コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

秘書代行サービスを使った方が良い事業形態とは

 

秘書代行サービスは一般的な企業法人から個人事業主まで、多くの事業形態で利用されています。

その中でも、特に秘書代行サービスを利用することで、メリットを得られるのは、どのような事業形態なのか見ていきましょう。

秘書代行サービスのメリットを最大限に活かせる業種は「通信販売業者」

秘書代行サービスを利用している業種として最も多いのは、通信販売を行っている販売業者です。
インターネットを利用した通信販売業者は、お客さんと向かい合っての取引を行うわけではありません。あくまでインターネットを介しての販売です。

しかし、問い合わせなどのために電話は数え切れないほどかかってきます。そのような時に1件1件対応をしていると、他の業務ができなくなってしまうこともあるでしょう。
秘書代行サービスを利用することによって、問い合わせなどに対して迅速に対応することができ、なおかつ他の業務に支障が出ることもありません。

事業形態が少数精鋭タイプの企業

通信販売業者ももちろんですか、起業したばかりでまだまだ規模の小さいような企業も数多くあります。しなければならない業務が山ほどあり、かといって電話での対応をおろそかにすることはできない状況もあるでしょう。

そのような場合には、秘書代行サービスを利用することによって、人手が不足している状態でも、非常に効率よく電話対応できます。

一般企業でも秘書代行サービスは利用されている

事務員が不足している場合や、少しでも人件費を削減したい場合には、秘書代行サービスを利用することによって、人件費を大幅にコストカットすることができます。

営業時間によっては秘書代行サービスが良いことも

多くの企業は、昼間営業をしています。しかし中には夜間は営業して、昼間は事務所には誰もいないという企業もあるでしょう。ところが、取引先からの電話は昼間にかかってきますので、事務所を空にしておくわけにはいきません。

だからといって、昼間に電話対応のためだけに人員を配置することは、人件費という点から考えると負担になります。

そのような場合には、秘書代行サービスを利用することで、指定した時間に電話対応を外注という形で行ってもらえます。

窓口業務をしてくれることも

秘書代行サービスは、基本的には電話対応がメインになりますが、窓口業務代行も依頼できる業者も存在します。

ただし、窓口業務まで依頼する場合には、オプションで追加費用が必要になりますので、窓口業務まで依頼するべきなのか、それとも電話での対応だけなのか、よく考えて選ぶようにしましょう。

というのも、窓口業務の場合には様々な要件について回答し聞き取る必要が生まれます。すると、それだけ電話対応する時間が長くなり、電話対応するオペレーターを拘束することになるため、オプションなどにて追加の料金が発生するわけです。

秘書代行サービスによる効果はさまざま

秘書代行サービスは、リーズナブルな料金でありながら、電話対応を全て任せることができますので、人件費などのコストを抑えつつ、取引先からの電話をもれなく受けることができます。

ビジネスの中では、スピードが重要になる場面があります。「たまたま電話を取れなかった」というだけで、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうことはよくあるのです。また、電話に出ないとうのは顧客からの印象もよくありません。

かかってきた電話にすぐ対応をすることで、企業として信頼感や安心感を持ってもらえるというメリットは大きいでしょう。

コストを抑えて時間を有効活用できる

秘書代行サービスは、コストもリスクも抑えることができます。

もし、電話対応スタッフを雇った場合には、給与を支払わなければなりませんし、求人広告を載せるための費用もかかります。採用後は、社内育成や福利厚生費などのさまざまなコストがかかります。

また、せっかく採用をしても、すぐに辞めてしまうこともあり得ます。そうなるとまた求人広告を出さねばならず、新たに時間もコストもかかってしまいます。

しかし、秘書代行サービスを利用すれば、そのようなことはありませんし、秘書代行サービスのオペレーターは、電話対応におけるプロですので、一から技術を学ばせるような手間もかかりません。新規で採用をするよりもコストを大幅に軽減出来ます。

そして電話は電話対応のプロに任せることができるので、本来の業務に集中できます。

電話対応に追われていると、気がつけばかなりの時間を使ってしまっていた、ということはよくあるものです。
忙しい経営者やこれから業績を伸ばしていかなければならないベンチャー企業などにおいて、秘書代行サービスはとても魅力的なサービスと言えるでしょう。

 - 電話代行の種種雑多

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