コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

商談中のメモの取り方で注意すべきビジネスマナー!

 

商談中にメモを取るのは、とても重要なことです。商談の内容を全てしっかりと理解する意味でも、メモを取ることを忘れてはいけません。しかし、このメモを取るという行為にも実はビジネスマナーがあります。

パソコンを使用すると、相手のことを正確に把握できなくなる

メモを取る為のツールとして、パソコンを使用するか、それとも紙媒体を使用するのか、という問題がありますが、これは意見が分かれるところだと思います。パソコンを使用する人はタイピング入力が早く、少しでも多くの情報を入力するということからメリットが多いと考えているようです。

しかし、商談中にメモを取る目的でのパソコンの使用はあまりお勧めできません。

細かい情報を入力しきれない

入力するスピードはパソコンの方が早いですが、商談における話の繋がりや、非常に細かい部分に関してはパソコンでは入力しきれないことがあります。パソコンで入力をする際、ただ相手が言ったことをメモするだけではなく、頭の中で整理をしながら入力していきます。

しかし、その時の相手の表情や動き、話の繋がりなどを細く入力するということに関しては、パソコンはあまり適していません。話の繋がりやその時の相手の言動などを書き記すには、やはりメモ帳にイメージを図やイラストで表現した方が的確なのです。

相手との距離が遠くなってしまう

相手と自分との間に物を置くのは、できるだけ避けた方が良いでしょう。商談においては、相手との心理的な距離をどれだけ近付けることができるのか、ということがとても重要になります。パソコンのように相手との間に隔たりを作ってしまう物を置いてしまうと、心理的な距離が出来てしまうのです。

目を合わせる時間が減ってしまい、不快にさせる恐れがある

相手から全く目を逸らさずにパソコン入力をするのは、非常に難しいです。何度も画面を確認することになると思いますし、タイピングをしている時の音は、意外にも耳障りに感じてしまうことがあります。相手が重要なことや伝えたいことを一生懸命話してくれている時に、何度も視線を外してしまったり、カタカタとタイピングする音が響いていると、相手は気を悪くしてしまうかもしれません。

パソコンを使用しているだけでも商談がご破産になってしまうこともありますので、相手によっては注意しなければなりません。

メモは必要な時に、必要な分だけしよう

メモを取る人

商談には、重要なポイントが非常に多くあります。だからといって何もかもメモしていれば、相手の言っていることや表情、言動といったもの見逃してしまいます。必要な時に、必要な分だけメモを取るようにしましょう。

商談の中で話している内容だけでなく、商談でどのようなことを話したいのか、ということを書き記しておく上でもメモは大事です。商談が終わってから「あれは話しておけばよかった」「これは話すべきだった」と後悔しても手遅れです。聞いておきたいことは必ず事前にチェックしておくようにしましょう。

また、メモは文字だけで取るものではありません。むしろ文字ではなくイラストや図で表現した方が、的確にわかりやすく残すことができる場合があります。後で見た時、重要なポイントを思い出しやすいかどうか、といったことを押さえておくようにしましょう。

相手の個人情報も忘れずにメモをする

ビジネスにおいては、商談相手のことをしっかりと理解する、覚えるということが重要です。名刺交換をするだけではなく、その人がどのような人だったのかということは、すぐに思い出せるような状態でなければ意味がありません。

その為、名刺の裏にはその人の外見上における特徴や、出身地など話の中で出てきてキーワードをしっかりとメモしておくようにしましょう。とはいっても相手の情報ですので、相手の目の前でメモするというのは失礼です。髭、丸メガネ、豪快に笑う、などといったようにわかりやすくピンポイントでメモをしておくととても覚えやすくなりますが、見られてしまうと相手に失礼になる場合もありますので十分に注意してください。

商談におけるメモとは、商談を進めていく上でとても重要なポイントになります。場合によっては、メモがあるかないかで商談の動向にも大きく関係してくることもあります。

自分がメモを取る姿は、商談に対してどれだけ真剣に取り組んでいるのか、という相手の判断基準にもなりますので、メモの取り方や、メモに使用するのに適したものが何なのかを十分に確認した上で、相手に失礼にならないようにメモを取っていくようにしてください。

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