コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

秘書代行サービスにおける個人情報・機密情報の取り扱い方法

 

秘書代行サービスにおいて、個人情報や機密情報というのはどのように管理されるのか、今回は個人情報・機密情報の保護についてご紹介します。

秘書代行サービスで取り扱う「個人情報・機密情報」とは

秘書代行サービスに業務委託をする際に、業務に必要な取引先やお客様の様々な個人情報をお知らせ頂くことになります。名前であったり、電話番号であったり、住所であったりなどです。
そのため委託された秘書代行サービスでは、個人情報の取り扱いについて細心の注意を払わなければなりません。

また、秘書代行サービス業者の中では、使用するパソコンのログインIDやパスワード、社員の情報などは、社外へ漏らしてはいけない機密情報です。
万が一個人情報・機密情報が外部に漏れてしまうと、多くの人に迷惑がかかるだけでなく、場合によっては事業自体が破綻してしまうことも十分に考えられます。

そこで秘書代行サービスを運営している業者では、個人情報・機密情報の保護について徹底して管理しています。

個人情報保護は万全に管理をするのが鉄則

秘書代行サービス業者では、個人情報保護に関する法律を遵守しています。

委託契約業務に必要な個人情報を収集する際は、確実に管理して、紛失、改ざん、漏洩といったことが引き起こされないよう、細心の注意を払っています。
取得した個人情報を本人の同意なく開示するようなことは絶対にありませんし、不正アクセスなどによって個人情報が閲覧されることもないよう、万全の体制をとるのは鉄則です。

紙にメモ書きした個人情報があった場合は、シュレッダーで処理をする事を徹底している業者もあります。

個人情報が必要な理由は、委託された業者として振る舞うため

秘書代行サービスというのは、単なる電話の受け答えだけではありません。

例えば弁護士事務所での問い合わせ対応の場合は、在籍している弁護士の名前やスケジュール、連絡先などもある程度知らなくては対応できません。
電話口の相手に対して、弁護士事務所の人間として対応をする以上、個人情報がわからないようでは電話応対ができないのです。
そのため、事務所内の事や、弁護士の個人情報は事前に提供して、事務所内の従業員と情報共有をとっています。

秘書代行サービスを選ぶ際に気をつけたいこと

秘書代行サービスにおいて個人情報と機密情報の保護は、確実に行ってもらわなければなりません。

しかし業界経験の浅い業者や、相場よりも安価で請け負おうとする業者を選択すると、「個人情報保護」といった観点からは、不安な点が出てきます。

料金以外のサービス内容も事前にしっかり確認

サービス料金設定は各業者によって異なるのですが、月額1000円以下のような激安での秘書代行サービスを行っている業者は、価格に見合ったサービスしかできず、求めるクオリティより劣る事も考えられます。

こういった業者がどうやって激安にできているのか。それは人件費を著しくカットする目的で、元々の従業員数が少ない事が多いようです。「電話をかけてもなかなか出ない」「常に音声ガイダンスに繋がる」といった、業者側の都合で動き、電話対応代行としての機能を果たせていないことも少なくありません。

受電可能なオペレーターの数が多いほど、1コールで電話をとってもらえますし、不在な時間帯が減ることで、お客様や取引先は安心して電話で要件を済ませられます。

オペレーターの質は何よりも重要

常駐しているオペレーターの人数が少ない事業所であっても、一人一人のオペレーターのスキルが高く、的確な電話対応ができるのであれば問題ありません。

しかし「電話に出るのが遅い」「頻繁に保留で待たされる」「言葉遣いに丁寧さが欠ける」など、適当に対応をしているように聞こえてしまえば、オペレーターの評価が下がるだけでは済まない問題です。

電話対応は、その会社にとって「顔」のようなものです。電話対応がしっかりしていなければ、その企業の評価も著しく低下してしまうというのは言うまでもありません。

このようなオペレーターの質が低いと感じる秘書代行サービス業者は、個人情報保護に関しても意識が低く、オペレーターへの教育が行き届いていない可能性があります。個人情報だけでなく、機密情報の取り扱いについても同様の可能性もあるので、注意しましょう。

個人情報をしっかり守ってくれるかをチェック

秘書代行サービスに情報提供する内容は、企業にとって要となるような情報もあるかもしれません。

そのため、絶対に外部には漏れないように、情報保持に対して高い意識を持って受託してくれるような業者選びが大切になります。

業務委託をする際は、秘書代行サービス業者を調べ、個人情報・機密情報保持に対する取り組み方を知るほうがよいでしょう。

各業者が運営しているホームページを確認したり、直接問い合わせをしたりといった、事前の情報収集は必要です。広告の派手さや料金について魅力的だとしても、すぐに飛びつかないほうが賢明です。

秘書代行サービスを行っている業者の実績や、個人情報における対策などについても必ず十分に確認を取った上で利用しましょう。

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