コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

秘書代行サービスの評価を左右する「応答率」について徹底解説

 

秘書代行サービスは会社の案件の連絡や、営業電話、問い合わせなどに非常に便利です。その時に、固定電話の無い会社は信頼性に欠け、ビジネスでは大きなマイナスポイントになります。

しかし、必ずしも固定電話の対応が出来るとは限りません。特に個人事業主や小規模な会社ですと、人材不足から電話対応が疎かになり、その結果重要な要件を逃してしまう恐れがあります。

ここでは秘書代行業者を選ぶ際の、一つの指針となる「応答率」について解説します。

不満や損失を無くすための秘書代行サービス

貴方が会社や店舗などに電話をした時、不満に感じることとは何でしょうか?

答えとしては「何度電話しても繋がらない」「ずっと話し中」「音声メッセージが流れてひたすら待たされる」など非常に多く考えられます。

これらはつまり、「電話をしたのにも関わらず、スムーズに要件を伝えることが出来ない」という、最も大きな不満点として挙げられます。

これは電話をかける側の不満だけではなく、受ける側にも大きなデメリットとなり、重要なクライアントや、新規ビジネスのチャンスを失う可能性があります。

秘書代行サービスを利用することで、このような不満や損失を無くすことが可能です。

秘書代行サービスで重要な応答率

秘書代行サービスの評価基準として、この応答率が最も大きな割合を占めていると言っても決して過言ではありません。
そもそもこの応答率というのは、応答した電話の数を入電数で割った数値のことであり、応答率が高ければ高いほど、電話がつながりやすい。という指標です。

忙しい時に代わりに電話対応してくれる秘書代行サービスは非常に便利で、またビジネスを拡大する上でも重要な役割を持ちますが、応答率が低ければ全く意味がありません。

応答率の低い秘書代行サービスを利用するのは、「お金をドブに捨てる」ようなものと言っても過言ではありません。

業者によって応答率は様々!

それでは秘書代行サービスは、どの程度の応答率を実現しているのか見ていきましょう。

全体的な平均応答率は70%前後と言われており、10回電話がかかってくれば、その内3回は対応してもらえないことになります。

この数字が高いのか、それとも低いのかは各利用者によって異なるかと思いますが、正直なところそこまで高いとは言えません。

驚くことに、秘書代行サービスの中には50%の応答率のところも存在しているようです。

50%と言えば、2回に1回は電話に出てもらえないのですから、秘書代行サービスを利用する意味が殆ど無いと言えるでしょう。

80%以上の応答率を目安に!

もしこれから秘書代行サービスの利用をご検討されているのでしたら、最低でも80%以上の応答率を誇る会社を選びましょう。

中には95%以上の会社もありますので、利用を考えている秘書代行サービスの実績をよく確認することが大切です。

応答率が高ければ高いほど、その秘書代行サービスでは十分な人材が確保され、またスピーディーな対応を可能にする最新のシステムが導入されていることになります。

秘書代行サービスを選ぶ際には、この応答率を主な評価ポイントとしてじっくりと精査しましょう。

応答率が高く適正価格の秘書代行を利用しましょう

今回は秘書代行サービスの評価を分ける「応答率」についてご説明させていただきましたが、秘書代行サービス選びの参考になったかと思います。

秘書代行サービスというのは「つながる電話」が最も重要であり、「つながらない電話」では会社にとってマイナスにしかなりません。

また、どんなに応答率が高かったとしても、電話対応能力が低かったり、その他サービスが悪かったりすると、後になって不満に感じることも出てくるでしょう。

最初に応答率に注目し、それと平行してどのような秘書が対応してくれるのか、どんなサービスを展開しているのか、質や内容を比較することが大切です。

対応が良くサービスも充実していて、尚且つ応答率が高く適正価格の秘書代行サービスを利用してビジネスチャンスをさらに広げていきましょう。

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