コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

社内向けの文書作成に求められるビジネスマナーと注意ポイント!

 

社内向けの文書を作成する場合にはどのようなことに注意すればよいのでしょうか。社内文書の作り方についてご紹介します。

社内文書を書くにあたって

社内文書の目的は、基本的に指示や連絡、報告といったことです。そのため、何よりも重要なことは、正確に内容を記載できているか、そしてどれだけ迅速に作成するのかということです。

また、社外文書の場合には絶対に欠かすことができない挨拶文ですが、社内文書の場合には省略します。ただし、自分の上司や部下、様々な人が目を通すことになりますので、あまりにもくだけた表現や、相手に失礼になる内容ではいけません。相手に対しての心遣いは忘れずに、なおかつ必要最低限な内容で済ませることを心がけましょう。

社内文書の基本ルール

もちろん企業によっては、それぞれルールを設けていることもあるかもしれませんが、大半の企業ではこのようなルールになっていると思います。

挨拶の省略

社内向けの文章なので社交的、儀礼的な要素は一切排除します。

敬語で対応する必要はない

テンプレートを活用

同じような内容で何度も繰り返し使用されるものは、その会社であらかじめ印刷されたテンプレートがあります。業務内容や連絡事項を効率よく報告するためにも、テンプレートを使用するととても便利です。

ビジネスルールに沿った社内文書を作成!

社内文書だからといって堅苦しくなりすぎてもいけませんし、だからといって適当に文書を作ってしまってはいけません。社内文書もビジネス文書におけるルールに則って作成します。

ビジネス文書はA4の用紙に横書きで、文書の頭には件名は必ずつけます。何について書き記している内容なのかを、一目で分かるようにしておくためです。

表記が数字の場合には、必ずカンマをつけて区切るようにしてください。そうすることで、よりスピーディに内容を把握することができるからです。

重視すべきは「読みやすさ」!

ビジネス文書は読みやすさが何よりも重要になりますので、一つの文書において複数の要件をまとめてしまうのは良くありません。ひとつの文書に用件は一つというのが原則になります。また、ぎっしりと文字が詰まっている内容は、あまり読む気がしませんので、改行や段落をつけて程よく余白を作るようにすると読みやすくなります。

一度書き終わったら、校正を絶対に行うようにしてください。校正とは、作成をしてから誤字脱字のチェックや、人名などに間違いがないかを確認する作業です。

このような作業は非常に面倒なこともありますが、内容を間違ってしまうと、場合によっては相手に対して非常に失礼になってしまうこともあります。何より目上の人も目にする内容ですので、万が一名前や報告内容を間違ってしまっていれば、それは非常に大きな問題となってしまいます。

社内文書は、社内における重要な連絡事項が記載されている内容ですので、必要以上のことを書きすぎてしまったり、逆に必要なことを書いていなかったりするのは絶対にあってはなりません。どれだけ急いでいたとしても、一度書き終わった社内文書はじっくりと目を通して、最終確認を行うようにしてください。

社外文書は目的が全く異なる

社外文書においても、必要のないことをだらだら書くより、必要な内容だけ書くように心がけます。しかし、だからといって挨拶文などを省いてしまってはいけませんし、会社の代表として文書を送っていますので、会社が恥をかくようなことをしては絶対にいけません。正確に、わかりやすく、そして簡潔な内容であるだけではなく、しっかりと礼儀を重要視した内容でなければなりません。

以上が社内文書を書くにあたって注意すべきことです。社内文書は社外文書とそもそもの目的が異なりますので、内容や形式に気を配って作成しましょう。

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