コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

名古屋「052番」からの転送で秘書代行を利用するメリットと注意点

 

業務が忙しい中、どうしても電話対応をすることができないというケースもあるかと思います。そこでオススメしたいのが、名古屋市052番を利用している会社にかかってきた電話を転送し、契約したオペレーターに対応してもらう秘書代行という電話転送のサービスがあります。

こちらではその内容と、気をつけるべきポイントについてご紹介します。

秘書代行の利用時に新しい番号は特に必要ない

秘書代行を利用する際、専用の電話番号を新たに取得して、「クライアントや取引先などに新しく取得し、その番号を伝えなければいけない」と思っている方もいることでしょう。しかし、その心配は必要ありません。これまで使用していた052番から始まる電話番号を秘書代行業者へと転送することで、番号を変更する必要なく使うことができるのです。

つまり電話をかけてきた取引先業者からみた時、いつもと同じように会社へと電話がつながり通常と同じ形で受け応えをしてくれると言えます。

必要な場合には新たな番号の取得も可能

今現在自社で使用している052番の電話番号ではなく、新たに秘書代行サービス会社に電話番号を用意してもらうことも可能です。嫌がらせの電話が多かったり、これから起業を考える場合など、電話番号を新たに取得しようと考えていた時には大変便利です。

秘書代行サービスに取得してもらった電話番号を自社へ転送するのもOK

また、秘書代行サービスに取得してもらった電話番号を、逆に自社へ転送してもらうこともできます。打ち合わせや外出中など、どうしても電話に出ることができない時には、全て秘書代行に任せ、電話対応が可能な時には転送してもらうという使い方です。

上手に使い分けることによって、自社の事業をスムーズに、そして効率よく進めていくことができるようになります。

「自社事務員」として対応してくれる

当たり前のことですがオペレーターが「電話代行サービスの斉藤です」などと、自分が秘書として代行を受けているという事実を話すことはありません。

052番から転送されてきた電話を対応するスタッフは、電話代行サービスという当社の名前ではなく、お客様の企業名を名乗り、会社の事務員として対応します。また、電話転送にはNTTのボイスワープなどの転送機能を利用しますので、転送されているメッセージが流れることはありませんし、設定も簡単です。

052番転送秘書代行の3つの注意ポイント

確かに052番の転送が可能な秘書代行はたくさんありますが、その中からどの秘書代行を選んでも良いというわけではありません。名古屋052番で、転送電話として秘書代行の選ぶ上で注意すべき点をいくつかご紹介します。実際に利用する前に頭に入れておくと良いでしょう。

1.低価格設定の秘書代行に注意

低価格は確かに魅力的ではありますが、そこをアピールしている秘書代行の中には、注意が必要な業者もあります。安い価格にはそれなりの理由があるということを忘れてはいけません。

例えば、価格を抑えるために人件費を削減している可能性があります。すると忙しい時間帯でもオペレーターの実働が2~3人、比較的電話の少ない時間帯は1人で対応しているということも十分に考えられます。

仮に同じ時間にたくさんの電話がかかってきた場合、1人のお客様が対応し終わるまで、他のお客様は全員待たされてしまいます。復数人がいれば対応することもできるのに、1人という状況が電話に出られないという問題を作り出してしまいます。

電話に出られなければ秘書代行を利用している意味がありませんし、信用問題にも関わることですので、低価格設定の秘書代行利用時は、十分に注意してください。

2.「CTIシステム」はほとんどの業者に導入されている

よく「我が社ではCTIシステムを導入しています!」と大々的に宣伝している秘書代行業者があります。電話の着信と同時に、お客さま情報が表示されるこのシステムですが、実はほとんどの業者に導入されています。

CTIシステムは、秘書代行を行っている業者にとって、必要不可欠なシステムと言っても過言ではありません。そう考えると、むしろCTIシステムを導入できていない業者は業務に必要な体制を整えられていないことになります。

名古屋市という都市部の状況を考えると、多くの電話を受ける可能性があるのでミスが起こりやすいと言えます。「CTIシステムだからここと契約しよう!」と安易に決めてはいけません。

3.「英語対応可能!」「24時間365日対応!」そのサービス、本当に必要?

英語対応や夜間休日対応など、秘書代行にも様々なサービスが展開されていますが、それらのサービスが本当に自社に必要なのかしっかりと考えて下さい。

国内のみの事業でしたら英語はほとんど必要ありませんし、平日の昼間のみしか業務を行っていないのであれば、24時間365日のサービスは必要ありません。

これらのサービスが付帯していることで、余分なコストを支払ってしまう可能性があります。しっかりとサービス内容を把握し、必要なサービスだけを選ぶようにしましょう。

 - 電話代行の種種雑多

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