コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

電話代行は独立開業や起業にも便利!電話番号貸出サービス

 

電話番号貸出サービスが、あなたの独立開業や起業をサポート

会社の独立や起業をするにあたって開設費用は、なるべく抑えたいものです。
そんな起業のコスト削減には電話代行サービスのバーチャルオフィスがおすすめです。バーチャルオフィスでは、住所や電話番号といったオフィスに必要な最低限の機能を借りることができるサービスで、レンタルオフィスと比較して圧倒的な低コストで利用することができます。
こちらでは、そんなバーチャルオフィスのサービス内容やメリットなどをご紹介いたします。独立や起業を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、起業するために必要最低限必要な、住所や電話番号などをレンタルできるサービスのことを言います。一般的なレンタルオフィスとは異なり、拠点とできる事務所スペースまでの貸出しは行っていませんので違うサービスと考えて頂ければと思います。
その業務はというと、レンタルした住所に届いた荷物を転送し、電話に関しても指定した電話番号へと転送されるサービスとなります。
そのため、運営している会社住所に実際のオフィスが存在していなくても、設備を購入したりすることなく自宅や別の拠点で事務所の機能だけを持つことが可能になります。バーチャルオフィスは独立や企業を検討している方の他にも、東京や大阪など複数の営業拠点の設置を考えている方、イベントなどで一時的に拠点事務所が必要という方などにも利用はおすすめです。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットとして挙げられるのは、圧倒的に費用を安く抑えられるという点です。
会社を起業する場合には一般的に、まず事務所を借りて電話を引き、さらに事務所に必要なデスクや備品などを揃える必要があり大体平均して100万円前後の初期費用がかかるとされています。
これがバーチャルオフィスの場合であれば、それが月々数千円から数万程度で済むので初期費用も維持費用もレンタルオフィスと比較して大幅に削減することができるのです。

次に紹介するメリットは、開業するまでの手続きが素早くできるという点です。
オフィスを借りて開業を考えた場合、入居審査や電話回線などの設備工事から、オフィス機器の設置など。さまざまな手続きや準備が必要になってきます。ですが、バーチャルオフィスの場合には、オフィススペースを借り受ける訳ではないので、手続きの手間が必要なく事務所機能を利用することが可能という訳です。
結果として開業するまでの手続きが素早くできる訳です。

個人で起業した場合、オフィスを設けないと、自宅が会社住所、携帯番号が会社の番号ということも少なくありません。個人情報を不特定多数に閲覧できる情報とするのには、いろいろな問題も起こりえます。
ですが、バーチャルオフィスを使えば住所は変更することが可能で、電話番号を貸し出すサービスを利用すれば、サイト上に掲載できる電話番号を変更することもできます。

この様にバーチャルオフィスの利用は起業や会社の運営にあたって様々なメリットが存在します。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスの利用は様々なメリットがありますが、もちろんデメリットも存在するので注意が必要です。
バーチャルオフィスのデメリットとしてまずはじめに挙げられるのは銀行口座の開設が困難という点です。銀行では口座を開設するにあたって法人の審査が行われますが、バーチャルオフィスは会社の実態がないということや、近年では振込詐欺グループや出会い系業者に悪用されている背景もあるため、審査が通りづらいというケースが多くあります。
また、同様の理由で社会保険や雇用保険の申請も難しくなっています。そのため銀行口座を開設するにあたっては、必要書類の提出や事業内容の詳しい説明などが必要になってくるので注意しましょう。次にバーチャルオフィスのデメリットとして挙げられるのは、他の会社と住所が重複してしまう可能性があるという点です。
バーチャルオフィスでレンタルしている住所は、複数の会社が同じように使用している、というケースがあります。その場合、インターネット等でレンタルしているの住所を検索すると他の会社が表示されて、バーチャルオフィスであることがバレてしまうことがあります。
先ほども述べたようにバーチャルオフィスは犯罪に悪用されているというイメージがあるので、取引先やお客様から「架空の会社なのではないか」という不安を持たれてしまう可能性があります。企業や会社の信頼性という点においては、バーチャルオフィスは適していない業種もあるのでよく考えてから利用した方が良いでしょう。

電話代行サービスのバーチャルオフィス

電話代行サービスが行っている、バーチャルオフィスの各サービス内容についてをご紹介いたします。
こちらのバーチャルオフィスでは、全国電話番号 貸出・FAX番号貸し出し・郵便受付サービスを中心に行っています。
全国電話番号 貸出では、03(東京)や06(大阪)をはじめとする全国の地域局番の電話番号の他、0120(フリーダイヤル)や050(IP電話)の電話番号の貸出も可能になります。
貸出を行っている電話番号にかかってくる電話は、指定された携帯電話や固定電話に自動的に転送され通常の電話の様に対応することができます。この電話転送サービスは24時間365日いつでも対応可能です。
FAX番号貸し出しでは、電話番号の貸出同じく、FAX番号の貸し出しを行っています。貸出した番号に届いたFAXの受信連絡・再送信業務の代行も可能で、受信したFAXの内容をデータでメールに送信するサービスも利用できます。
郵便受付サービスでは、電話代行サービス所在地の東京・大阪の住所の貸出をしています。こちらのサービスでは、貸出している住所に届いた貴社宛ての郵便物の受け取りや保管、連絡といった業務を行います。さらに、受け取った郵便物は指定の住所へ転送することも可能です。また、電話代行サービスで貸出している住所・電話番などは貴社の名刺やインターネットサイトにも記載することもできるので、起業や会社の運営にも役立ちます。

秘書代行サービスと合わせての利用がおすすめ

電話代行サービスのバーチャルオフィスは、秘書代行サービスと合わせてさらに便利です。
秘書代行サービスでは、貴社にかかってきた電話を当社に転送を行い当社の担当オペレーターが貴社の一員と遜色のない電話対応や取り次ぎ、報告を行います。営業や打ち合わせが多くなかなか電話対応に手の回らない方や、会社で事務員を雇う経費を削減したいという方におすすめのサービス内容となっています。
電話代行サービスでは、オーダーメイド型の秘書代行を行っており、利用曜日・時間帯はもちろんのこと、電話の応対方法や連絡の報告方法など要望に合わせたサービスを提供しています。このバーチャルオフィスと秘書代行サービスを利用すれば、事務所機能だけではなく電話対応や伝達業務を行う事務員が常駐しているオフィスと同じ役割を持つことが可能になります。

バーチャルオフィスのサービス内容やメリット・デメリットについてご紹介いたしました。バーチャルオフィスは、会社の独立や起業においてとても有効なサービスです。特に起業の経費削減においては圧倒的なコストパフォーンスを誇っています。これから起業を考えている方はバーチャルオフィスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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