コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

知らないと恥!名刺交換の必須マナー

 

名刺は「顔」という意識を持とう

名刺はビジネスマンの「顔」と言えます。ひいては会社の顔でもあるのです。今、自分は名刺を持たされていないとしても、無関係ということはありませんし、会社で働いている中で、この先どういう場面で名刺交換をするかわかりません。急な場面で恥ずかしい思いをしないよう、一通りのマナーは身につけておきましょう。

「切らさない」・「忘れない」ことは大前提

名刺交換になった際に、うっかり名刺を切らしていることに気づき、その場で相手に名刺を切らしていることを伝え、謝罪をする場面があったとします。

相手から「自分には名刺を渡さなくても良いと思われているのかも」と受け止められる可能性があります。こちらに悪気は全く無かったとしても、こうなると相手が受ける印象は良くありません。普段使っている名刺入れだけでなく、予備として鞄や手帳の中にも名刺を入れておくと、万が一名刺入れを忘れたとしても安心です。

また、最低限のマナーとして、新品できれいな名刺を渡すようにしましょう。ポケットに入れっぱなしで角が傷んでしまうといったことがないよう、名刺入れなどのケースを使い、清潔に管理しましょう。謝罪をした後は、次に会う機会に必ず名刺を持参し、お詫びの言葉を添えましょう。

渡す順番は目下から目上へ

ここで言う目下の者とは、年齢や上司部下の関係ではなく、「お金・お仕事をいただく」立場にある人のことを言います。複数名で交換する際にもルールがあります。営業する側(A社とします)の社員が複数いる時には、一番格上の人から名刺を渡しに行くのが正しい順番です。

(例)A社の営業部長と新入社員の2人が顧客(B社)に訪問した際、B社側にも2人いたので4人で名刺交換することになりました。この場合、まずA社側から名刺を渡しますが、まずは立場の高い部長がB社の立場の高い者と名刺交換し、次にA社の新入社員がB社の立場の高い者と名刺交換という順番が適しています。

基本的にはこのようなルールが存在しますが、時には目上の人に先に出されてしまうことがあるかもしれません。マナーを守ることを重視しすぎて、自分が名刺を渡すまで相手の名刺を受け取らないのはベストな行動とは言えません。

このような時は、相手に不快な思いをさせてしまうので臨機応変に対応しましょう。名刺を差し出されたら、「ありがとうございます」と言って両手で受け取り、すぐに自分も渡せばマナーとして問題はありません。

受け取る時は低い位置・両手で

名刺交換をする際は、双方が立ち上がり、可能であれば机を挟まずに行います。名刺を胸の高さで持って両手を使い、名刺の「表面」を向けて差し出します。相手が差し出してきた名刺の高さよりも低く差し出すことで謙虚さがあらわれます。

もしも相手がさらに下から差し出してきたら、更に下へ下げるのではなく相手と同じ程度の位置に調整すれば良いでしょう。この時、会社ロゴの上に指を置かないように、相手がそのまま名刺を読める向きにしましょう。最初から逆さまに名刺入れに入れておくのも良いかもしれません。相手の目を見ながら、社名・部署名・フルネームをはっきりと名乗って渡しましょう。

そして名刺をもらう時には「頂戴いたします」という言葉を忘れずに伝えましょう。

しまうタイミングは相手次第

頂いた名刺をしまうタイミングは、相手がしまう時に自分もさり気なくしまうのが良いでしょう。お客様が出したままならば、自分も出したままに。話が終わってからしまっても良いのです。お客様に倣って行動すればいいでしょう。

受け取ったら左側、着席順に並べる

受け取った名刺は、しまう前は名刺入れの上にのせておき、椅子に座った後にはテーブルの上に載せます。頂いた名刺は自分から見て左側に並べ、複数枚を交換した際は、相手の着席順に並べます。名刺入れにのせる名刺は、相手方の立場の高い人の名刺になります。名刺を置く場所を間違えて、相手の名前を間違えて呼んでしまわないように気をつけましょう。

大切に保管・管理しよう

頂いた名刺は名刺入れに入れたまま、などという事がないように整理しましょう。誰と会ったか、名前を忘れてしまった、なんて事にならないよう、できるだけ早いうちに、頂いた名刺を整理しましょう。

名刺は名前や社名が書かれた単なる「紙」ではありません。ビジネスマンにとっての「顔」だと思い、丁寧に扱いましょう。ただし、あまり細かいマナーに気を取られて、お客様へ礼を尽くすことをおろそかにしないように気をつけましょう。

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