コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

秘書代行サービスに電話対応を外注すればメリットがいっぱい!

 

企業にとって、電話対応の良し悪しは業績を大きく左右するものといえます。

「忙しいとつい電話を取りもらしてしまう」
「集中している時に限って電話がかかってきて、集中力が途切れてしまう」
「電話対応が苦手で、緊張のあまり変な言葉遣いをしてしまう」

このようなお悩みを一挙に解決でき、なおかつ業績UPに大きく貢献できる方法の1つ。それが秘書代行を利用した電話応対の外注です。企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか?

人件費削減に効果大

企業にとっての人件費とは、経費の中でオフィスの家賃と並んで、最も負担となる部分といえるでしょう。求人広告費に給与に交通費、社会保険など1人新たに雇用することで生じる人件費は月に20万円前後ともいわれています。電話対応の外注をすれば、教育の必要はなく、突然辞めてしまうかもしれないという雇用リスクも減らすことができるのです。

電話を取りもらしてしまう、業務に集中できないなどの問題を解決するために、スタッフを新たに雇うよりも、秘書代行で電話対応を外注するほうがコストを断然低くすることができます。

外出中や業務時間外も対応可能!

問い合わせの電話をかけた時、転送されたり、留守場電話になっていると、客は待たされることになり、途中で電話を切ってしまう場合も少なくないでしょう。
待たされたと認識することで、ビジネスチャンスを逃してしまうことだってあるかもしれません。

秘書代行は、契約するプランにもよりますが、業務時間内はもちろんのこと、夜間や休日などでも電話対応が可能です。また、従業員が全て外出し、留守番がいない場合でも、その時間だけ電話の対応をすることもできるようです。

年に数回の繁忙期のみ電話対応を頼む、といった様な利用ができるのも外注ならでは、といえるでしょう。

内容の重要度や緊急性によって連絡方法を変えることも可能

対応後はメールなどで「いつ、どこから、誰に、どのような」電話があったのか報告があります。
その内容や必要性に応じて、お客様は折り返しの連絡をすればいいのです。また、あらかじめ打ち合わせておけば、重要度が高い場合や緊急の必要性がある場合に、直接電話連絡という選択肢も選べます。

また、業務時間内にかかってくるセールスや間違い電話に対しても、わざわざ報告が必要なければコール数にカウントされることもありません。

いつでも安定した電話対応で信用度もアップ!

電話で話すことが苦手で、コール音が聞こえるとつい身構えてしまう。緊張のあまり変な言葉遣いをしてしまい、後になって自己嫌悪に陥り更に電話が苦手になる。そのような負の連鎖からも開放されるでしょう。

秘書代行のスタッフは、新人研修だけではなく、定期的に繰り返される研修でしっかりと訓練が行われています。はきはきと明るい声で受け答えができ、電話先の相手を不快にすることもありません。いつかけても高い品質で、安定した対応ができれば、会社の信用度も増します。

業種によって特化されたサービスを提供している場合も

以前は、業種独特の用語がある場合や、商品やサービスについての問い合わせなどは、外注の業者では対応できないことも少なくありませんでした。

しかし、今では事前の打ち合わせで商品やサービスの詳細を共有しておけば、まるで自社で働くスタッフのように対応してもらえます。

弁護士や行政書士、不動産業、特殊な用語や知識が必要な業種には、便利なサービスと言えます。
水回りの修理のような緊急性の高い問い合わせには、高い応答率で的確に対応できるようサービスを。それぞれの状況に特化したサービスを提供している業者もあるようです。

ニーズの拡大に応じた新しいサービスも生まれています

その1つの例として、民泊事業があげられます。ここ数年日本を訪れる外国人旅行者が増加していますが、宿泊施設の受け入れ体制がまだ不十分なところもあるようです。
鍵や備品に関するトラブル、言語の問題などもあって、対応可能なのは比較的規模の大きな宿泊施設がほとんどでした。

そこで、鍵のトラブルには不動産業専門のサービスを取り入れ、言語問題にはバイリンガル対応におけるノウハウを取り入れるなど、それぞれのサービスを組み合わせることで、こうした問題点は解決されつつあります。

民泊事業では、部屋の掃除や日用品の補充など、電話対応だけでは難しい面もありますが、電話番スタッフを雇うコストが抑えられ、客からの問い合わせにも丁寧に対応することが可能になる等、秘書代行による電話対応は有益なサービスといえるでしょう。

このように、秘書代行で電話対応を外注することで生まれるメリットはたくさんあります。新たなニーズにも敏感で、よりよいサービスを提供し続ける秘書代行。活用しない手はないでしょう。

 - 電話代行の種種雑多

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.