必要なサービスの範囲がどの程度なのか、明確にしましょう。必要と感じたサービスができるだけ基本料金に含まれているプランを選ぶのも、いい方法だと言えます。なぜならば、安い基本料金に必要なサービス(オプション)をいろいろと付けた場合よりも、コストを抑えることができる可能性もあるからです。

質問をしてみる

電話代行の費用は毎月支払うものであり、何もなければ毎月更新されていきます。だからこそ信頼できる業者を選ぶ必要があります。まず気になった業者を複数選び、資料を取り寄せて比較してみるとそれぞれの会社の特徴が分かりやすいでしょう。

気になる所があれば、納得がいくまで担当者にどんどん質問してみましょう。どんな問いにも丁寧に対応してくれるかどうか、その辺りも大切なチェックポイントです。契約前でさえ対応が丁寧でないのならば、契約後に丁寧な対応をしてくれるとはとても思えません。

できれば一度は電話で問い合わせをするのがおすすめです。その業者のオペレーターや担当者の電話対応の品質が分かるからです。

必要のないサービスははっきりと断る

利用するサービスを決める時には、業者の営業担当者の言葉に惑わされないようにしましょう。自社にとって必要のないサービスを押し付けられる場合もあるからです。

例えば、夜間や休日の電話対応を勧められたとします。本当に夜間・休日の対応が必要かどうか、申し込む前によく考えてみて下さい。一般的に夜間や休業中に問い合わせがある時は、電話ではなく、メールや留守番電話でも対応できるはずです。どんなに魅力的な提案だったとしても、それが本当に必要かどうか、よく確認しましょう。

「激安」を出している場合にも注意が必要な場合があります。どの業界も同じですが、他社と比べて著しく安い場合は、何らかの理由があることが多いのです。同時に何社からも着信するような状態なのに、オペレーターが2人しかいなかった、ということがあるかもしれません。

価格だけでなく、サービス内容や質、そしてそもそもの目的をはっきり確認することで、より自社に最適なサービスを選ぶようにしましょう。

 - 電話代行の種種雑多

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.